Het tekeningenarchief van het ingenieursbureau van de gemeente Den Haag
Henk Duits onderzocht het bevragingssysteem van een dynamisch digitaal
archief: het digitale tekeningenarchief van de afdeling Verkeer van het gemeente
lijke ingenieursbureau Den Haag (IbDH). Dit tekeningenarchief wordt gebruikt
door de tekenaars van het IbDH, niet door externen. De toegankelijkheid wordt
hier niet zoals in een papieren omgeving gerealiseerd door afzonderlijke toegan
gen, maar door de bevragingsopties die binnen het gebruikte applicatieprogram
ma zijn gecreëerd. In concreto worden de zoekmogelijkheden vooral bepaald door
de mappenstructuur van het archief en de bestandsnamen die aan de tekeningen
worden gegeven. Een documentbeheersysteem is niet voorhanden. De uitbreiding
van de applicatie MicroStation met een beheermodule naast de applicatiesoft-
ware en de database wordt momenteel wel overwogen.
De context van de onderzochte archieven
Contextonderzoek
Voordat per toegangensysteem werd vastgesteld welke contexttermen daadwerke
lijk als ontsluitingstermen werden gebruikt, werd eerst in beeld gebracht hoe de
archivistische context van de betrokken archieven eruit zag en bij vorming eruit
had uitgezien. In de meeste gevallen zijn essentiële gegevens over de ontstaans-
context (mandaat, actor, functie en bedrijfsproces) binnen de organisatie voor
handen of op te sporen in de literatuur of het archief zelf. Bij contextonderzoek
ligt het accent echter van oudsher op documentaire context, en dat komt door
dat die documentaire context -en de structuur van het archief in het bijzonder-
in meer of mindere mate zichtbaar blijft zolang nog van archief sprake is en
doordat de ontstaanscontext althans voor een deel kan worden gereconstrueerd
vanuit de documentaire context, die in veel gevallen van die ontstaanscontext is
afgeleid. Ondanks de gezamenlijk gehanteerde methodiek van het gebruik van de
scorelijst met contextelementen, leidden de vier onderzoeken niet in alle opzich
ten tot gelijksoortige resultaten. Deze verschillen werden veroorzaakt door de
verschillen in belangstelling van de vier onderzoekers en uit de opvallende
eigenaardigheden van de vier archieven.
De context van het archief van de Staten van Utrecht7
Muller beschouwde de vergadering van de Staten van Utrecht als de archiefvormer
van het hele archief van 1375 tot 1810. Latere archivarissen onderscheidden meer
archiefvormers: de Statenvergadering uit de landsheerlijke tijd (tot 1581), de
Statenvergadering uit de tijd van de Republiek (1581-1810) en de financiële instel
lingen. Blijkens de inrichting van hun inventarissen beschouwden ze de Geëligeerde
Raden, 1627-1795; de Ridderschap 1618-1814, en de Commissies van de centrale
regering te Brussel betreffende Utrechtse aangelegenheden, 1528-1553, niet als
afzonderlijke archiefvormers: hun archieven zijn beschreven in de inventaris van
het verzelfstandigde archief van de Staten uit de tijd van de Republiek.
De Statenvergadering had wetgevende en bestuurlijke macht en besliste en
adviseerde in uiteenlopende zaken. Het baseerde zijn besluiten zo mogelijk op
precedenten: elke besluit werd getoetst aan eerdere besluiten. De leden van de
vergadering, en in het bijzonder de vertegenwoordigers van de steden, moesten
verantwoording afleggen aan hun committenten. Besluiten werden daarom zorg
vuldig vastgelegd in resoluties en de toegankelijkheid van de resoluties had bij de
ontsluiting de hoogste prioriteit.
Het archief van de Staten van Utrecht uit de tijd van de Republiek is gevormd
volgens de regels van het resolutiestelsel. De series resoluties (besluiten) vormen
de kern van het archief. Men heeft alle stukken die in een bepaalde zaak hebben
gediend in verband gebracht met de resolutie die in die zaak is genomen doordat
men de datum van die resolutie op die bijlagen heeft vermeld. Hoewel de bijlagen
worden bewaard in afzonderlijke series (ingekomen brieven, minuten van uit
gaande brieven, ingekomen rapporten en rekeningen enz.) zijn ze via de datum
van behandeling altijd met de genomen resolutie en dus ook met elkaar in
verband te brengen. De resoluties zelf zijn door indices ontsloten; via de indices
kan men de resoluties en via de resoluties kan men de bijlagen vinden.
De context van het archief van het Gemeentebestuur te 's-Gravenhage 1937-1952
Onderzoek naar de ontstaanscontext van het archief van het Gemeentebestuur
van 's-Gravenhage 1937-1952, datberustin het Haagse Gemeentearchief (HGA),
is niet heel complex: de gemeente Den Haag doet en deed wat elke gemeente doet
en deed. Bovendien is de gemeentelijke organisatie van Den Haag, inclusief de
functies en de structuur van de gemeentelijke organen en diensten uitvoerig
beschreven in De Gemeente Georganiseerd, één van de onderzochte toegangen.
Vooraf was de aanname dat de inrichting van de registratuur overeen zou
komen met die van de archieven van andere gemeenten en dat het archief dus
zou zijn geordend met behulp van de code VNG. Bij nader inzien bleek het
archief echter niet strikt zaaksgewijs geordend. Slechts een gedeelte was gebrek
kig geordend volgens de code VNG en dat had niet eens echte (zaak)dossiers
opgeleverd. Alle stukken met één code waren opgeborgen in één omslag, en dat
had geresulteerd in een onderwerpsgewijze ordening, met onderwerpen die aan
de code VNG waren ontleend. Waarom een aantal afdelingen de code in het
geheel niet gebruikte, is niet duidelijk geworden.
De organisatorische context is in het archiveringssysteem nauwelijks expli
ciet gemaakt.
De context van de archieven van de centrale overheid op het beleidsterrein
landinrichting
Op het beleidsterrein Landinrichting zijn veel actoren actief. Een van die actoren
is de Dienst Landelijk Gebied (DLG). Dit is een uitvoerende dienst van het
Ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij, die bestaat uit de DLG
Centrale eenheid in Den Haag en 6 DLG's verspreid over het land. De ontstaans
context van de betrokken archieven is verder uitputtend beschreven in de toegan
gen die hieronder worden behandeld en met name in het RIO.
Het archief is zaaksgewijs geordend. In 1990 en 1993 is de functionele
analyse zoals deze door PIVOT wordt opgevat uitgangspunt van de archivering.
ARC HIE F O NT SLUITING IN DE PRAKTIJK
7 S. Groenveld, "De staatsinstellingen in de Republiek omstreeks 1609", in: S. Groenveld, H. L. Ph.
Leeuwenberg, N. Mout en W. M. Zappey, De kogel door de kerk? De opstand in de Nederlanden en de rol van de
214
THEO THOMASSEN EA. ARCH IE F O NTS LUIT ING VANUIT DE CONTEXT
Unie van Utrecht (Zutphen 1979) 142- 151 en C. A. Rutgers ea, Van standen tot staten; 600 jaar Staten van
Utrecht 1375-1975. Stichting Stichtse Historische Reeks 1 Utrecht 1975.
215
