archiefbeschrijvingen enz. Hierdoor konden verschillende typen toegangen op het voorkomen van contextgegevens met elkaar worden vergeleken. Sluitstuk van de operatie werd de vergelijking van de scores van de vier toegangensystemen die door de vier onderzoekers waren geanalyseerd.6 De onderzochte toegangensystemen Typen gebruikers, archieven en toegangen In het onderzoek werd het gezichtspunt gekozen van de eindgebruiker van over heidsarchief in de dynamische dan wel de statische beheersfase. De toegankelijk heid van particulier archief, een onderwerp dat in het begin van de opleiding aan de orde was geweest bij de behandeling van de opdracht "beschrijf je eigen archief", bleef hier buiten beschouwing. Stilzwijgend werd er vanuit gegaan dat overheidsar chief door de openbaarheidseisen die in de Archiefwet en de Wet Openbaarheid Bestuur zijn vastgelegd, het meest toegankelijke archief zou moeten zijn. Bij de keuze van de onderzoeksobjecten werd een zo groot mogelijke variatie nagestreefd. Zowel papieren als digitaal archief moesten aan de orde komen, zowel dynamisch als statisch archief zouden bij het onderzoek moeten worden betrokken en bij papieren archief moest aan verschillende registratuurstelsels aandacht worden besteed. Gekozen werd voor de toegangensystemen van het archief van de Staten van Utrecht 1581-1810, het archief van het gemeentebestuur van 's-Gravenhage 1937-1952, de archieven op het beleidsterrein Landinrichting 1945-1993 van het ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij (LNV) en het tekeningen archief van het ingenieursbureau van de gemeente Den Haag (IbDH). In de eerste fase van het onderzoek werden deze archieven en de bijbehorende toegangensyste men aan nadere analyse onderworpen. Hoewel de aannames over het karakter van deze archieven niet in alle opzichten stand hielden, bleken ze gezamenlijk te voldoen aan de vooraf gestelde eis, dat ze als onderzoeksobjecten een zo breed mogelijke variëteit moest vertonen. De Staten van Utrecht 1581-1810 Annelot Vijn onderzocht het toegangensysteem van een seriearchief uit het ancien régime. Zij koos voor het archief van de Staten van Utrecht (1375-1810), dat ongeveer 230 ml meet en bewaard wordt in het Utrechts Archief, en con centreerde zich daarbij op het archief uit de periode 1581-1810. Het toegangen systeem, voor zover de studiezaal van Het Utrechts Archief aanwezig, bleek te bestaan uit een archievenoverzicht (A.N. Beets, H.L.Ph. Leeuwenberg en J. G. Riphaagen, De archieven in Utrecht. Overzichten van de archieven en verzame lingen in de openbare archiefbewaarplaatsen in Nederland, deel XI, Alphen aan de Rijn 1985, pag. 65), een depotoverzicht (Alfabetische lijst van geïnventariseerde archieven. Het Utrechts Archief, versie november 2000), een klassieke inventaris (S. Muller Fz.; Catalogus van het archief der Staten van Utrecht 1375-1813, Utrecht 1916), eigentijdse indices op de resoluties in het archief zelf (inv. nrs. 246-1, 251, 254-1, 269-1 en 271-1) en een archiefbeheersysteem (ABS/Archeion). Het gemeentebestuur van 's-Gravenhage 1937-1952 Robert van Vuuren onderzocht het toegangensysteem van een overgebracht dos sierarchief van rond het midden van de twintigste eeuw. Hij koos voor het archief van het Gemeentebestuur Den Haag 1937-1952, berustend in het Haags Gemeen tearchief (HGA). Het toegangensysteem bleek in hoofdzaak te bestaan uit het archievenoverzicht van het Haags Gemeentearchief (Overzicht van de archieven berustende in het HGA, 1-1-1999), een institutioneel overzicht (R. Grootveld en R. Spork, De Gemeente Georganiseerd, Den Haag 1994), een plaatsingslijst (R. Grootveld en R. Spork, Plaatsingslijst van het archief van het Gemeentebestuur, (1888) 1937-1952 (195?) en daarbij gedeponeerde archieven, 1928-1954, Den Haag 1993) en de indicateur in het archief zelf. Het beleidsterrein Landinrichting 1945-1993 Jacqueline Stroet onderzocht het toegangensysteem van een beleidsterrein uit de tweede helft van de twintigste eeuw: het beleidsterrein Landinrichting van LNV. In het onderzoek ging de aandacht zowel uit naar de toegankelijkheid in de dynamische fase in het archiefbeheer, waarin een minister de zorgdrager is, en de statische fase, waarin de betrokken archieven door het Algemeen Rijksarchief worden beheerd. Het statisch archief is ontsloten met behulp van de PIVOT-methode. Zoals bekend is deze methode ontwikkeld om beleidsterreinen van de overheid te beschrijven in termen van handelingen. Het PIVOT-instrumentarium bestaat in dit geval in de eerste plaats uit een RIO of rapport institutioneel onderzoek, waarin de handelingen op het terrein van de landinrichting worden opgesomd (RIO 59. Met rede gekaveld. Een institutioneel onderzoek naar taken en handelingen van actoren op het terrein van de landinrichting, 1945-1993. Den Haag: ARA/ PIVOT, 2000). Een ander instrument in het PIVOT-instrumentarium is het BSD of basisselectiedocument, dat het RIO volgt en daardoor de vorm heeft van een lijst van handelingen die door een of meerdere actoren of organen worden uitge voerd. (Basis Selectie Document voor het overheidsbeleidsterrein Landinrichting in de periode 1945-1995, PIVOT). Het derde PIVOT-instrument is de institutionele toegang, in dit geval zelfs drie institutionele toegangen op de gegevensbestanden over de periode 1935-1995 met betrekking tot het beleidsterrein Landinrichting, waarvan alleen die over 1945-1995 (ARA-toegang 5.059.01) is bekeken. Daarnaast kan het archiefbeheersysteem ABS/Archeion, hoewel bedoeld als beheersinstrument, als toegang voor in de statische fase worden gebruikt. Voor de dynamische en semi-statische fase bestaat het toegangensysteem uit een archievenoverzicht, opgemaakt als rapportage naar het ARA, met de bouwstenen daarvoor, namelijk de vragenlijsten die jaarlijks door de DIV-afdelingen van de directies zijn ingevuld, uit een ordeningsplan (Ordeningsplan voor de directie Dienst Landelijk Gebied DLG, september 1998), waarin bewaartermijnen en verwijzingen naar handelingnummers uit een BSD zijn opgenomen, uit een lijst van zorgdragers van archieven (Verkaveling van de beheersverantwoordelijkheid voor LNV-archieven, januari 2000) en uit concordanties van perceelnummer, kavelnummer en/of eigennaam op de nummers die toegang geven tot de over gedragen dossiers. Buiten beschouwing gebleven zijn digitale toegangen, omdat die nog niet beschikbaar waren bij de centrale staf voor het informatiebeleid FDA. Het gaat om het post- en archiveringssysteem Trace, ingevoerd sinds de zomer van 1998 als opvolger van het programma Arend. ARC HIE F O NT SLUITING IN DE PRAKTIJK 6 Die vergelijking vond plaats op basis van een tabel waarin de scores van alle toegangen waren opgenomen: zie hiervoor de bijlage. 212 THEO THOMASSEN EA. ARCH IE F O NTS LUIT ING VANUIT DE CONTEXT 213

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2001 | | pagina 108