bestaande toegangensystemen is daarom riskant (want een kwestie van interpre
teren) en minder effectief dan wanneer men ze vooraf als ontsluitingstermen
zou hebben gedefinieerd. De duidelijkste voorbeelden hiervan in het onderzoek
waren de functionele toegangen die achteraf door archivarissen zijn gemaakt op
niet-functioneel geordende archieven. Op de institutionele gids die men in Den
Haag heeft gemaakt is nauwelijks iets aan te merken, maar het is en blijft een
gids, die geen directe toegang geeft tot de archiefbestanddelen. De PIVOT-toegan-
gen op de archieven van Landinrichting maken die archieven aanzienlijk toegan
kelijker, maar als men zich bij de dossiervorming niets aan een indeling naar
handelingen gelegen heeft laten liggen, dan maken ze de desbetreffende dossiers
niet beter vindbaar. In beide gevallen is de toegankelijkheid vooral verbeterd
doordat de nieuwe toegangen een compleet andere benadering hebben dan de
bestaande. Het oorspronkelijke materiaal en de oorspronkelijke toegangen laten
een uitbreiding van de toegankelijkheid vanuit hetzelfde concept niet toe.
Als het toevoegen van contextuele ontsluitingstermen achteraf zo riskant en
lastig is, moet de toegankelijkheid ook voor de latere gebruiker bij voorkeur
worden gerealiseerd op het moment waarop het archief wordt gevormd. Als bij de
archiefvorming een rijk scala aan contextelementen als metadata aan de archief
documenten wordt toegevoegd, hebben latere gebruikers minder problemen bij
de raadpleging. In wezen is dat de boodschap van Hofman en is dat ook de
belangrijkste functie van zijn ontwerpmodel. Het is de meest efficiënte en de
meest effectieve benadering. Dat geldt zeker voor digitaal archief, waar een derge
lijke benadering ook het hardste nodig is. Het digitale tekeningenarchief van het
IbDH kan in de praktijk alleen zinvol worden geraadpleegd door de medewerkers
van het bureau, omdat de manier waarop men de digitale tekeningen kan bevra
gen geheel is afgestemd op hun actuele behoeften en hun specifieke kennis.
Anderzijds lijkt het toevoegen van alle contextelementen van Hofman aan elk
document ook geen reële optie. Zo'n archiveringsroutine, die de tweede gebrui
ker belangrijker in feite belangrijker maakt dan de eerste, kost de archiefvormer
eenvoudig teveel tijd en teveel geld, ook als het om digitaal archief gaat.
Als dit onderzoek iets heeft duidelijk gemaakt is het wel dat volledige ontslui
ting voor archieven geen haalbare kaart is en uniforme ontsluiting evenmin.
De technische, financiële en intellectuele mogelijkheden zijn beperkt.
Ontsluiten is een kwestie van keuzes maken. Dat is een zeer delicate aangelegen
heid. De gebruiker stuurt de toegang maar de toegang stuurt ook het gebruik.
Dat moet de archivaris extra terughoudend maken in het bewerken van nieuwe
toegangen, zeker van toegangen die de oude niet aanvullen of insluiten, maar
beogen te vervangen. Ontsluiten is keuzes maken, maar de keuzevrijheid voor
archivarissen is gering. Altijd moeten de raadpleegbehoeften van de klant cen
traal staan, maar die raadpleegbehoeften veranderen en de klant zelf ook.
Een archief dat voor de eerste gebruikers optimaal toegankelijk is, kan voor latere
gebruikers ontoegankelijk zijn. Een ontsluitingsmethode die geschikt is voor het
ene archief, kan op een ander archief beter niet worden toegepast.
Standaardisering van ontsluitingstermen zal zich waarschijnlijk moeten beper
ken tot die paar contexttermen die we in elke toegang zijn tegengekomen, waar
onder archiefvormer of actor wel de belangrijkste is.
In het Archievenblad van maart 2001 schreef Jan Sanders: 'Niet het archief, de
archiefvormer of de structuur van het archief staan centraal. Deze zijn van
belang voor het begrip en de interpretatie van het stuk, iets wat we graag overla
ten aan de onderzoeker. Met deze contextuele gegevens kan hij zijn werk doen,
maar we kunnen niet van hem verwachten dat hij deze gegevens ook hanteert
om zijn stukken te vinden.'15 Of we het van de onderzoeker mogen verwachten
durven we niet te zeggen, maar de resultaten van ons onderzoek geven ons toch
aanleiding om hem in ieder geval de gelegenheid te geven om contextgegevens
te gebruiken om zijn stukken te vinden.
ARC HIE F O NT SLUITING IN DE PRAKTIJK
228
THEO THOMASSEN EA. ARCH IE F O NTS LU IT ING VANUIT DE CONTEXT
15 Jan Sanders, "Naar een toegang zonder drempels", NAB 105 nr.2 (mrt. 2001) 20.
229
