De context van het tekeningenarchief van het Ingenieursbureau Den Haag
Het Ingenieursbureau Den Haag is een zelfstandige actor binnen het gemeentelij
ke apparaat. De gemeente 's-Gravenhage heeft bevoegdheden gemandateerd aan
de Dienst Stadsbeheer, die op zijn beurt weer bevoegdheden heeft gemandateerd
aan het IbDH. Het IbDH is in 1995 ontstaan uit een aantal gemeentelijk dien
sten. Binnen de organisatie is dan ook veel kennis aanwezig is over de typische
Haagse situatie. Hierin zit voor een belangrijk deel de toegevoegde waarde die dit
bureau heeft ten opzichte van andere in de markt opererende ingenieursbureaus.
Het tekeningenarchief van het IbDH wordt vooral gevormd en gebruikt door
de afdeling Verkeer. Deze afdeling maakt plannen voor de aanleg van bewegwijze
ring, verkeerslichten, fietspaden en oversteekplaatsen voor voetgangers en advi
seert over doorstroming en de veiligheid. Maar het maakt ook plannen voor de
verkeersafwikkeling bij uitvoering van grote werken in de binnenstad van Den
Haag. Advisering en ontwerp vormen dus de hoofdmoot van het werk. Het
belangrijkste werkproces is tekenen. Dit werkproces bestaat uit het maken van
een schetsontwerp, een voorlopig ontwerp, een definitief ontwerp, een voorlopi
ge bestekstekening, een definitieve bestekstekening, een revisietekening, een
archiefexemplaar.
De archivering volgt vaste procedures. Voordat begonnen wordt met een
nieuwe tekening dient de tekenaar van de afdeling Verkeer met behulp van de
Windows Verkenner eerst op de lokale vaste schijf (de C-schijf) de voor het
betrokken project benodigde mappen aan te maken. De nieuwe tekening dient
na het opstarten van MicroStation, dit is de naam van de tekenapplicatie (CAD),
in deze nieuwe map te worden aangemaakt. Het werken vanaf de C-schijf gaat
sneller en zekerder, want men ondervindt geen problemen als het netwerk onver
hoopt mocht uitvallen. Direct werken vanaf het netwerk (K-schijf) is wel moge
lijk, maar dit wordt niet gedaan omdat het tekenen wordt vertraagd en gebleken
is dat grote en/of ingewikkelde tekeningen vastlopen. Aan het einde van de dag
of op het moment dat niet meer aan de desbetreffende tekening wordt gewerkt
moet de tekenaar deze tekening op de K-schijf zetten. Op de K-schijf moeten
daarvoor ook de benodigde mappen worden aangemaakt alvorens de tekening,
na afgesloten te zijn op de C-schijf, naar het netwerk kan worden gekopieerd.
De contexttermen van de onderzochte toegangensystemen*
Contexttermen Staten van Utrecht
De kern van het systeem van toegangen op het archief van de Staten van Utrecht
is de klassieke inventaris van Muller, die dateert uit het begin van de twintigste
eeuw. De opbouw is chronologisch en daarbinnen hiërarchisch; eerst volgen de
archiefbescheiden van de Staten, vervolgens van de Gedeputeerde Staten, daarna
van aparte commissies en tot slot van de afzonderlijke statenleden. De contextge-
gevens vindt men in de archiefbeschrijvingen, de bijbehorende nota bene's, de
kopnoten, het inventarisschema en de inleiding. De archiefbeschrijvingen geven
aanwijzingen over de herkomst en de bestemming van de stukken. In kopnoten
en nota bene's worden bijzonderheden gegeven niet alleen over de fysieke ken
merken van een bepaald inventarisnummer, maar ook bijvoorbeeld over de
archiefvormer. De structuur van de inventaris is een afbeelding van de logische
structuur van het archief (documentaire context). De lange inleiding geeft
anders dan de inleidingen in latere klassieke inventarissen meer informatie
over de beheerscontext (de lotgevallen van het archief, de geschiedenis van het
archiefbeheer) dan over de ontstaanscontext (en met name de archiefvormer).
De contextgegevens in de twee andere toegangen, de archievenoverzichten in
de provincie Utrecht en in het depot van het Utrechts Archief, zijn merendeels
aan de inventaris ontleend en overlappen elkaar grotendeels. ABS/Archeion
bevat weliswaar soortgelijke contextgegevens, maar is niet als toegang bedoeld
en wordt ook niet als toegang gebruikt.
Van veel gegevens over de context van het archief van de Staten van Utrecht
heeft men destijds expliciete ontsluitingstermen gemaakt door ze als trefwoor
den op te nemen in de indices op de resoluties. In deze trefwoorden kan men
taken, actoren, werkprocessen en typen uit te vaardigen akten herkennen.
Het trefwoordensysteem is niet homogeen. In de indices bij de resoluties van de
Staten van Utrecht staan geografische namen als "Abcoude" naast beroepsgroe
pen "Advocaten". Daarnaast sluiten de trefwoorden elkaar ook niet wederkerig
uit. Verwijzingen naar hetzelfde onderwerp kunnen op meer plaatsen worden
gevonden.8 De trefwoorden verwijzen naar de datum van de resolutie en soms
ook naar het folionummer. Er zijn indices gemaakt in verschillende soorten:
alfabetisch (maar niet lexicografisch), chronologisch en systematisch.
De meeste contextelementen van de scorelijst zijn in de verschillende toegan
gen op de archieven van de Staten van Utrecht niet terug te vinden. Zo worden
met name gegevens over de ontstaanscontext slechts mondjesmaat verstrekt.
Flink gescoord wordt alleen in de beheerscontext.
Contexttermen Gemeente 's-Gravenhage
De meest prominente ontsluitingstermen in het toegangensysteem op het
archief van de gemeente Den Haag zijn de naam van de actor en de relatie tussen
actor en functie/mandaat, die in de structuur van de afzonderlijke toegangen is
afgebeeld. We zien hier de grote invloed van Muller, Feith en Fruin. Zij legden in
hun Handleiding een grote nadruk op de archiefvormer als organiserend princi
pe bij de vorming en ordening van archief en op het behoud of herstel van de
'oude orde' van het archief. De meeste ontsluitingstermen in het Haagse toegan
gensysteem blijken in het gebruikte contextmodel te vallen onder de categorieën
waartoe ook "actor" en "oude orde" (het classificatieschema) behoren. Wat de
archivarissen in Den Haag hebben gedaan is de onderzoeker de weg wijzen naar
de archiefvormer met de Handleiding in hun achterhoofd. Als de onderzoeker de
archiefvormer eenmaal gevonden heeft, moet hij aan de hand van de oude orde
zijn stukken kunnen vinden.
Van de totale lijst aan contextelementen zijn er in het Haagse toegangensys
teem maar weinig als ontsluitingsterm gebruikt. Als contextelementen echter
worden gebruikt, worden ze veelal ook in verschillende toegangen op verschillen
de niveaus gebruikt: in het archievenoverzicht, in De Gemeente Georganiseerd en
in de plaatsingslijst.
Veel contextelementen worden in het toegangensysteem niet expliciet ver
meld. Bij het Archievenoverzicht en De Gemeente Georganiseerd wordt bijvoor
beeld de vestigingsplaats van de actor niet genoemd. Dit komt omdat de makers
ARC HIE F O NT SLUITING IN DE PRAKTIJK
Zie bij lezing van het onderstaande, de tabel op p.230.
216
THEO THOMASSEN EA. ARCH IE F O NTS LUIT ING VANUIT DE CONTEXT
8 Theo Thomassen, De indices op de resoluties van de Staten-Generaal (Leiden, doctoraalscriptie, 1985), par.2 en
217
