Een kort historisch overzicht van overzichten
Een archievenoverzicht is een beschrijving van een tevoren bepaalde verzameling
archieven: bijvoorbeeld alle archieven in een archiefbewaarplaats, alle archieven
in een provincie, alle archieven in een land, alle archieven met een bepaalde
karakteristiek (bijvoorbeeld bedrijfsarchieven, familiearchieven). Als we ons
richten op een landelijk (nationaal) archievenoverzicht, zou het dus kunnen
gaan om alle archieven in Nederlandse bewaarplaatsen. De accenten zouden
ook anders kunnen liggen, bijvoorbeeld alle archieven die door Nederlandse
instellingen, personen of families zijn gevormd, ongeacht de plaats waar ze
bewaard worden; of alle archieven die zijn gevormd door instellingen, personen
en families die taken met betrekking tot Nederland hebben uitgevoerd.5 Van
meer principiële aard is de vraag wat een archief is, en welke attributen van een
archief zodanig karakteristiek zijn dat ze als gegevenselement in het overzicht
moeten worden opgenomen.6
De veertien delen van de serie Overzichten waren niet de eerste archievenover
zichten in Nederland. Wel is de serie in zijn geheel het eerste gezamenlijke over
zicht van wat landelijk voor onderzoek toegankelijk is.
In 1942 en 1945 liet de VAN een gemeentelijk archievenoverzicht in twee delen
verschijnen.7 Zijn voorgeschiedenis vertoont zekere overeenkomsten met die van
het geautomatiseerde overzicht: het voornemen tot samenstellen dateerde van
1911 en achtereenvolgende commissies werkten met wisselend succes aan de
samenstelling. Aanvankelijk was het de bedoeling dat een redactiecommissie het
overzicht zou samenstellen, maar vanaf 1934 veranderde de aanpak: plaatselijke
beheerders zouden lokale overzichten aanleveren, die door een redactie tot een
geheel zouden worden samengesmeed. In de voorgaande jaren waren enkele over
zichten van afzonderlijke rijksarchieven gepubliceerd; wanneer nu de gezamenlij
ke rijksarchieven die ingeslagen weg verder zouden bewandelden, kon de VAN-
commissie de gemeenten en waterschappen voor haar rekening nemen.8 Het
overzicht dat het commissielid G.J.Ludgard van Schoonhoven samenstelde zou
als voorbeeld dienen.9 De overzichten, die naar dit voorbeeld binnenkwamen,
waren echter zo uiteenlopend dat de commissie geen kans zag daarin de noodza
kelijk geachte eenvormigheid aan te brengen, waarop Van't Hoff voor Deventer
een eenvoudiger voorbeeld vervaardigde. Ludgard had toen de commissie al ver
laten en W.J. Formsma had zijn plaats ingenomen. Om pragmatische redenen
moest de commissie ook afzien van het voornemen kleinere, niet door een
archivaris beheerde lokale archieven in het overzicht op te nemen.
Het format, de standaard die van't Hoff en zijn medecommissieleden ontwier
pen, is op zichzelf interessant. Van elke archiefbewaarplaats zijn de essentiële
gegevens opgenomen: adres, telefoon- en gironummer (sic!) en openingstijden.
Een tweede paragraaf omvat een lijst van relevant geachte literatuur met betrek
king tot de archiefbewaarplaats, gevolgd door een overzicht van beschikbare
toegangen, de inhoud van de bibliotheek en (indien aanwezig) de historisch-
topo- grafische atlas. Het eigenlijke archievenoverzicht vormt het laatste deel.
Van elk onderscheiden archief wordt de naam gegeven en, althans wanneer
het een archief van zekere omvang betreft, de voornaamste series waaruit het
bestaat. De toelichtingen zijn zeer beperkt en van echte inhoudelijke informatie
is nauwelijks sprake. Een voorbeeld (gemeentearchief Dordrecht):
Resolutiën Oud-Raad (Vroedschap) en opvolgende colleges 1622-193710
Idem burgermeesteren 1699-1795
Resolutiën van de Goede Lieden van Achten 1702-1781
Idem van de Goede Mannen van Veertigen (Kiescollege) 1672-1685
Keurboeken 1401-18de eeuw
Actenboeken 1403-1532
Ingekomen stukken 1271-1937 (hiaten)
Uitgegane brieven 1522-1937 (hiaten)
Stukken betreffende het Stapelrecht 1299-1785
Idem betreffende het Maasrecht 1344-1355
Thesauriersrekeningen 1284-1287, 1429-1811 (hiaten)
Idem van reparatiën 1502-1811
Archief van de Gedeputeerden ter Dagvaart 1583-1795
Etc.
Dordrecht brengt geen echte cesuur aan, zelfs al was deze op het moment van
opgave wel in de inventarissen geëffectueerd. Amsterdam maakt wel onderscheid
tussen het bestuursarchief tot 1811 en het archief van het gemeentebestuur na
de Franse tijd.
Het zou nog tot 1953 duren voordat de rijksarchieven het gemeentelijke voor
beeld volgden.11 Graswinckel, die dan algemeen rijksarchivaris is, treedt op als
eindredacteur. De afzonderlijke rijksarchivarissen in de provincies hebben -net
als 10 jaar eerder de gemeente- en waterschapsarchivarissen- materiaal in de
vorm van provinciale overzichten ingeleverd. Graswinckel ziet zich geconfron
teerd met dezelfde problemen als Van't Hoff: gebrek aan uniformiteit. Zelfs de
hele voorgeschiedenis van het rijksoverzicht vertoont even duidelijke als pijnlijke
overeenkomsten met dat van de archiefbewaarplaatsen van lagere overheden.
Ook voor de rijksarchieven is de aanpak om de afzonderlijke bewaarplaatsen zelf
de beschrijvingen te laten maken en deze dan vervolgens tot een geheel samen te
voegen. Graswinckels ambtsvoorganger Bylsma had reeds materiaal verzameld,
ARC HIE F O NT SLUITING IN DE PRAKTIJK
5 Het Poolse nationaal archief bijvoorbeeld werkt met steun van de Raad van Europa en van de International
Council on Archives aan een overzicht van archiefmateriaal (niet noodzakelijk op het niveau van archie
ven) met betrekking tot Polen: archieven van instellingen die op (voormalig) Pools grondgebied werkzaam
waren, archiefmateriaal van instellingen buiten Polen die wel bestuurstaken met betrekking tot Polen uit
voerden, enzovoort (Reconstruction of the Memory of Poland).
6 In de terminologie van het eindrapport van de projectgroep geautomatiseerd archievenoverzicht is dat het
format. Die terminologie is inmiddels in onbruik geraakt.
7 Gids voor de archieven van gemeenten en waterschappen in Nederland. Samengesteld in opdracht van de
Vereeniging van Archivarissen in Nederland. 2 delen. Groningen 1942, 1945.
234
PETER HORSMAN NAAR EEN NATIONAAL ARCHIEVENOVERZICHT
ADMINISTRATIEF (BESTUURS-) ARCHIEF VAN DORDRECHT.
8 Fruin redigeerde in 1927 een overzicht van het Algemeen Rijksarchief.
9 De commissie bestond op dat moment (1934) uit A. Le Cosquino de Bussy, G.J.Ludgard jr. En B. Van't Hoff.
10 Amsterdam beschrijft de vroedschap en opvolgende colleges weer wel afzonderlijk!
11 Er is dan nog geen sprake van een Rijksarchiefdienst. De rijksarchieven in de provincies zijn autonoom ten
opzichte van het algemeen rijksarchief. Wel is de algemene rijksarchivaris (directeur van het algemeen
rijksarchief) als primus inter pares voorzitter van de periodieke bijeenkomsten van rijksarchivarissen -
de voorloper van het latere convent van rijksarchivarissen.
235
