Conclusies
In dit onderzoek hebben we het contextmodel van Hofman toegepast op bestaan
de toegangen van verschillende typen om vast te stellen welke contextelementen
in die toegangen als ontsluitingsterm zijn gebruikt.
Het scala aan contexttermen in de door ons onderzochte toegangen blijkt in
vergelijking met de lijst van Hofman opmerkelijk klein te zijn en met het type
toegang te variëren. Voor de oorspronkelijke gebruikers zal dat geen bezwaren
hebben opgeleverd, maar voor de hedendaagse gebruikers geeft dat problemen,
omdat bij hen dezelfde voorkennis wordt verondersteld als bij het toenmalige per
soneel van de archiefvormer en zij steeds weer op andere ontsluitingstermen
moeten zoeken. Bij het archief van de Staten van Utrecht moeten zij zoeken met
behulp van een archiefordening die een representatie is van administratieve en
besluitvormingsprocessen en een trefwoordensysteem vooral de functionele
context afbeeldt. In het HGA moeten zij zoeken met behulp van een combinatie
van de naam van de archiefvormer, de relatie tussen de taken van de archiefvor
mer en diens mandaat en het toegepaste ordeningsstelsel. Bij de PIVOT-toegan-
gen moeten zij zoeken via de functionele context. En bij het digitale
tekeningenarchief van het IdH zijn het de interne werkprocessen van de organi
satie waar zij hun zoekstrategie op moeten afstemmen. In al deze voorbeelden
zouden zij geholpen zijn als zij bij het raadplegen een breder scala ontsluitingster
men zouden kunnen gebruiken.
De meest voor de hand liggende verklaring waarom van het contextmodel
van Hofman in de onderzochte toegangen maar zo weinig is gebruikt, is in de
eerste plaats gelegen in de functie van dat model. Het is een ontwerpmodel, een
checklist voor wie moet beslissen welke contextelementen als metadata aan een
document (en met name een digitaal document) kunnen worden toegevoegd om
dat document toegankelijk te maken en te houden. De onderzochte toegangen
daarentegen hebben geen generieke pretenties; het zijn toegangen voor een
bepaald type archief, vanuit de behoeften van een bepaald type gebruiker. De oor
spronkelijke toegankelijkheidsbehoeften en de beschikbare middelen genereren
blijkbaar een minimumset van ontsluitingstermen die voor elk archief en moge
lijk zelfs voor verschillende toegangen op hetzelfde archief verschillend is. Bij het
HGA bijvoorbeeld is de belangrijkste toegang de indicateur.14 Omdat deze
bedoeld is voor het gebruik door gemeenteambtenaren die de functionele context
in hun hoofd hebben, geeft hij vooral toegang op administratieve processen. De
Gemeente Georganiseerd daarentegen is bedoeld voor gebruikers die in het geheel
niet weten wie wat doet, daar staat dus de ontsluiting van en via de functionele
context centraal.
Een andere reden waarom het aantal contextelementen waarop kan worden
gezocht minder groot is dan wat voor de hedendaagse gebruikers wenselijk zou
zijn is de veranderlijkheid van de vragen die aan het archief worden gesteld.
Naarmate de tijd verstrijkt vervullen archieven steeds minder hun oorspronkelij
ke functies en gaan gebruikers steeds meer vragen stellen waarop de archiefvor
mer het antwoord helemaal niet wilde weten en die bij de ontwikkeling van het
toegangenapparaat dan ook geen rol hebben gespeeld. Zo kunnen latere gebrui
kers steeds minder goed uit de voeten met een toegang die voor de oorspronkelij-
ke doelgroep prima heeft voldaan.Met het verstrijken van de tijd groeit de
behoefte aan contexttermen.
Bij de oudere toegangensystemen die door ons zijn onderzocht hebben archi
varissen in die behoefte proberen te voorzien. Ze hebben die toegangensystemen
aangevuld met nieuwe toegangen en gidsen die de gebruiker in staat stellen om
ook op contextelementen te zoeken. Het archief van de Staten van Utrecht was
primair toegankelijk via de indices op de resoluties, maar Muller en zijn opvol
gers hebben toegangen gemaakt die het de gebruikers mogelijk maken om ook via
een natuurlijke classificatie het archief binnen te komen. Archivarissen hebben
de toegankelijkheid van het archief van de gemeente Den Haag voor latere
gebruikers vergroot door naast de eigentijdse toegangen een institutionele
toegang te bewerken. De onderwerpsgewijs geordende archieven op het terrein
van Landinrichting hebben ze toegankelijker gemaakt door op de archieven een
functionele toegang te maken. Met het tekeningenarchief van het IbDH, dat nu
in feite alleen nog toegankelijk is voor de medewerkers van het bureau, mochten
ze zich nog niet al te veel bemoeien, maar ze zullen het wel in een bredere zoek-
context moeten inbedden als ze het toegankelijk willen houden voor latere
gebruikers.
De bewerking van nieuwe toegangen naast de bestaande heeft de toeganke
lijkheid van de door ons onderzochte archieven aanmerkelijk vergroot. Wel valt
bij raadpleging van de tabel op, dat de oorspronkelijke toegangen, de latere toe
gangen en de gidsen die hetzelfde archief ontsluiten elkaar sterk overlappen. Die
overlap is het grootst bij landelijke en lokale archievenoverzichten, maar ook als
we archievenoverzichten, gidsen en inventarissen met elkaar vergelijken zien we,
dat veel contextelementen die op het hogere niveau als ontsluitingsterm worden
gepresenteerd (archiefvormer, mandaat e.d.) ook op het lagere niveau als ont
sluitingsterm worden gebruikt. Digitalisering bevordert integratie en brengt
daardoor ook op dit punt grote verbeteringen.
Hoeveel contextelementen archivarissen ook als ontsluitingstermen toevoe
gen, volledige toegankelijkheid -toegankelijkheid op alle mogelijke contextter
men- zal daarmee niet worden gerealiseerd. Er zijn blijkbaar grenzen aan de
mogelijkheden om contextelementen die door de archiefvormer niet expliciet als
ontsluitingstermen zijn gedefinieerd achteraf toch nog die status te geven. Uit de
tabel die in de bijlage is opgenomen blijkt dat heel wat contextelementen, zoals
de naam en de vestigingsplaats van de archiefvormer, niet expliciet zijn gemaakt
omdat ze voor de oorspronkelijke gebruikers, die alleen met het archief van hun
eigen instelling te maken hebben, bekende en vanzelfsprekende contextelemen
ten zijn. In de meeste gevallen zal het noodzakelijk zijn om in een toegangensys
teem voor externe gebruikers deze contextelementen als ontsluitingstermen op
te nemen, wat doorgaans weinig problemen zal opleveren.
Andere contextelementen, en met name contextelementen waar de oorspron
kelijke gebruiker nooit op heeft gezocht, kunnen meer problemen opleveren.
Door bepaalde contexttermen als ontsluitingstermen te gebruiken heeft de
archiefvormer andere mogelijke ontsluitingstermen aan het zicht onttrokken of
zelfs uitgesloten. Het achteraf toevoegen van dergelijke ontsluitingstermen aan
ARC HIE F O NT SLUITING IN DE PRAKTIJK
14 Zie Thomassen, Klassieke toegangen, in deze bundel p.103.
226
THEO THOMASSEN EA. ARCH IE F O NTS LUIT ING VANUIT DE CONTEXT
227
