moest een natuurlijke classificatie worden toegepast: de ordening van de archief
bestanddelen moest in overeenstemming worden gebracht met de inrichting van
de organisatie van de archiefvormer, die in de inleiding op de inventaris uitvoerig
kon worden toegelicht.5 Pas als een archief op deze manier formeel was ont
sloten, kon met de gewenste inhoudelijke ontsluiting van de bestanddelen
worden begonnen.
Gebruikersvriendelijkheid aan de bron
De aanpak van de Handleiding moest voorkomen dat de authenticiteit van het
archief werd aangetast, maar ook dat bepaalde gebruikers door een thematische
ordening werden bevoordeeld boven andere.6 Hij was niet alleen een uitdrukking
van een professionelere kijk op archieven, maar zeker ook van een professionele
re kijk op de archiefgebruiker. Hij bracht niet alleen een methodische verbetering
van het archiefonderzoek, maar legde ook de basis voor een verdere democratise
ring ervan. Door een gestandaardiseerde ontsluitingsmethode, een representatie
standaard en een geprivilegieerde zoekstrategie kon iedere onderzoeker nu langs
dezelfde weg bij het gezochte materiaal komen en vervolgens zelf beslissen in
welke mate hij dat materiaal in zijn context wilde analyseren. Dat een tot dan toe
geprivilegieerde gebruiker als Blok dit slecht kon waarderen doet aan dit positieve
effect van de nieuwe methode niets af.
Maar al was de nieuwe methode de beste van alle denkbare, voor veel gebrui
kers was hij toch niet ideaal. Een belangrijke oorzaak hiervan was, dat archivaris
sen hun handen vol hadden aan de formele ontsluiting van archieven en aan
verdere inhoudelijke ontsluiting nauwelijks toekwamen, zeker niet toen het
aantal overgedragen archieven sterk ging toenemen. Bovendien kregen ze steeds
meer moeite om hun beginselen consequent toe te passen. De toegankelijkheid
van archief werd in toenemende mate bepaald door maatregelen die in de dyna
mische fase werden genomen en die uiteraard op de behoeften van de adminis
tratie zelf en niet van latere gebruikers waren afgestemd. Kostbare en deels
vruchteloze inspanningen om overgedragen dossierarchieven door herinventari
satie voor de historicus-gebruiker toegankelijker te maken, werden pas in de jaren
tachtig van de twintigste eeuw definitief opgegeven. De gebruiker moest zich
erbij neerleggen dat veel bleef zoals het was: als hij in deze archieven de weg wilde
vinden, dan moest hij enig inzicht verwerven op de werkprocessen en de admini
stratieve gewoontes van de archiefvormer.
Wat dat in de praktijk betekende en nog betekent kunnen we afleiden uit de
achtereenvolgende regelingen die het Rijk in de negentiende en twintigste eeuw
uitvaardigde om zijn groeiende administratie in goede en geordende staat te
houden. Het meest recente voorbeeld is de Regeling geordende en toegankelijke
staat archiefbescheiden.7 De voorschriften die in deze regeling zijn opgenomen
moeten de gebruikers van overheidsarchief in de gelegenheid stellen de voor hen
relevante stukken terug te kunnen vinden "aan de hand van een onderwerp dat
in het stuk is behandeld, hetzij aan de hand van het werkproces uit hoofde
waarvan het stuk is ontvangen of opgemaakt, hetzij aan de hand van de afzender,
dan wel de datum en het nummer dat door de afzender aan het stuk is gegeven,
hetzij aan de hand van het nummer waaronder het stuk bij het ontstaan is geregi
streerd." De regeling maakt evenals de voorafgaande regelingen de mate van
succes bij het zoeken dus afhankelijk van de vaardigheid van de gebruiker om die
documenten te bevragen vanuit de processen die aanleiding zijn geweest voor
hun ontstaan.
De introductie van digitaal archief beslechtte de strijd om de controle over de
primaire toegankelijkheid van archieven definitief in het voordeel van de archief
vormer. De toegankelijkheid van digitaal archief wordt bepaald door voorgepro
grammeerde regels die automatisch door het archiveringssysteem worden
toegepast. Als het digitale archief geschikt moet zijn om later ook door andere
gebruikers effectief te worden bevraagd, dan moet daarmee al bij het ontwerp
van het archiveringssysteem rekening worden gehouden. Omdat de archiefvor
mer geen direct belang heeft bij toegankelijkheid van zijn archief op de langere
termijn en voor andere gebruikersgroepen, moet zo'n meer toekomstgerichte
ontsluiting alleen door formele voorschriften worden gegarandeerd.
Bevordering van de gebruikersvriendelijkheid met archiefgidsen
Archivarissen kunnen archief dat door de archiefvormer in toegankelijke staat
is gebracht door aanvullende werkzaamheden ook toegankelijk maken voor
latere gebruikers die aan het oorspronkelijke ontsluitingsinstrumentarium
niet genoeg hebben.
Behalve met toegangen en nadere toegangen (inventarissen, plaatsingslijsten,
indices) kunnen archieven worden ontsloten met archiefgidsen over bepaalde
bronnen, thema's of zoekmethoden. Dergelijke gidsen maken archiefgebruikers
met een specifieke onderzoeksvraag duidelijk welke route ze moeten volgen om
vanuit die vraag bij het relevante archiefmateriaal te komen of hoe ze in bepaalde
bronnen antwoorden kunnen vinden op welke vragen. Ze vormen voor de
archiefgebruikers een belangrijke aanvulling op de formele toegangen, omdat ze
hem in staat stellen met behulp van inventarissen de stukken op te vragen die hij
nodig heeft en hem de contextinformatie verschaft die hij nodig heeft om die
stukken te interpreteren.
Sinds de jaren tachtig van de twintigste eeuw hebben de Nederlandse archiva
rissen het accent bij de archiefontsluiting geleidelijk aan van toegangen naar
gidsen verlegd. Vooral de laatste jaren is een grote hoeveelheid archiefgidsen
geproduceerd met een indrukwekkende variëteit: thematische gidsen, algemene
onderzoeksgidsen, onderzoeksgidsen voor specifieke bronnen, broncommenta
ren enzovoort. Maar ook deze ontwikkeling kan nauwelijks gelijke tred houden
met de gebruikersbehoeften, die alsmaar toenemen en alsmaar gevarieerder
lijken te worden. Bovendien hebben automatisering en digitalisering bij de
gebruikers verwachtingen gewekt die de beschikbare fysieke en financiële midde
len verre te boven gaan.
TOEGANKELIJK MAKEN: GEBRUIKER, ARCHIEF, ARCHIVARIS
5 T.H.P.M. Thomassen, 'Van evenement naar structuur: ordenen en beschrijven in de eeuw voor de
Handleiding', in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M. Thomassen, Tekst en context van de Handleiding
voor het ordenen en beschrijven van archieven van 1898 (Hilversum, 1998) LVIII-LXII en LXXI-LXXII.
6 Deze opvatting vinden we al eerder bij Van Riemsdijk, bv. in zijn verslag over 1877, in VROA 1865-1877,
148-149; zie ook: Peter Horsman, 'Taming the Elephant: An Orthodox Approach to the Principle of
18
THEO THOMASSEN DE VEELVORMIGHEID VAN DE ARC HIEF O NTS LU ITING EN DE ILLUSIE VAN DE TOEGANKELIJKHEID
Provenance', Kerstin Abukhanfusa and Jan Sydbeck (ed), The Principle of Provenance. Report from the First
Stockholm Conference on Archival Theory 1993, (Stockholm, 1994) 54, 56.
7 Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden. Rijksarchiefdienst, 's-Gravenhage 2001;
http://www.archief.nl/regelingen.
19
