Het zijn vooral de metagegevens over de ontstaanscontext en de documentaire
context van archief die voor het ontsluiten van dat archief goed bruikbaar zijn.
Maar ook van de ontstaanscontext en de documentaire context worden niet alle
gegevens als ontsluitingstermen gebruikt. Het aantal contextgegevens en zelfs het
aantal contextgegevens over herkomst en organisatie is nagenoeg oneindig. Bij
het toegankelijk maken van archief moet men dus keuzes maken, in het besef dat
bepaalde contextgegevens de toegankelijkheid meer kunnen helpen vergroten
dan andere. Het onderzoek moest uitwijzen hoe de keuzes in verschillende toe
gangensystemen waren uitgevallen.
Context, contextmodel, contextelementen
Vooraf werd afgesproken wat in het kader van dit werkcollege onder context
zou worden verstaan, welk contextmodel zou worden gehanteerd en welke con
textelementen in dat model zouden worden onderscheiden. Daarbij diende het
jaarboek 2000 van de Stichting Archiefpublicaties, dat gewijd was aan het thema
"Context. Interpretatiekaders in de archivistiek", en in het bijzonder de artikelen
van Thomassen en Hofman als methodisch uitgangspunt.1
Het begrip ('archivistische') context wordt door Thomassen gedefinieerd als
"de samenhangende omgevingselementen die bepalen hoe archief wordt gegene
reerd, gestructureerd en bevraagd."2 In deze benadering is 'archief procesgebon
den informatie. Het organisatieniveau van die procesgebonden informatie wordt
niet gedefinieerd: het kan gaan om het individuele archiefdocument, om een
heel archief en om alles wat daartussen zit. Deze benadering omzeilt het onder
scheid tussen toegangen op micro-, meso- en macroniveau, een onderscheid
waaraan toegangen zich niet altijd willen houden en dat in ieder geval in een
digitale omgeving en bij toegangen op functies weinig betekenis heeft.3
Thomassen onderscheidt drie typen contextmodellen: beschrijvingsmodellen,
waarin de contextelementen dienst doen als elementen voor de beschrijving van
statisch archief, analysemodellen, die gericht zijn op de analyse van archief van
uit zijn omgevings- en vooral zijn ontstaansfactoren, en ontwerpmodellen, die
contextelementen definiëren die moeten worden gebruikt als metadata voor de
toegankelijkheid van documenten die moeten worden opgenomen in een digitaal
archiveringssysteem. Het lag voor de hand om in eerste instantie naar een gene
riek ontwerpmodel te kijken, omdat daarin alle contextelementen die in een spe
cifieke toepassing van belang zouden kunnen zijn moeten worden gedefinieerd
en alle contextelementen expliciet moeten worden gemaakt die in andere model
len of in concrete toepassingen impliciet blijven. Het enige nauwkeurig uitge
werkte generieke contextmodel dat beschikbaar was, is het model van Hofman.
Het contextmodel van Hofman
Binnen de archivistische context maakt Hofman onderscheid tussen gegevens
over de ontstaanscontext en gegevens over de beheerscontext. Binnen de beheers-
context onderscheidt hij het beheersregime (gegevens over beheersregels), de
documentaire context (gegevens over de documentaire relaties binnen het
archief), het administratief beheer (gegevens over de vindplaats en de raadple-
ging van het archief) en de technische context (gegevens over bewaarcondities
en eventueel over software en hardware). Binnen de ontstaanscontext onder
scheidt hij vier typen contextgegevens: mandaat, actor, functie en bedrijfsproces.
Contextelementen die verwijzen naar de reden waarom de handelingen worden
verricht die archief genereren, de wettelijke basis dus van die handelingen,
noemt hij mandaat. De actor is degene die die handelingen verricht. De functie
verwijst naar de handelingen zelf, naar wat daadwerkelijk wordt verricht. Het
bedrijfsproces tenslotte is het antwoord op de vraag hoe, waar en wanneer han
delingen worden verricht. Mandaat, actor en functie bepalen het bedrijfsproces
en het bedrijfsproces op zijn beurt bepaalt welke archiefbescheiden worden
gecreëerd en hoe die eruitzien. Hofman heeft een model van de ontstaans
context in zijn artikel opgenomen en een systematische lijst van alle context
gegevens in een bijlage eraan toegevoegd.4
De aanpak van het onderzoek
Doel van het werkcollege was vast te stellen welke gegevens over de context van
archief in toegangensystemen als ontsluitingstermen werden gebruikt. Om dit
vast te stellen werden de contextgegevens in de verschillende toegangensystemen
geïdentificeerd en met een lijst van mogelijke contextgegevens vergeleken. Op
basis daarvan zou dan tenslotte een vergelijking op het voorkomen van bepaalde
typen contextgegevens worden gemaakt tussen de toegangensystemen die con
creet object van onderzoek waren. Eerst werd dus op basis van de lijst van
Hofman een checklist of scorelijst opgesteld. Daarbij werd in de eerste plaats
vastgesteld, dat de typen contextgegevens in de lijst van Hofman die verwezen
naar de beheerscontext (zoals gegevens over fysieke bewaring, beperking van de
toegankelijkheid, restauratie, migratie en beschrijving) niet bedoeld en geschikt
waren om als ontsluitingstermen te dienen en buiten de checklist konden wor
den gelaten, die zich daardoor tot de ontstaanscontext zou beperken. De ont
staanscontext werd enigszins uitgebreid door aan de typen gegevens die Hofman
onder de documentaire context heeft gerangschikt enkele specificaties toe te
voegen, zoals gegevens over bronnen en toegangen waarnaar in de desbetreffende
toegang wordt verwezen. Na een gastcollege van Hofman (waarin onder meer
duidelijk werd dat het element 'structuur van het archief' overeen kwam met
contextelementen die bij hem onder documentaire context waren opgevoerd)
werd de uiteindelijke checklist of scorelijst vastgesteld.5 Na het vaststellen van
de lijst moesten de onderzoekers meten welke contextelementen in het door hen
gekozen toegangensysteem als ontsluitingstermen waren gebruikt. Het leek niet
bij voorbaat vast te staan dat alle gegevens over de ontstaanscontext die in toe
gangen zouden worden aangetroffen ook bedoeld waren om het archief toegan
kelijker te maken voor de gebruiker. Daarom werden alleen die contextgegevens
gescoord die in de toegang waren opgenomen om de gebruiker dichter bij de
gezochte informatie te brengen. Behalve expliciete contextgegevens werd ook op
impliciete contextgegevens gelet. Bij het invullen van de checklist werd nauwkeu
rig aangegeven op welke plaats in het toegangensysteem de gevonden contextge
gevens waren aangetroffen: in een gids, in de inleiding op de inventaris, in de
ARC HIE F O NT SLUITING IN DE PRAKTIJK
1 Theo Thomassen, "Het begrip context in de archiefwetenschap" in: Context. Interpretatiekaders in de archi
vistiekjaarboek 2000 van de Stichting Archiefpublicaties, 15-28; Hans Hofman, "Een uitdijend heelal?
Context van archiefbescheiden", ibid. 45-65.
2 Thomassen, Context, 24.
210
THEO THOMASSEN EA. ARCH IE F O NTS LUIT ING VANUIT DE CONTEXT
3 Zie over deze niveaus Theo Thomassen, "Klassieke toegangen op archieven: een overzicht" in deze bundel p.103.
4 Het model in: Hofman, Uitdijend heelal 58; de bijlage 62-63.
5 Hofman, Uitdijend heelal 62-63.
211
