Keuze voor contextgegevens afhankelijk van de omvang en aard van de organisatie In het onderzoek is aannemelijk geworden dat ook het aantal contextgegevens dat bij overheidsarchieven wordt vastgelegd om als ontsluitingstermen te dienen sterk afhankelijk is van de omvang en de aard van de activiteiten die door het archief worden ondersteund. Zoals organisaties in hun documenten en in hun archief gewoonlijk meer contextgegevens moeten vastleggen dan privé-personen, zo moeten grotere organisaties of organisatieonderdelen met een sterke externe oriëntatie meer contextgegevens vastleggen dan de kleinere en meer intern gerichte organisaties of organisatieonderdelen. Een voorbeeld van het eerste type is de secretarie van de gemeente 's-Gravenhage, waar het archief een breed scala van direct op de burgers gerichte activiteiten moet ondersteunen. Een voorbeeld van het laatste type is het ingenieursbureau Den Haag, dat een overzichtelijk pro ductieproces heeft, dat gericht is op dienstverlening niet aan de burger, maar aan de eigen dienst. Keuze voor contextgegevens afhankelijk van doel van ontsluiting Het doel van de ontsluiting bepaalt in belangrijke mate welke contextelementen als ontsluitingstermen worden gebruikt en welke niet. Klassieke toegangen wor den zowel voor het onderzoek als voor het beheer gemaakt, wat meebrengt dat niet alle contextgegevens die erin zijn opgenomen even geschikt zijn om relevan te documenten op te sporen en dat gegevens die uitsluitend betrekking hebben op de ontstaanscontext relatief schaars zijn. Dergelijke gegevens zijn in de onder zochte toegangensystemen te vinden of in de inleiding op de klassieke toegangen of in gidsen en andere aanvullende hulpmiddelen. In het PIVOT-project was het doel van de ontsluiting de selectie en de toe gankelijkheid van het archief na selectie. Gekozen werd dus voor contextelemen ten met behulp waarvan geselecteerd kon worden en waarmee het overgebleven archief kon worden ontsloten. In die doelstelling paste een sterke nadruk op het contextelement handeling. Hoewel deze benadering in principe goed toepasbaar moet zijn op dynamisch archief, constateert het ministerie van Landbouw Natuurbeheer en Visserij toch, dat de selectie van het archief en het toegankelijk heid maken van het archief ter ondersteuning van lopende werkprocessen ver schillende eisen stellen. Er worden daar allerlei toegangen gemaakt om leemten van een BSD op te vullen. Voorbeelden zijn het dynamische archievenoverzicht en de lijst voorgangers/opvolgers. Keuze voor contextgegevens afhankelijk van beheersregime Een andere omstandigheid die bepaalt welke contextelementen worden opge nomen in een toegangensysteem is het beheersregime en meer in het bijzonder de beheersfase. In de statische fase van het archiefbeheer wordt het archief voor andere doel einden gebruikt dan in de dynamische fase. Bij het raadplegen van statisch archief is daardoor ook behoefte aan andere contextinformatie dan bij het raadplegen van dynamisch archief. In de statische fase van het archiefbeheer is bij raadpleging de behoefte aan gegevens over de context gewoonlijk groter dan in de dynamische fase. Veel van wat in de dynamische fase aan contextgegevens nog impliciet kon blijven omdat iedere betrokkene toen nog zelf een onderdeel vormde van de ontstaanscontext, moet in de statische fase expliciet worden gemaakt. Het tekeningenarchief van het Ingenieursbureau Den Haag is voor de huidige gebruikers en vanuit het huidige werkproces voldoende toegankelijk. Het is echter zeer onwaarschijnlijk dat toekomstige gebruikers met zo'n kleine hoeveelheid access-points nog wel uit de voeten kunnen. In aanmerking genomen dat het hier om digitaal archief gaat valt daar waarschijnlijk ook niet veel meer aan te doen. Keuze voor contextgegevens afhankelijk van het gehanteerde contextmodel Contextelementen en ontsluitingstermen zijn geen objectieve, zelfstandige groot heden, maar betekenen alleen maar iets binnen een specifiek model, een speci fiek ontsluitingsparadigma, een specifieke taal. Engelse woorden passen niet in Franse zinnen, het begrip archiefvormer duidt iets anders aan dan het begrip actor, elementen van het ene paradigma kunnen niet worden gelijkgesteld met elementen van het andere. Men kan dus niet een homogeen generiek toegangen systeem maken met ontsluitingstermen die tot verschillende modellen behoren. Ook de lijst van Hofman, is -hoe uitvoerig ook- niet een limitatieve opsom ming van alle mogelijke contextelementen, maar een taal, ontwikkeld vanuit één specifiek model, waarin het vocabulaire en de visie van de huidige archiefweten schap zijn toegepast. Zijn model is uitgebreid besproken in het jaarboek van de Stichting archiefpublicaties over context. Muller is in zijn klassieke inventaris op het archief van de Staten van Utrecht uitgegaan van de klassieke concepten en regels die later zijn vastgelegd in de Handleiding. De meeste contextelementen die toegang geven vallen onder de contextelementen "actor" en "oude orde" (het classificatieschema). Muller wijst de onderzoeker de weg naar de archiefvormer; als deze eenmaal gevonden is moet de onderzoeker aan de hand van de oude orde zijn stukken zien te vinden. De entiteiten die deel uitmaken van het systeem van Hofman, een functiegericht ontwerpmodel, blijken niet zonder meer van toepas sing op het model van Muller, het model van het klassieke documentgerichte beschrijvingssysteem. Bij het scoren van contextelementen aan de hand van de functioneel georiënteerde lijst moesten in dit onderzoek de klassieke entiteiten steeds naar de entiteiten van Hofman worden vertaald, wat niet altijd even bevre digende resultaten opleverde. Dat geldt met name voor het gebruik van de entiteiten als actor, mandaat en handeling, die naar het voorbeeld van Hofman in de scorelijst werden opgeno men. Deze entiteiten kwamen als zodanig in de meeste onderzochte toegangen niet voor en dat betekende dat een begrip als archiefvormer in termen van actor moest worden vertaald, dat oude heerlijke rechten voor zover die überhaupt te identificeren waren als mandaat moesten worden aangemerkt en dat functie met handeling moest worden gelijkgesteld. Keuze contextgegevens afhankelijk van techniek Digitalisering heeft een nieuwe impuls gegeven aan het denken over contextgege vens bij het toegankelijk maken Dit heeft twee oorzaken. In de eerste plaats zijn de technische mogelijkheden in een digitale omgeving groter dan in een papieren omgeving. Vergeleken met de papieren inventaris of gids kunnen in een digitaal bestand meer contextelementen worden vastgelegd en kunnen contextelementen -met name in een databasestructuur- ook veel effectiever als ontsluitingstermen worden gebruikt. In de tweede plaats moet in een digitale omgeving ook meer context worden vastgelegd. In een papieren omgeving kan de keuze of bepaalde ARC HIE F O NT SLUITING IN DE PRAKTIJK 222 THEO THOMASSEN EA. ARCH IE F O NTS LUIT ING VANUIT DE CONTEXT 223

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2001 | | pagina 113