toraat-generaal strafinrichtingen en van het 'voogdijministerie' van het Rijks archief41, die enkele projectmedewerkers ter beschikking stelden, werden deze grote archiefbestanden geordend en beschreven.42 Dit acquisitie- en inventari- satieproject leverde een schat aan informatie op over de archiefvorming bij een grote diversiteit aan instellingen en leidde tot een conceptarchiefschema dat gaandeweg werd aangevuld en bijgestuurd. Het tweede en o.i. belangrijkste deel van het institutioneel onderzoek heeft tot doel de archiefvorming nauwkeurig in kaart te brengen. Van alle series of docu menttypes die eens door de instellingen opgemaakt of ontvangen werden, werd een beschrijvingsfiche opgemaakt bestaande uit de volgende elementen: een correcte beschrijving van het document (de naam van de serie of het stuk en de eventuele varianten van die naam, zowel in het Nederlands als in het Frans43), de relevante wettelijke referentie(s) of formele norm(en) die de administratieve procedure en de handeling(en) voorschreven en tenslotte een uitvoerige inhou delijke beschrijving van het stuk en alle nuttige informatie over de evolutie die context, vorm en inhoud in de loop van de tijd ondergingen. Bijzondere aan dacht wordt besteed aan de samenhang tussen documenten onderling. De fiches werden geordend volgens de verschillende organisatieonderdelen van de instel lingen. Bij elke gevangenis maken we normaliter een onderscheid tussen het archief van de administratieve commissie en dat van de gevangenis stricto sensu. Bij deze laatste onderscheiden we de volgende suborganisaties: de directie (algemeen beheer, personeel, gebouwen, materieel beheer, financieel beheer, organisatie van de strafinrichting (bijvoorbeeld organisatie van de gevangenisar- beid) en toezicht op de gedetineerden), de (griffie van de) strafinrichting (straf inrichting algemeen, arresthuis, strafhuis, huis van bewaring, provoosthuis, justitiehuis), de psychiatrische afdeling, de dienstboekhouding (rekenplichtige van de strafinrichting, rekenplichtige van de gevangenisarbeid), de bibliotheek en de educatieve dienst en tenslotte de medische dienst (ziekenboeg). Hierna publiceren we enkele voorbeelden uit de hoofdstukken 'Archief van de administratieve commissie' en 'Archief van de gevangenis. Afdeling I. Directie'. CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK 41 De Federale Diensten voor Wetenschappelijke, Culturele en Technische Aangelegenheden (DWTC). 42 Meer hierover bij K. Veile en B. Rzoska, 'Het Rijksarchief en de archieven van gevangenissen en interne ringscentra: een stand van zaken', in Mededelingenblad van de Belgische Vereniging voor Nieuwste Geschiedenis (1997) 13-17; K. Veile, 'Gevangenisarchieven als bron voor de familiegeschiedenis', in Vlaamse Stam (1998) 217-231 en K. Veile, De Belgische Rijksarchiefdienst en de strafrechtsgeschiedenis van de negentiende en twintigste eeuw (ter perse in Pro Memorie (2000)). 43 Het Frans was tot in de jaren 1930 de enige voertaal van de Belgische administratie. 190 KAREL VELLE INSTITUTIONEEL ONDERZOEK I.V.M. DE BELGISCHE PENITENTIAIRE SECTOR ARCHIEF VAN DE ADMINISTRATIEVE COMMISSIE BIJ DE GEVANGENIS Jaarstaat van voorstellen voor de uitgaven voor de aankoop en het onderhoud van meubilair (état annuel de propositions de dépenses pour I'achat et l'entretien du mobilier: model nr. 130, art. 488 A.R. (Form., 347-348)) Staat nr. 130 werd in tweevoud opgemaakt door de directeur en door de administratie ve commissie aan de minister vóór 1 september van elk jaar overgemaakt. Aan de hand van dit document maakte elke directie haar voorstellen kenbaar in verband met de ver nieuwing, de herstelling en de aanschaf van het meubilair. Indien de meubels in de gevangenis zelf konden worden vervaardigd, dan werd dit op de staat aan het hoofdbe stuur meegedeeld. Op de staat werden de ruimten vermeld voor dewelke nieuw meubi lair nodig was (kol. 2), werd het bedrag van de uitgave ingeschreven (kol. 4), alsook de redenen die door de directeur werden ingeroepen (kol. 4) en het advies van de admini stratieve commissie (kol. 5). In de rechter kolom werd de beslissing van de hoofdadmi nistratie meegedeeld. De bevoegde directeur stuurde de staat naar de administratieve commissie terug. Staat nr. 130 kon worden vergezeld van een overzicht van niet gebruikte meubels die eventueel ter beschikking konden gesteld worden van andere gevangenissen (releve' des objets mobiliers, neufs ou en dépot, sans emploi et dont il pourrait être disposé pour d'autres prisons: model nr. 131, A.R. (Form., 349)). Deze staat werd alleen door de directeur en de rekenplichtige ondertekend. Eén exemplaar van het document keerde naar de instel ling terug, voorzien van de beslissing van het hoofdbestuur. ARCHIEF VAN DE STRAFINRICHTING I. DIRECTIE A. ALGEMEEN BEHEER BRIEFWISSELING CIRCULAIRES, INSTRUCTIES, DIENSTBEVELEN Register van circulaires en instructies (registre des circulaires et instructions: model nr. 8, reglement van 13 augustus 1856; model nr. 6, reglement van 28 december 18 58; model nr. 142, art. 494 A.R. (Form., 370-371)) Het register van circulaires en instructies bevatte de volgende informatie: de datum en een korte inhoud van de richtlijn, de datum waarop de onderrichting via een dienst bevel aan het personeel werd meegedeeld en het dossier waar de onderrichting in opge slagen werd. In de meeste gevangenissen werden de instructies van de minister aanvankelijk letterlijk in het register overgeschreven, nadien ingeplakt. Op 24 december 1872 besloot de minister dat in de gevangenissen nog slechts één registre de correspondance mocht gehouden worden.44 Elke pagina van het register van dienst bevelen werd door de directeur genummerd, geparafeerd en geviseerd. In de tweede helft van vorige eeuw moet er ook een livre-copie des circulaires et instructions recues (model nr. 73) in gebruik zijn geweest, maar het is niet duidelijk wanneer deze werd ingevoerd.45 In elk geval besloot de minister in een omzendbrief uit 22 april 1887 (Ree. (1887-1888) 83) dat de algemene circulaires en richtlijnen waarvan het personeel via dienstbevelen in kennis werd gesteld niet langer in voornoemd register nr. 73 dienden te worden ingeschreven: "le livre n° 73 sera désormais réservé a la transcription de certaines dépêches, exclusivement relatives a chaque établissement, ainsi qu'a des instructions et observations non reproduites au recueil ou ne faisant pas l'objet d'ordres de service." 44 Deze beslissing werd bevestigd bij omz. M.J. van 27 maart en 28 april 1875 (Ree. (1873-1875) 446, 471). 45 De omz. M.J. van 24 december 1872 (relevé des e'critures: Ree. (1870-1872) 664) verwijst in dit verband naar het art. 8 van het reglement van 13 augustus 1856 en naar de omz. M.J. van 17 mei 1869. 191

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2000 | | pagina 96