Archiefontsluiting vanuit de context:
een kwestie van kiezen
In dit hoofdstuk staan we nog eens stil bij de wijze waarop archiefontsluiting in
de praktijk plaatsvindt. Het artikel van Horsman beschrijft de wijzen waarop,
ook in internationale context, toegankelijkheid op macroniveau wordt geboden:
het archievenoverzicht. Belangrijk is de constatering dat door nieuwe technolo
gieën de wens van de gebruiker tot 'doorzoekbaarheid' eindelijk zal kunnen
worden gehonoreerd. Opmerkelijk is evenwel dat zelfs op het tamelijk eenduidige
niveau van het nationale archievenoverzicht digitale resultaten moeizaam tot
stand komen.
Het artikel van Van Maanen over de Leidse stadsarchieven toont nog eens aan
hoe weerbarstig de klassieke praktijk van het inventariseren is. In het licht van de
bijdragen in het tweede hoofdstuk van deze bundel, 'van klassiek tot postcusto-
diaal', komt bovendien nog eens pregnant het besef naar voren dat de klassieke
inventaris als Findbuch een problematische toekomst heeft als zoekinstrument
in een digitale omgeving.
Tenslotte behandelen Thomassen e.a. de aard en de omvang van contextelemen
ten in archiefgidsen en -toegangen. De auteurs wijzen op de steeds groter wor
dende wisselwerking tussen archivaris en gebruiker en benadrukken daarmee
nog eens dat de archivaris a) de toegankelijkheid in toenemende mate vanuit
de vraagzijde moet benaderen en b) bij het 'organiseren' van toegankelijkheid
keuzes moet maken. Zoals hierboven reeds gesteld, bepaalt de archivaris met zijn
keuzes de toegankelijkheid van een belangrijk deel van het historisch domein.
Nadere bestudering van de impliciete en expliciete keuzes die de archivaris maakt
in zijn praktische ontsluitingswerkzaamheden kan een essentiële bijdrage leveren
aan de ontwikkeling en verbetering van de toegankelijkheidsinstrumenten in een
digitale omgeving.
Inleiding
"Archivistische context en toegankelijkheid" was het thema waaraan in het
tweede trimester van het studiejaar 2000-2001 het doctoraalwerkcollege Boek-,
Archief- en Informatiewetenschap van de Universiteit van Amsterdam was
gewijd. Doel van het college was om op basis van onderzoek naar toegangen van
verschillende typen verschillende manieren te identificeren waarop gegevens over
de context van archieven werden en worden gebruikt om die archieven toeganke
lijk te maken. Het onderzoek werd onder begeleiding van Theo Thomassen uitge
voerd door Henk Duits, Jacqueline Stroet, Annelot Vijn en Robert van Vuuren.
Ieder van hen onderzocht een specifiek toegangensysteem met de bedoeling de
onderzoeksresultaten met elkaar te vergelijken. Ieder van hen maakte van zijn of
haar bevindingen een presentatie en een verslag. Deze verslagen vormden de
basis voor dit artikel, dat verder in grote lijnen de loop van de colleges en het
onderzoek volgt.
In dit artikel worden eerst de kernbegrippen in het onderzoek, het in het
onderzoek gebruikte contextmodel en de gehanteerde onderzoeksaanpak bespro
ken. Vervolgens worden de onderzoeksobjecten nader geanalyseerd, dan worden
de concrete onderzoeksresultaten gepresenteerd en tenslotte worden enkele alge
mene conclusies getrokken. In een algemeen theoretisch kader voorziet dit
artikel niet. Daarvoor wordt verwezen naar de artikelen van Thomassen over toe
gankelijkheid en klassieke toegangen elders in dit jaarboek. Daar vindt men ook
verwijzingen naar de relevante litteratuur.
Het kader van het onderzoek
Het gebruik van contextgegevens als ontsluitingstermen
Een archivistische toegang ontsluit archief door het af te beelden of te represen
teren. Zo'n afbeelding of representatie bestaat uit archivistische metadata, gege
vens over de inhoud, de structuur en de context van het archief. Dergelijke
gegevens zijn in die toegang zodanig georganiseerd dat ze als verwijzings- of refe
rentiesysteem kunnen dienen. Niet alle gegevens over de context van het archief
worden in een toegang op dat archief opgenomen. Veel contextgegevens, zoals de
gegevens over het archiefbeheerregime en over de technische context, worden
voor gebruikt voor andere doeleinden dan de ontsluiting van het archief, zoals
het logistieke en fysieke beheer. Zij doen hun zegenrijke arbeid onder de motor
kap van het informatiesysteem, zonder dat de gebruiker er omkijken naar heeft.
ARC HIE F O NT SLUITING IN DE PRAKTIJK
208
THEO THOMASSEN, HENK DUITS, JACQUELINE STROET,
ANNELOT VIJN, ROBERT VAN VUUREN
209
