contextgegevens worden gebruikt als metadata ten behoeve van bevraging voor
een deel overgelaten aan het oordeel van degene die het betrokken document
opmaakt of ontvangt. In een digitale omgeving kan men de toevoeging van de
voor de toegankelijkheid vereiste contextelementen niet aan de vrije keuze van de
correspondenten overlaten. Contextelementen waarvan vooraf is vastgesteld dat
ze relevant zijn voor de ontsluiting moeten daar expliciet worden geïdentificeerd,
benoemd en volgens een standaardprocedure worden gekoppeld aan de archief
documenten, omdat computers alleen met lineaire, gestandaardiseerde procedu
res kunnen werken en de contextgegevens niet meer fysiek aan het document
zelf zijn gehecht.13
Het evenwichtig gebruik van contexttermen in de verschillende elementen
van het toegangensysteem
In een klassieke, papieren omgeving wordt een archief doorgaans niet door één
toegang ontsloten, maar door een heel toegangensysteem. Elk van de toegangen
waaruit zo'n systeem bestaat zal een aantal contextelementen bevatten die als
ontsluitingstermen worden gebruikt. De aanname vooraf was dat de contextele
menten in die verschillende toegangen evenwichtig op elkaar zijn afgestemd.
Het onderzoek wees uit dat die afstemming in de praktijk niet al te veel om
het lijf heeft. De vier toegangen op het archief van de Staten van Utrecht 1581-
1795 (twee archievenoverzichten, een inventaris en een index) vormen met
ABS/Archeion wel een coherent systeem, maar in dat systeem overlappen ze
elkaar meer dan dat ze elkaar aanvullen. Met name geldt dit voor de beide archie
venoverzichten en ABS/Archeion; de gegevens uit de ene toegang zijn overgeno
men in de andere. Dit systeem is een afbeelding van de min of meer
voorgeschreven zoekstrategie, die de onderzoeker leidt van het algemene naar het
bijzondere.
De toegangensystemen van de archieven van het beleidsterrein Landinrich
ting en het Haagse gemeentebestuur zijn niet coherent omdat in verschillende
toegangen verschillende benaderingen zijn gehanteerd.
Het onderzoek bevestigde een eerder geuite constatering, dat de functiege
richte PIVOT-benadering niet helemaal aansluit op de documentgerichte naoor
logse overheidsregistratuur. Een contextelement van PIVOT dat gemakkelijk in
het oude systeem kan worden geïntegreerd is mandaat. In feite worden hiermee
contextgegevens die voordien impliciet bleven (verwijzingen naar wetgeving en
andere rechtsbronnen) expliciet gemaakt. Minder gemakkelijk inpasbaar is het
contextelement handeling, de centrale entiteit die in een RIO of BSD wordt
beschreven. Een benadering vanuit handelingen sluit namelijk niet zo goed aan
bij de klassieke benadering vanuit de documentaire context in een formele orga
nisatie. Bij LNV wordt gewerkt met dossiers (als neerslag van een werkproces)
binnen organisatieonderdelen. Op LNV wil men daarom graag organisatiespecifieke
selectielijsten vaststellen en om dat te kunnen doen heeft men een instrument
nodig dat de vertaling maakt van de formele actor naar het (actuele) organisatie
onderdeel.
Ook het systeem van toegangen op de archieven van het Haagse
Gemeentebestuur is niet helemaal coherent door de uiteenlopende benaderingen
die in de toegangen zijn gehanteerd. De gegevens die zijn vastgelegd in het insti
tutionele overzicht De Gemeente Georganiseerd, zijn door degenen die deze archie
ven raadplegen niet direct te koppelen aan de ontsluitingstermen die in de
klassieke toegangen zijn gebruikt: het overzicht heeft een functionele benadering
en de andere toegangen zijn documentgericht. Die constatering is niet per se
negatief: binnen het bestaande toegangensysteem repareert de benadering van
De Gemeente Georganiseerd de gebreken die inherent zijn aan de bestaande klas
sieke toegangen. Het is echter geen onafhankelijke toegang: je wordt altijd nog
doorverwezen naar het archievenoverzicht, om er achter te komen of er archief
bewaard is gebleven en zo ja, hoe je dat aan kan vragen.
Het toegangensysteem van het tekeningenarchief van het Ingenieursbureau
Den Haag is ook in dit opzicht een verhaal apart. Het kan een geïntegreerd
systeem worden genoemd in die zin, dat beheer en bevraging de vorm hebben
gekregen van afzonderlijke functies in het archiveringssysteem zelf. Het heeft
echter hoegenaamd geen relatie met toegangen op een hoger organisatieniveau.
Digitalisering maakt de integratie mogelijk van afzonderlijke toegangen in
één digitaal toegangensysteem. Die integratie is echter alleen echt gegarandeerd
bij digitaal archief. Het onderzoek wijst uit, dat bij de papieren toegangensyste
men de integratie van de toegangen niet een voor de hand liggende volgende stap
is. Digitalisering bevordert de integratie binnen digitale systemen, maar niet
automatisch ook de integratie tussen de klassieke en de digitale toegangen.
Integratie wordt nog bemoeilijkt door een gebrek aan standaardisatie bij de
beschrijving van de verschillende contextelementen. De toegankelijkheid van
de archieven lijkt dan ook zeer gebaat bij het gebruik van standaards als ISAD
en ISAAR, waardoor het mogelijk wordt contextgegevens op een eenduidige
manier expliciet te maken en objectief te benoemen.
ARC HIE F O NT SLUITING IN DE PRAKTIJK
13 Hofman, Uitdijend heelal 45-65, aldaar 49. Voor de volledigheid wordt hier nog vastgesteld dat het aantal
contextelementen dat wordt vastgelegd ook groter zal zijn naarmate hogere eisen worden gesteld aan de
authenticiteit van de stukken. Dat aspect bleef in het onderzoek echter buiten beschouwing.
224
THEO THOMASSEN EA. ARCH IE F O NTS LU IT ING VANUIT DE CONTEXT
225
