archiefbeschrijvingen enz. Hierdoor konden verschillende typen toegangen op
het voorkomen van contextgegevens met elkaar worden vergeleken. Sluitstuk van
de operatie werd de vergelijking van de scores van de vier toegangensystemen die
door de vier onderzoekers waren geanalyseerd.6
De onderzochte toegangensystemen
Typen gebruikers, archieven en toegangen
In het onderzoek werd het gezichtspunt gekozen van de eindgebruiker van over
heidsarchief in de dynamische dan wel de statische beheersfase. De toegankelijk
heid van particulier archief, een onderwerp dat in het begin van de opleiding aan
de orde was geweest bij de behandeling van de opdracht "beschrijf je eigen archief",
bleef hier buiten beschouwing. Stilzwijgend werd er vanuit gegaan dat overheidsar
chief door de openbaarheidseisen die in de Archiefwet en de Wet Openbaarheid
Bestuur zijn vastgelegd, het meest toegankelijke archief zou moeten zijn. Bij de
keuze van de onderzoeksobjecten werd een zo groot mogelijke variatie nagestreefd.
Zowel papieren als digitaal archief moesten aan de orde komen, zowel dynamisch
als statisch archief zouden bij het onderzoek moeten worden betrokken en bij
papieren archief moest aan verschillende registratuurstelsels aandacht worden
besteed. Gekozen werd voor de toegangensystemen van het archief van de Staten
van Utrecht 1581-1810, het archief van het gemeentebestuur van 's-Gravenhage
1937-1952, de archieven op het beleidsterrein Landinrichting 1945-1993 van het
ministerie van Landbouw, Natuurbeheer en Visserij (LNV) en het tekeningen
archief van het ingenieursbureau van de gemeente Den Haag (IbDH). In de eerste
fase van het onderzoek werden deze archieven en de bijbehorende toegangensyste
men aan nadere analyse onderworpen. Hoewel de aannames over het karakter
van deze archieven niet in alle opzichten stand hielden, bleken ze gezamenlijk
te voldoen aan de vooraf gestelde eis, dat ze als onderzoeksobjecten een zo breed
mogelijke variëteit moest vertonen.
De Staten van Utrecht 1581-1810
Annelot Vijn onderzocht het toegangensysteem van een seriearchief uit het
ancien régime. Zij koos voor het archief van de Staten van Utrecht (1375-1810),
dat ongeveer 230 ml meet en bewaard wordt in het Utrechts Archief, en con
centreerde zich daarbij op het archief uit de periode 1581-1810. Het toegangen
systeem, voor zover de studiezaal van Het Utrechts Archief aanwezig, bleek te
bestaan uit een archievenoverzicht (A.N. Beets, H.L.Ph. Leeuwenberg en
J. G. Riphaagen, De archieven in Utrecht. Overzichten van de archieven en verzame
lingen in de openbare archiefbewaarplaatsen in Nederland, deel XI, Alphen aan de
Rijn 1985, pag. 65), een depotoverzicht (Alfabetische lijst van geïnventariseerde
archieven. Het Utrechts Archief, versie november 2000), een klassieke inventaris
(S. Muller Fz.; Catalogus van het archief der Staten van Utrecht 1375-1813, Utrecht
1916), eigentijdse indices op de resoluties in het archief zelf (inv. nrs. 246-1,
251, 254-1, 269-1 en 271-1) en een archiefbeheersysteem (ABS/Archeion).
Het gemeentebestuur van 's-Gravenhage 1937-1952
Robert van Vuuren onderzocht het toegangensysteem van een overgebracht dos
sierarchief van rond het midden van de twintigste eeuw. Hij koos voor het archief
van het Gemeentebestuur Den Haag 1937-1952, berustend in het Haags Gemeen
tearchief (HGA). Het toegangensysteem bleek in hoofdzaak te bestaan uit het
archievenoverzicht van het Haags Gemeentearchief (Overzicht van de archieven
berustende in het HGA, 1-1-1999), een institutioneel overzicht (R. Grootveld en
R. Spork, De Gemeente Georganiseerd, Den Haag 1994), een plaatsingslijst
(R. Grootveld en R. Spork, Plaatsingslijst van het archief van het Gemeentebestuur,
(1888) 1937-1952 (195?) en daarbij gedeponeerde archieven, 1928-1954, Den Haag
1993) en de indicateur in het archief zelf.
Het beleidsterrein Landinrichting 1945-1993
Jacqueline Stroet onderzocht het toegangensysteem van een beleidsterrein uit
de tweede helft van de twintigste eeuw: het beleidsterrein Landinrichting van
LNV. In het onderzoek ging de aandacht zowel uit naar de toegankelijkheid in
de dynamische fase in het archiefbeheer, waarin een minister de zorgdrager is,
en de statische fase, waarin de betrokken archieven door het Algemeen
Rijksarchief worden beheerd.
Het statisch archief is ontsloten met behulp van de PIVOT-methode. Zoals
bekend is deze methode ontwikkeld om beleidsterreinen van de overheid te
beschrijven in termen van handelingen. Het PIVOT-instrumentarium bestaat
in dit geval in de eerste plaats uit een RIO of rapport institutioneel onderzoek,
waarin de handelingen op het terrein van de landinrichting worden opgesomd
(RIO 59. Met rede gekaveld. Een institutioneel onderzoek naar taken en handelingen
van actoren op het terrein van de landinrichting, 1945-1993. Den Haag: ARA/
PIVOT, 2000). Een ander instrument in het PIVOT-instrumentarium is het BSD
of basisselectiedocument, dat het RIO volgt en daardoor de vorm heeft van een
lijst van handelingen die door een of meerdere actoren of organen worden uitge
voerd. (Basis Selectie Document voor het overheidsbeleidsterrein Landinrichting in
de periode 1945-1995, PIVOT). Het derde PIVOT-instrument is de institutionele
toegang, in dit geval zelfs drie institutionele toegangen op de gegevensbestanden
over de periode 1935-1995 met betrekking tot het beleidsterrein Landinrichting,
waarvan alleen die over 1945-1995 (ARA-toegang 5.059.01) is bekeken.
Daarnaast kan het archiefbeheersysteem ABS/Archeion, hoewel bedoeld als
beheersinstrument, als toegang voor in de statische fase worden gebruikt.
Voor de dynamische en semi-statische fase bestaat het toegangensysteem uit een
archievenoverzicht, opgemaakt als rapportage naar het ARA, met de bouwstenen
daarvoor, namelijk de vragenlijsten die jaarlijks door de DIV-afdelingen van de
directies zijn ingevuld, uit een ordeningsplan (Ordeningsplan voor de directie
Dienst Landelijk Gebied DLG, september 1998), waarin bewaartermijnen en
verwijzingen naar handelingnummers uit een BSD zijn opgenomen, uit een lijst
van zorgdragers van archieven (Verkaveling van de beheersverantwoordelijkheid
voor LNV-archieven, januari 2000) en uit concordanties van perceelnummer,
kavelnummer en/of eigennaam op de nummers die toegang geven tot de over
gedragen dossiers. Buiten beschouwing gebleven zijn digitale toegangen, omdat
die nog niet beschikbaar waren bij de centrale staf voor het informatiebeleid
FDA. Het gaat om het post- en archiveringssysteem Trace, ingevoerd sinds de
zomer van 1998 als opvolger van het programma Arend.
ARC HIE F O NT SLUITING IN DE PRAKTIJK
6 Die vergelijking vond plaats op basis van een tabel waarin de scores van alle toegangen waren opgenomen:
zie hiervoor de bijlage.
212
THEO THOMASSEN EA. ARCH IE F O NTS LUIT ING VANUIT DE CONTEXT
213