de jaarlijkse staat van de toestand van het meubilair, het verslag van de bij
eenkomst van de administratieve commissie, enz.), de wijze waarop de perio
dieke rapporteringen dienden te gebeuren in verband met het materieel en
financieel beheer, enz.
Aan de hand van vele honderden circulaires van de minister van Justitie, gericht
aan de gevangenisdirecties en administratieve commissies, kunnen de informa
tiestromen gereconstrueerd worden: hoe kwam bepaalde informatie tot stand,
hoe en door wie werd die informatie verwerkt, aangevuld en doorgegeven. Dat de
informatiestromen complex waren leert ook de eenvoudige lectuur van gedrukte
formulierboeken die de penitentiaire overheid op geregelde tijdstippen uitbracht.
Deze modellenverzamelingen zijn inventarissen van taken en handelingen en de
daarbij horende genummerde formulieren. De modellen zijn telkens voorzien
van commentaar bij de context of administratieve procedure waarbinnen ze
gebruikt moesten worden, welke informatie ze moesten bevatten, op welk tijdstip
ze gebruikt en verzonden moesten worden (in hoeveel exemplaren), wie de
bestemmelingen waren (het hoofdbestuur, de procureur des Konings, de onder
zoeksrechter, de gouverneur of een andere actor die in dit beleidsterrein actief
was), wie de formulieren moest ondertekenen, en dies meer. Enkele voorbeelden
zijn hier de lijvige Formules relatives au service des prisons (ministère de la Justice)
(Brussel, 1906) en de reglementen betreffende de gevangenisboekhouding van
1865, 1891 en 190 636 (met telkens als bijlage een verzameling van de gebruikte
formulieren). Vooral bij de boekhoudkundige stukken ondergingen de modellen
regelmatig wijzigingen. Niet alleen de nummers van de formulieren veranderden
maar vaak ook de vorm en inhoud en de context waarbinnen de informatie gege
nereerd werd.
Vermelden we hier tot slot dat de circulaires ook informatie bevatten over de
zwakke punten in de administratie, over het slecht dossierbeheer of over de
vernietiging van archieven. Minister van justitie Van Volxem bijvoorbeeld wilde
op 8 oktober 1842 van de provinciegouverneurs weten welke de toestand was
waarin de gevangenisarchieven zich bevonden ("Désirant connaitre la situation
des archives des prisons, afin de pouvoir au besoin consulter les documents
qu'elles renferment"37) en vroeg meer het bijzonder "de vouloir bien me faire
parvenir quelques renseignements sur le mode de classification adopté dans
chaque prison de votre province, et d'y joindre l'inventaire sommaire des archi
ves existant dans chacune d'elles." Minister Bara vroeg op 6 september 1881 aan
de leden van de administratieve commissies nauwlettend toe te zien op de
archiefzorg en maatregelen te nemen tegen de raadpleging van stukken door
onbevoegden: "II a été signalé a mon département que des archives de la commis
sion administrative d'une prison secondaire ont été utilisées dans le commerce
comme papier d'emballage, et que, ainsi, des personnes étrangères a l'adminis-
tration ont pris connaissance de documents administratifs."38 De directeur-
generaal van het bestuur van de strafinrichtingen klaagde op 14 maart 1950 over
het feit dat de opsluitingsdossiers van de gedetineerden slecht werden bijgehou
den: "Aan het griffiehoofd zullen nauwkeurige instructies moeten worden
gegeven opdat de stukken die het dossier uitmaken met orde en methode zouden
gerangschikt worden. Wanneer een gedetineerde gelijktijdig verschillende straf
fen ondergaat of rekenschap moet geven voor misdrijven die het voorwerp uitma
ken van afzonderlijke gerechtelijke onderzoeken, moeten de bescheiden
betreffende eenzelfde zaak in chronologische orde aan elkaar worden gespeld,
nadat er een Romeins rangschikkingscijfer is op aangebracht. Elk bescheid dat
niet rechtstreeks op de berekening der straffen betrekking heeft, dient achteraan
in het dossier geplaatst in een map, waarop het klasseringsbriefje moet worden
gespeld."39
De lange lijsten van wet- en regelgeving, zoals hierboven toegelicht, zullen
verwerkt worden tot een geschiedenis van de grote organisatieonderdelen van de
penitentiaire sector in relatie tot andere actoren (de rechterlijke macht, de
ministeries, de lokale en provinciale overheden, de private organisaties).
Achtereenvolgens zullen aan bod komen: de geschiedenis van de centrale gevan
genis administratie en de institutionele ontwikkeling van de verschillende buiten
diensten. In de concepttekst zijn de volgende rubrieken voorzien die overeen
stemmen met de verschillende categorieën archiefvormers: de administratieve
commissies, de gevangenissen, de interneringscentra, de instellingen voor jonge
delinquenten (weldadigheidsscholen en rijksopvoedingsgestichten, penitentiaire
schoolcentra), de rijksweldadigheidskolonies en -gestichten, de instellingen voor
geesteszieken en vreemdelingen, de commissies ter bescherming van de maat
schappij en de probatiecommissies. Wellicht zal ook de sector van de post-peni-
tentiaire hulpverlening en reclassering in de studie aan bod komen.
Het archief
Institutioneel onderzoek kan niet uitsluitend gebeuren op basis van het gedrukt
bronnenmateriaal en aan de hand van de wet- en regelgeving. De ervaring leert
dat de confrontatie van de wettelijke taken en functies met de concrete archief
vorming minstens even belangrijk is voor een goede kennis van de context waar
binnen die informatie tot stand is gekomen.40 Tijdens de prospectie van het
gedrukt bronnenmateriaal werd door het Rijksarchief een campagne gestart die
moest leiden tot de acquisitie van de gevangenisarchieven (ouder dan 30 jaar)
die zich nog bij de administraties bevonden en die voor permanente bewaring in
aanmerking kwamen. In de 1996 en 1997 werden de Vlaamse gevangenissen en
aanverwante instellingen geïnspecteerd. Deze inspectieronde leverde in Vlaan
deren alleen anderhalve kilometer archief op dat tussen de herfst van 1996 en de
herfst van 1999 neergelegd (overgebracht) werd, vrijwel ongeordend en in het
beste geval vergezeld van een summiere overdrachtslijst. Met steun van het direc-
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK
36 Comptabilité. Règlement (ministère de la Justice. Administration des Prisons) (Brussel 1865); Ree. (1891)
350-381 en Service de comptabilité. Règlement relatifa l'exécution de la loi du 15 mai 1846 basé sur les arrêtés
royaux: 1° du 14 février 1865, instituant les comptables des prisons; 2° du 10 décembre 1868, règlant la gestion
des deniers (recettes et dépenses); 3° du 6 décembre 1853, règlant la gestion des matières; 4° du 26 mars 1858,
règlant la gestion du mobilier fourni par l'Etat (ministère de la Justice. Administration des prisons) (Brussel
1891), vooral 85-318 ('nomenclature des modèles'); Ree. (1906) 418-474 en Instructions relatives au
service des prisons (ministère de la Justice) (Brussel 1906) 83-138.
188
KAREL VELLE INSTITUTIONEEL ONDERZOEK I.V.M. DE BELGISCHE PENITENTIAIRE SECTOR
37 Ree. (1842-1846) 72.
38 Ree. (1881-1882) 297.
3' Ree. (1950) 48-49.
40 G. Maréchal, 'Pivoteren of met beide voeten op de grond? De bewaar- en vernietigingslijst',
in Bibliotheek- archiefgids 70 (1994) 118-126.
189