De selectie van contextelementen ten behoeve van de ontsluiting
Contextelementen als ontsluitingstermen: een keuzeprobleem
De centrale vraag in ons onderzoek was de vraag welke contextelementen in de
onderzochte toegangensystemen als ontsluitingstermen zijn gebruikt. Om dat
vast te stellen werd een checklist of scorelijst ontwikkeld en gebruikt. De opval
lendste uitkomst van deze exercitie was, dat op verreweg de meeste contextele
menten niet werd gescoord.12
Dat was in de eerste plaats een logisch gevolg van de scorelijst zelf. Deze lijst
kreeg het karakter van een alomvattende opsomming doordat de lijst van
Hofman als uitgangspunt werd gebruikt bij de opstelling. Deze lijst is bedoeld
als een generiek model voor de metadatering van archiefdocumenten, wat heel
wat meer is dan een model voor toegankelijk maken alleen. Bovendien is het een
generiek ontwerpmodel. In zo'n model worden niet alleen die contextelementen
opgenomen die kunnen worden gebruikt als ontsluitingsterm van een specifiek
archief of archiefbestand, maar alle contextelementen die in een concrete toe
passing relevant zouden kunnen zijn.
De vraag of dit resultaat ook iets zegt over de kwaliteit van de onderzochte
toegangen, kan in het kader van dit onderzoek niet worden beantwoord. Niet
alleen was de omvang van het onderzoek daarvoor te beperkt, het behoorde ook
niet tot het doel van het onderzoek. Wel werd het in de loop van het onderzoek
duidelijk, dat kwaliteit van toegangensystemen eerder wordt bepaald door de
deugdelijkheid van de keuze die uit het grote aantal beschikbare contextelemen
ten wordt gemaakt dan door het aantal contextelementen dat uiteindelijk als
ontsluitingsterm wordt gekozen. Ook het toegankelijk maken van archieven is
een kwestie van verantwoorde keuzes maken; ook daar kan in de beperking de
meester worden herkend.
Sommige contextgegevens worden vastgelegd, andere blijven impliciet
Archiefstukken dienen als vervoermiddelen van mededelingen door ruimte en
tijd. Naarmate de stukken meer ruimte en tijd moeten overbruggen, moeten
degenen die ze opmaken en versturen meer gegevens over de ontstaansredenen
en -omstandigheden van de stukken aan die mededeling toevoegen, omdat de
ontvangers de stukken anders niet goed kunnen interpreteren. Een archiefstuk
dat maar door weinig mensen in dezelfde omgeving en gedurende een korte tijd
wordt gebruikt, behoeft doorgaans van minder gegevens over zijn context van
ontstaan voorzien dan het archiefstuk dat voor veel mensen gedurende lange tijd
moet worden gebruikt. Op een boodschappenlijstje wordt meestal niet vermeld
van wie het afkomstig is en voor wie het is bestemd, op de kassabon staat de
naam van de winkel die hem heeft afgegeven en het bankafschrift vermeldt zowel
de naam van de bank als die van de rekeninghouder. En wat voor afzonderlijke
archiefstukken geldt, geldt ook voor samengestelde archiefbestanddelen, series
en hele archieven. Men kan ingekomen post registreren, maar die registratie ook
achterwege laten. Men kan geavanceerde postinschrijvingssystemen gebruiken
waarin contextgegevens van elk ingekomen en uitgaand stuk worden vastgelegd,
maar men kan ook volstaan met globale opschriften op de mapjes in de bureau
la. Kortom: alle archiefstukken hebben evenveel context, maar in het ene geval
worden over die context meer gegevens vastgelegd dan in het andere.
Toegangensystemen verwijzen nu eens naar minder en dan weer naar meer,
maar altijd maar naar een deel van het totaal aan mogelijke relevante context
elementen. Een ander deel wordt op een fysieke manier gerepresenteerd: door
de fysieke ordening van de archiefstukken, door de verpakking van die stukken,
door de plaatsing van het archief in het gebouw. En dan zijn er ook nog een aan
tal relevante contextgegevens die alleen maar worden vastgelegd in de hoofden
van de betrokkenen, die wel kunnen onthouden wie de archiefvormer is, waar
deze gevestigd is, wat hij doet en hoe hij georganiseerd is en die blindelings de
weg weten in het archiefdepot.
Aannemelijk is dat de algemene praktijk om voor de hand liggende contextge
gevens niet in het toegangensysteem op te nemen aanvankelijk geen problemen
oplevert, maar later, als er kennis uit de organisatie is weggelekt en de omstan
digheden zijn veranderd, des te meer. Als oude toegangen beschikbaar worden
gesteld aan een nieuw publiek en als toegangen van archiefdiensten uit verschil
lende plaatsen aan elkaar worden gekoppeld, moeten deze eens zo vanzelfspre
kende contextelementen alsnog expliciet worden gemaakt als men het oude
niveau van de toegankelijkheid wil behouden.
Impliciete contextgegevens in de onderzochte archieven
Het archief van een privé-persoon, dat bescheiden is van omvang en dat alleen
voor eigen gebruik is bestemd is al bij een zeer summiere representatie van een
paar geselecteerde contextelementen toegankelijk. Die conclusie hadden de deel
nemers aan dit onderzoek (evenals alle andere studenten archiefwetenschap)
al getrokken toen zij aan het begin van hun opleiding hun eigen archief hadden
beschreven en de beschrijvingen met elkaar bespraken. In het onderzoek dat in
het kader van het DWC werd uitgevoerd bleek, dat ook bij de ontsluiting van de
onderzochte overheidsarchieven veel contextelementen niet expliciet waren
gemaakt. De vestigingsplaats van de actor bijvoorbeeld werd zelden als ontslui
tingsterm gebruikt. Degene die de archieven raadpleegt moet er vanuit gaan, dat
de Staten van Utrecht, het Haagse gemeentebestuur, het ministerie van LNV en
het Ingenieursbureau Den Haag in Utrecht en Den Haag zijn of waren gevestigd.
Voor eigentijdse nadere toegangen geldt hetzelfde. In de indicateurs van de
gemeente Den Haag komt geen enkele informatie voor over de functies en het
mandaat van de gemeente. De informatie over de functies en mandaten van de
diverse afdelingen zat in de hoofden van degenen die de indicateur samenstel
den, die de post verdeelden over de organisatie en die de stukken gebruikten. De
indicateur en de fiches dienden alleen als een hulpmiddel om na te gaan waar de
stukken waren gebleven. Een indicateur is vooral bedoeld voor een goed logistiek
beheer van de stukken en de contextgegevens die erin zijn vastgelegd zijn dan ook
voornamelijk beheersgevens. Ook bij de directe toegang tot het archief bij het
tekeningenarchief van het IbDH zijn belangrijke contextelementen expliciet
gebleven. Zo worden de namen van het archief en de archiefvormer niet vermeld;
het icoontje van Microstation op het bureaublad van de PC van de medewerker
dient hier als impliciet toegangselement.
ARC HIEF ONTSLUITING IN DE PRAKTIJK
12 Zie bijlage op p. 230.
220
THEO THOMASSEN EA. ARCH IE F O NTS LUIT ING VANUIT DE CONTEXT
221
