Keuze voor contextgegevens afhankelijk van de omvang en aard van de organisatie
In het onderzoek is aannemelijk geworden dat ook het aantal contextgegevens
dat bij overheidsarchieven wordt vastgelegd om als ontsluitingstermen te dienen
sterk afhankelijk is van de omvang en de aard van de activiteiten die door het
archief worden ondersteund. Zoals organisaties in hun documenten en in hun
archief gewoonlijk meer contextgegevens moeten vastleggen dan privé-personen,
zo moeten grotere organisaties of organisatieonderdelen met een sterke externe
oriëntatie meer contextgegevens vastleggen dan de kleinere en meer intern
gerichte organisaties of organisatieonderdelen. Een voorbeeld van het eerste type
is de secretarie van de gemeente 's-Gravenhage, waar het archief een breed scala
van direct op de burgers gerichte activiteiten moet ondersteunen. Een voorbeeld
van het laatste type is het ingenieursbureau Den Haag, dat een overzichtelijk pro
ductieproces heeft, dat gericht is op dienstverlening niet aan de burger, maar aan
de eigen dienst.
Keuze voor contextgegevens afhankelijk van doel van ontsluiting
Het doel van de ontsluiting bepaalt in belangrijke mate welke contextelementen
als ontsluitingstermen worden gebruikt en welke niet. Klassieke toegangen wor
den zowel voor het onderzoek als voor het beheer gemaakt, wat meebrengt dat
niet alle contextgegevens die erin zijn opgenomen even geschikt zijn om relevan
te documenten op te sporen en dat gegevens die uitsluitend betrekking hebben
op de ontstaanscontext relatief schaars zijn. Dergelijke gegevens zijn in de onder
zochte toegangensystemen te vinden of in de inleiding op de klassieke toegangen
of in gidsen en andere aanvullende hulpmiddelen.
In het PIVOT-project was het doel van de ontsluiting de selectie en de toe
gankelijkheid van het archief na selectie. Gekozen werd dus voor contextelemen
ten met behulp waarvan geselecteerd kon worden en waarmee het overgebleven
archief kon worden ontsloten. In die doelstelling paste een sterke nadruk op het
contextelement handeling. Hoewel deze benadering in principe goed toepasbaar
moet zijn op dynamisch archief, constateert het ministerie van Landbouw
Natuurbeheer en Visserij toch, dat de selectie van het archief en het toegankelijk
heid maken van het archief ter ondersteuning van lopende werkprocessen ver
schillende eisen stellen. Er worden daar allerlei toegangen gemaakt om leemten
van een BSD op te vullen. Voorbeelden zijn het dynamische archievenoverzicht
en de lijst voorgangers/opvolgers.
Keuze voor contextgegevens afhankelijk van beheersregime
Een andere omstandigheid die bepaalt welke contextelementen worden opge
nomen in een toegangensysteem is het beheersregime en meer in het bijzonder
de beheersfase.
In de statische fase van het archiefbeheer wordt het archief voor andere doel
einden gebruikt dan in de dynamische fase. Bij het raadplegen van statisch archief
is daardoor ook behoefte aan andere contextinformatie dan bij het raadplegen van
dynamisch archief. In de statische fase van het archiefbeheer is bij raadpleging de
behoefte aan gegevens over de context gewoonlijk groter dan in de dynamische
fase. Veel van wat in de dynamische fase aan contextgegevens nog impliciet
kon blijven omdat iedere betrokkene toen nog zelf een onderdeel vormde van
de ontstaanscontext, moet in de statische fase expliciet worden gemaakt.
Het tekeningenarchief van het Ingenieursbureau Den Haag is voor de huidige
gebruikers en vanuit het huidige werkproces voldoende toegankelijk. Het is echter
zeer onwaarschijnlijk dat toekomstige gebruikers met zo'n kleine hoeveelheid
access-points nog wel uit de voeten kunnen. In aanmerking genomen dat het hier
om digitaal archief gaat valt daar waarschijnlijk ook niet veel meer aan te doen.
Keuze voor contextgegevens afhankelijk van het gehanteerde contextmodel
Contextelementen en ontsluitingstermen zijn geen objectieve, zelfstandige groot
heden, maar betekenen alleen maar iets binnen een specifiek model, een speci
fiek ontsluitingsparadigma, een specifieke taal. Engelse woorden passen niet in
Franse zinnen, het begrip archiefvormer duidt iets anders aan dan het begrip
actor, elementen van het ene paradigma kunnen niet worden gelijkgesteld met
elementen van het andere. Men kan dus niet een homogeen generiek toegangen
systeem maken met ontsluitingstermen die tot verschillende modellen behoren.
Ook de lijst van Hofman, is -hoe uitvoerig ook- niet een limitatieve opsom
ming van alle mogelijke contextelementen, maar een taal, ontwikkeld vanuit één
specifiek model, waarin het vocabulaire en de visie van de huidige archiefweten
schap zijn toegepast. Zijn model is uitgebreid besproken in het jaarboek van de
Stichting archiefpublicaties over context. Muller is in zijn klassieke inventaris op
het archief van de Staten van Utrecht uitgegaan van de klassieke concepten en
regels die later zijn vastgelegd in de Handleiding. De meeste contextelementen
die toegang geven vallen onder de contextelementen "actor" en "oude orde" (het
classificatieschema). Muller wijst de onderzoeker de weg naar de archiefvormer;
als deze eenmaal gevonden is moet de onderzoeker aan de hand van de oude orde
zijn stukken zien te vinden. De entiteiten die deel uitmaken van het systeem van
Hofman, een functiegericht ontwerpmodel, blijken niet zonder meer van toepas
sing op het model van Muller, het model van het klassieke documentgerichte
beschrijvingssysteem. Bij het scoren van contextelementen aan de hand van de
functioneel georiënteerde lijst moesten in dit onderzoek de klassieke entiteiten
steeds naar de entiteiten van Hofman worden vertaald, wat niet altijd even bevre
digende resultaten opleverde.
Dat geldt met name voor het gebruik van de entiteiten als actor, mandaat en
handeling, die naar het voorbeeld van Hofman in de scorelijst werden opgeno
men. Deze entiteiten kwamen als zodanig in de meeste onderzochte toegangen
niet voor en dat betekende dat een begrip als archiefvormer in termen van actor
moest worden vertaald, dat oude heerlijke rechten voor zover die überhaupt te
identificeren waren als mandaat moesten worden aangemerkt en dat functie
met handeling moest worden gelijkgesteld.
Keuze contextgegevens afhankelijk van techniek
Digitalisering heeft een nieuwe impuls gegeven aan het denken over contextgege
vens bij het toegankelijk maken Dit heeft twee oorzaken. In de eerste plaats zijn
de technische mogelijkheden in een digitale omgeving groter dan in een papieren
omgeving. Vergeleken met de papieren inventaris of gids kunnen in een digitaal
bestand meer contextelementen worden vastgelegd en kunnen contextelementen
-met name in een databasestructuur- ook veel effectiever als ontsluitingstermen
worden gebruikt. In de tweede plaats moet in een digitale omgeving ook meer
context worden vastgelegd. In een papieren omgeving kan de keuze of bepaalde
ARC HIE F O NT SLUITING IN DE PRAKTIJK
222
THEO THOMASSEN EA. ARCH IE F O NTS LUIT ING VANUIT DE CONTEXT
223