bijlage
Tabel van contextuele ontsluitingstermen15
Verklaring van de cijfers en tekens
ARC HIE F O NT SLUITING IN DE PRAKTIJK
Ontstaanscontext 1 2 3 4 516 6 717 8 9 10 11 12 13 14
actor aggregatieniveau o o *18 o
(organisatie) naam *oc>***o*****o*
(vestigings)plaats ooo*ooo- - - - - o
bestaansperiode1' ooo***-*- - - o
relatie naar voorganger -o- o - - - o
relatie naar functie, mandaat - o o - o - o *20 -
functie aggregatieniveau -oo - - - - - - o -
omschrijving - o - - -•••-•-
relatie naar functies -oo-* - - - - - o -
(taak)gebied waarbinnen geldig -oo-* - - - o o -
periode waarin uitgevoerd -o - *21 -
relatie naar actor - o - - - o - - - *22 -
relatie naar mandaat - o o -
mandaat omschrijving - o o -••-••• -
periode van geldigheid Q___#__#______
geografische aanduiding -oo-oo-oo - - - oo
relatie naar actor, functie -oo***o*** - - *23 -
relatie naar wet- en regelgeving - - - o - - - - o -
bedrijfsproces omschrijving -oo-o - - o o o - *24 -
(naam, doel, producten etc)
wanneer uitgevoerd ooo-o**o- - o o *25 -
plaats -oo-oooo - - o- oo
beschrijving geldende procedure(s) o - - - - - o - - - o *26 -
relatie naar functie o - - - - - o - - - - o
relatie naar actor -o - - o- - o o -
Context van beheer 1 2 3 4 516 6 717 8 9 10 11 12 13 14
beheer-regime selectiecriteria met geldigheidstermijn - o o - -
uitgevoerde selectiehandelingen - o -------- o o - -
uitgevoerde beschrijvingshandelingen -
uitgevoerde vernietigingshandelingen ------ o27 - --#---
resultaat beheershandelingen 0
documentaire vorm en structuur -•• - - o - -
context ordeningskenmerken - - o o - - *28 o
bewaartermijnen
toegangen en daarin genoemde - - - - - - o
bronnen
administratief vindplaats (locatie) *oo*-oo-o**o-
beheer en omvang **-o-o----*---
logistiek afwijkingen #____0___0____
gebruik 029
(bv. in andere bedrijfsprocessen)
bij digitaal
archief ook: naam en versie applicatiesoftware _30_ #3i
230
THEO THOMASSEN EA. ARCHIEFONTSLUITING VANUIT DE CONTEXT: EEN KWESTIE VAN KIEZEN
1 Staten van Utrecht: A.N. Beets, H.L.Ph. Leeuwenberg en J. G. Riphaagen, De archieven in Utrecht.
Overzichten van de archieven en verzamelingen in de openbare archiefbewaarplaatsen in Nederland,
deel XI, Alphen aan de Rijn 1985, Alfabetische lijst van geïnventariseerde archieven. Het Utrechts
Archief, versie november 2000.
2 S. Muller Fz. Catalogus van het archief der Staten van Utrecht 1375- 1813, Utrecht 1916.
3 Staten van Utrecht: indices op de resoluties
4 Gemeente 's-Gravenhage: Overzicht van de archieven berustende in het HGA, 1-1-199.
5 Gemeente 's-Gravenhage: De Gemeente Georganiseerd (institutioneel overzicht)
6 Gemeente 's-Gravenhage: R. Grootveld en R. Spork, Plaatsingslijst van het archief van het Gemeen
tebestuur, (1888) 1937-1952 (195?) en daarbij gedeponeerde archieven, 1928-1954, Den Haag 1993
7 Gemeente 's-Gravenhage: indicateur
8 Landinrichting: RIO 59. Met rede gekaveld. Een institutioneel onderzoek naar taken en handelingen
van actoren op het terrein van de landinrichting, 1945-1993. Den Haag ARA PIVOT, 2000.
9 Landinrichting: Basis Selectie Document voor het overheidsbeleidsterrein Landinrichting in de periode
1945-1995, PIVOT.
10 Landinrichting: institutionele toegang 1945-1995 (ARA-toegang 5.059.01)
11 Landinrichting: overzicht dynamische archieven
12 Landinrichting: Ordeningsplan voor de directie Dienst Landelijk Gebied DLG, september 1998
13 Ingenieursbureau Den Haag: tekeningenbeheersysteem (MicroSta Ordeningsplan voor de directie
Dienst Landelijk Gebied DLG, september 1998tion)
14 ABS/Archeion lij st voorgangers LNV
Geeft aan dat het desbetreffende contextelement expliciet als ontsluitingsterm wordt gebruikt,
o Geeft aan dat het desbetreffende contextelement impliciet, indirect of incidenteel als ontslui
tingsterm wordt gebruikt. Impliciet gebruik komt bijvoorbeeld voor bij de contexttermen "vesti
gingsplaats" en "geografische aanduiding bij mandaat": zij worden doorgaans alleen expliciet
gemaakt als ze afwijken van het gebruikelijke. Onder impliciet gebruik wordt hier ook verstaan
representatie in de inhoudsopgave van de inventaris of anderszins in de structuur van de toegang.
Onder het indirect gebruik van contexttermen wordt hier ook begrepen de expliciete vermelding
van contexttermen in een toegang, zonder dat er systematisch op kan worden gezocht.
- Geeft aan dat het desbetreffende contextelement niet als ontsluitingsterm wordt gebruikt.
15 Gebaseerd op: Hofman, Uitdijend heelal. Bijlage 1, pp. 62-63.
16 Scoort in ontstaanscontext en niet in context van beheer: het is een instrument om meer te weten te komen over de
functies en taken van diverse instellingen en niet direct om de betrokken archieven te vinden.
17 Scoort bijna alleen op 'context van beheer': het is een beheersinstrument.
18 De naam van de archiefvormer maakt deel uit van de username en dus van het inlogprotocol
19 "Bestaansperiode" is in de praktijk vaak "Periode waarover archief is gevormd" (archievenoverzicht en plaatsingslijst).
20 Voor zover het de interne organisatie van het IbDH betreft, want elke afdeling heeft een eigen map met afdelings-ID
in het archiefbestand van de tekeningen
21 Als een van de zoekcriteria waarmee de database kan worden bevraagd
22 De verticale structurering van de organisatorische context vertaalt zich (ten dele) in de beheersstructuur van het
geautomatiseerd proces. Dit is o.a. van invloed op de gebruikte inlogprotocollen en maakt daarmee deel uit van het
ontsluitingsproces
23 Zie onder 18.
24 Daar waar de naam van het organisatieonderdeel deel uitmaakt van het pad, is de naam een toegangselement en dus
ontsluitingsterm.
25 Zie onder 17.
26 In relatie tot de verschillende fasen in het werkproces bijv. als toegang op het halffabrikaat
27 Stempels, waarvan soms niemand de betekenis meer weet.
28 d.m.v. pad-structuur.
29 Autorisatie van de gebruikersrol.
30 Digitale archiefbescheiden zijn hier niet aan de orde, omdat het papieren equivalent als het archiefexemplaar wordt
beschouwd.
31 De gebruiker dient het icoontje van MicroStation aan te klikken om toegang tot het bestand (archief) te krijgen.
231
