van de toegang er van uitzijn gegaan dat de onderzoeker wel begrijpt dat het over
Den Haag gaat: hij zit bij raadpleging immers in het Haags Gemeentearchief. Bij
de indicateur zijn veel elementen slechts impliciet aanwezig omdat het voor de
ambtenaren ter secretarie niet nodig was alle contextgegevens te vermelden; de
meeste hadden ze wel in hun hoofd zitten.
Volledigheidshalve moet hier aan worden toegevoegd, dat de stukken oor
spronkelijk werden geregistreerd met behulp van het fiche-doorschrijfsysteem.
Bij registratie van een stuk werd een aantal identieke fiches gemaakt, elk met een
andere kleur. Elke kleur stond voor een bepaald ordeningscriterium, zoals naam
van de afzender of ontvanger, toegekende code VNG of perceelnummer. Dat toe
gangensysteem is grotendeels vernietigd. Het enige wat rest is de indicateur: de
serie fiches die geordend is op registratienummer. Als toegang is deze serie nau
welijks meer te gebruiken: het zoeken van een stuk waarvan men het registratie
nummer niet weet (en dat zal vaak het geval zijn) is als het zoeken naar een speld
in een hooiberg. Zelfs wanneer de exacte datum van het stuk bekend is, zullen
vele bladen van de indicateur doorgenomen moeten worden voordat de inschrij
ving gevonden is.
Contexttermen LNV
Bij het beleidsterrein Landinrichting kon een goed beeld worden verkregen van
het gebruik van contextgegevens in zowel de dynamische als statische fase van
het archiefbeheer. Het onderzochte toegangenapparaat heeft op beide beheersfa-
sen betrekking en voor enkele toegangen en beheerinstrumenten (het triplet
BSD-RIO-ABS/Archeion) is dit onderscheid zelfs van geen enkel belang.
De invloed van de PIVOT-methode is goed herkenbaar in de (uitvoerige) ver
melding van de (rechts)bronnen van handelingen. Het noemen van andere rele
vante toegangen in een toegang komt er daarentegen bekaaid van af. Dit kan
samenhangen met de doelgroep waarvoor een toegang in eerste instantie wordt
gemaakt. De PIVOT-invloed is ook zichtbaar bij het contextelement mandaat
(ontstaanscontext). De elementen uit de ontstaanscontext blijken in RIO en
BSD trouwens in het algemeen goed vertegenwoordigd te zijn, met uitzondering
van het element bedrijfsproces. De aandacht voor de beheerscontext blijft in het
BSD beperkt tot de selectiecriteria -wat gezien de functie van het BSD ook voor
de hand ligt- en daardoor is het geen ideaal instrument voor toegankelijkheid.
Het RIO bevat gegevens over de documentaire context, die in het BSD worden
overgenomen en aangevuld met wijzigingen op de nummering van handelingen.
Wat voor het RIO/BSD geldt, geldt in zekere mate ook voor de institutionele
toegang (inventaris nieuwe stijl) die op dat RIO/BSD is gebaseerd. De score op
elementen uit de beheerscontext is niet hoog, te meer doordat de selectiecriteria
die wel in de BSD staan hier ontbreken. De verklaring ligt voor de hand. Het con
textmodel van Hofman is, zoals eerder al werd opgemerkt, een digitaal ontwerp
model. Het moet veel meer gegevens over de ontstaans- en beheerscontext
bevatten dan een contextmodel dat alleen gebruikt wordt voor de selectie op
hoofdlijnen van reeds gevormd archief. Bovendien behoeven verscheidene con
textelementen niet te worden geëxpliciteerd. Vestigingsplaats van de actor en een
geografische aanduiding onder mandaat bijvoorbeeld kunnen bij de gebruikers
van het systeem als bekend worden verondersteld.
Ondanks de beschikbaarheid van een weldoordacht toegangensysteem is de
toegankelijkheid toch niet optimaal. Om leemten van een BSD op te vullen
worden vooral in de dynamische fase allerlei toegangen gemaakt, zoals het dyna
mische archievenoverzicht en de lijst voorgangers/opvolgers van archiefvormers.
De relatie met voorgangers, een contextelement onder actor, komt namelijk bij
alle toegangen voor, behalve bij het ordeningsplan. De beschrijving van die rela
ties zit hier soms verstopt in verhalende tekst of wordt alleen genoteerd indien
het een uitzondering betreft. Op het ministerie van LNV wordt daarom een
aparte lijst van voorgangers bijgehouden. Het effect hiervan is niet optimaal,
omdat de namen van de archiefvormers niet zijn gestandaardiseerd.
ISAAR(CPF), de International Standard Archival Authority Record for Corporate
Bodies, Persons, and Families, zou hier wellicht goede diensten kunnen
bewijzen.9
Contexttermen in het toegangensysteem op het archief IbDH
Bij het tekeningenarchief van het IbDH zijn de contextgegevens waarop kan
worden gezocht opgenomen in de mappenstructuur en de bestandsnamen op de
C-schijf (lokaal) en de K-schijf (netwerk). De lokale mappenstructuur (op de
C-schijf) ziet er als volgt uit:
C:\dgn\projectnaam\projectnummer\straatnaam\Ndgn.10
De mappenstructuur op het netwerk (de K-schijf) bevat ook een aanduiding
van de betrokken afdeling:
K:\afdelingsnaam\projectnaam\projectnummer\straatnaam\*.dgn.
Een tekening bij IbDH wordt opgeslagen onder een bestandsnaam die is opge
bouwd uit een uniek tekeningnummer gevolgd door een statusafkorting. De
eerste twee cijfers van het tekeningnummer geven het jaar van aanmaak weer,
dus 01 voor 2001. De statusafkorting die wordt toegevoegd is een tweeletterige
afkorting van de status van het project. Er zijn afkortingen voor bebordings- en
belijningstekening (bb), bestektekening (be), bestektekening definitief (bd),
bewegwijzeringstekening (bw), ontwerp (ol-o9), variant (vl-v9), revisieteke
ning (rv), definitieve ontwerptekening (do). Opvallend is, dat met deze tweelet
terige afkorting in sommige gevallen het soort tekening en in andere gevallen
het ontwikkelingsstadium wordt aangegeven.11
Tekeningnummer en statusafkorting worden samengevoegd tot de bestands
naam waaronder de tekening wordt aangemaakt. In de bestandsnaam:
K:\VE\watervld\99-56356\aansln54\001067do.dgn
bijvoorbeeld treffen we zowel de projectnaam als de straatnaam aan.
In de bestandsnaam:
K:\VE\erasmweg\99-73256\000879rv.dgn
kunnen we de projectnaam zonder nadere aanduiding aantreffen. De naam van
het volledige pad op de K-schijf wordt in de tekening buiten het kader onder het
tekeninghoofd gezet. Dit is een belangrijk ontsluitingsgegeven, omdat iedereen
op de eventuele afdruk kan zien waar deze tekening digitaal opgeslagen is.
ARC HIE F O NT SLUITING IN DE PRAKTIJK
9 ISAAR(CPF) is te vinden op: http://www.hmc.gov.uk/icacds/icacds.htm. Zie ook Thomassen, Klassieke
toegangen, elders in dit jaarboek, p. 103.
10 *.dgn staat voor het tekeningenbestand.
218
THEO THOMASSEN EA. ARCH IE F O NTS LUIT ING VANUIT DE CONTEXT
11 Nader onderzoek zou moeten uitwijzen of dit een gevolg is van het feit dat niet een DIVer of, zo men wil,
een archivaris deze structuur ontwerpt en beheert. Wellicht is dat exemplarisch voor een van de problemen
van de digitale duurzaamheid.
219
