de jaarlijkse staat van de toestand van het meubilair, het verslag van de bij eenkomst van de administratieve commissie, enz.), de wijze waarop de perio dieke rapporteringen dienden te gebeuren in verband met het materieel en financieel beheer, enz. Aan de hand van vele honderden circulaires van de minister van Justitie, gericht aan de gevangenisdirecties en administratieve commissies, kunnen de informa tiestromen gereconstrueerd worden: hoe kwam bepaalde informatie tot stand, hoe en door wie werd die informatie verwerkt, aangevuld en doorgegeven. Dat de informatiestromen complex waren leert ook de eenvoudige lectuur van gedrukte formulierboeken die de penitentiaire overheid op geregelde tijdstippen uitbracht. Deze modellenverzamelingen zijn inventarissen van taken en handelingen en de daarbij horende genummerde formulieren. De modellen zijn telkens voorzien van commentaar bij de context of administratieve procedure waarbinnen ze gebruikt moesten worden, welke informatie ze moesten bevatten, op welk tijdstip ze gebruikt en verzonden moesten worden (in hoeveel exemplaren), wie de bestemmelingen waren (het hoofdbestuur, de procureur des Konings, de onder zoeksrechter, de gouverneur of een andere actor die in dit beleidsterrein actief was), wie de formulieren moest ondertekenen, en dies meer. Enkele voorbeelden zijn hier de lijvige Formules relatives au service des prisons (ministère de la Justice) (Brussel, 1906) en de reglementen betreffende de gevangenisboekhouding van 1865, 1891 en 190 636 (met telkens als bijlage een verzameling van de gebruikte formulieren). Vooral bij de boekhoudkundige stukken ondergingen de modellen regelmatig wijzigingen. Niet alleen de nummers van de formulieren veranderden maar vaak ook de vorm en inhoud en de context waarbinnen de informatie gege nereerd werd. Vermelden we hier tot slot dat de circulaires ook informatie bevatten over de zwakke punten in de administratie, over het slecht dossierbeheer of over de vernietiging van archieven. Minister van justitie Van Volxem bijvoorbeeld wilde op 8 oktober 1842 van de provinciegouverneurs weten welke de toestand was waarin de gevangenisarchieven zich bevonden ("Désirant connaitre la situation des archives des prisons, afin de pouvoir au besoin consulter les documents qu'elles renferment"37) en vroeg meer het bijzonder "de vouloir bien me faire parvenir quelques renseignements sur le mode de classification adopté dans chaque prison de votre province, et d'y joindre l'inventaire sommaire des archi ves existant dans chacune d'elles." Minister Bara vroeg op 6 september 1881 aan de leden van de administratieve commissies nauwlettend toe te zien op de archiefzorg en maatregelen te nemen tegen de raadpleging van stukken door onbevoegden: "II a été signalé a mon département que des archives de la commis sion administrative d'une prison secondaire ont été utilisées dans le commerce comme papier d'emballage, et que, ainsi, des personnes étrangères a l'adminis- tration ont pris connaissance de documents administratifs."38 De directeur- generaal van het bestuur van de strafinrichtingen klaagde op 14 maart 1950 over het feit dat de opsluitingsdossiers van de gedetineerden slecht werden bijgehou den: "Aan het griffiehoofd zullen nauwkeurige instructies moeten worden gegeven opdat de stukken die het dossier uitmaken met orde en methode zouden gerangschikt worden. Wanneer een gedetineerde gelijktijdig verschillende straf fen ondergaat of rekenschap moet geven voor misdrijven die het voorwerp uitma ken van afzonderlijke gerechtelijke onderzoeken, moeten de bescheiden betreffende eenzelfde zaak in chronologische orde aan elkaar worden gespeld, nadat er een Romeins rangschikkingscijfer is op aangebracht. Elk bescheid dat niet rechtstreeks op de berekening der straffen betrekking heeft, dient achteraan in het dossier geplaatst in een map, waarop het klasseringsbriefje moet worden gespeld."39 De lange lijsten van wet- en regelgeving, zoals hierboven toegelicht, zullen verwerkt worden tot een geschiedenis van de grote organisatieonderdelen van de penitentiaire sector in relatie tot andere actoren (de rechterlijke macht, de ministeries, de lokale en provinciale overheden, de private organisaties). Achtereenvolgens zullen aan bod komen: de geschiedenis van de centrale gevan genis administratie en de institutionele ontwikkeling van de verschillende buiten diensten. In de concepttekst zijn de volgende rubrieken voorzien die overeen stemmen met de verschillende categorieën archiefvormers: de administratieve commissies, de gevangenissen, de interneringscentra, de instellingen voor jonge delinquenten (weldadigheidsscholen en rijksopvoedingsgestichten, penitentiaire schoolcentra), de rijksweldadigheidskolonies en -gestichten, de instellingen voor geesteszieken en vreemdelingen, de commissies ter bescherming van de maat schappij en de probatiecommissies. Wellicht zal ook de sector van de post-peni- tentiaire hulpverlening en reclassering in de studie aan bod komen. Het archief Institutioneel onderzoek kan niet uitsluitend gebeuren op basis van het gedrukt bronnenmateriaal en aan de hand van de wet- en regelgeving. De ervaring leert dat de confrontatie van de wettelijke taken en functies met de concrete archief vorming minstens even belangrijk is voor een goede kennis van de context waar binnen die informatie tot stand is gekomen.40 Tijdens de prospectie van het gedrukt bronnenmateriaal werd door het Rijksarchief een campagne gestart die moest leiden tot de acquisitie van de gevangenisarchieven (ouder dan 30 jaar) die zich nog bij de administraties bevonden en die voor permanente bewaring in aanmerking kwamen. In de 1996 en 1997 werden de Vlaamse gevangenissen en aanverwante instellingen geïnspecteerd. Deze inspectieronde leverde in Vlaan deren alleen anderhalve kilometer archief op dat tussen de herfst van 1996 en de herfst van 1999 neergelegd (overgebracht) werd, vrijwel ongeordend en in het beste geval vergezeld van een summiere overdrachtslijst. Met steun van het direc- CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK 36 Comptabilité. Règlement (ministère de la Justice. Administration des Prisons) (Brussel 1865); Ree. (1891) 350-381 en Service de comptabilité. Règlement relatifa l'exécution de la loi du 15 mai 1846 basé sur les arrêtés royaux: 1° du 14 février 1865, instituant les comptables des prisons; 2° du 10 décembre 1868, règlant la gestion des deniers (recettes et dépenses); 3° du 6 décembre 1853, règlant la gestion des matières; 4° du 26 mars 1858, règlant la gestion du mobilier fourni par l'Etat (ministère de la Justice. Administration des prisons) (Brussel 1891), vooral 85-318 ('nomenclature des modèles'); Ree. (1906) 418-474 en Instructions relatives au service des prisons (ministère de la Justice) (Brussel 1906) 83-138. 188 KAREL VELLE INSTITUTIONEEL ONDERZOEK I.V.M. DE BELGISCHE PENITENTIAIRE SECTOR 37 Ree. (1842-1846) 72. 38 Ree. (1881-1882) 297. 3' Ree. (1950) 48-49. 40 G. Maréchal, 'Pivoteren of met beide voeten op de grond? De bewaar- en vernietigingslijst', in Bibliotheek- archiefgids 70 (1994) 118-126. 189

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2000 | | pagina 95