Slotbeschouwingen
De Kompetenzenkartei is een goede basis voor archiefwerkzaamheden, zolang het
daarbij gaat om inductieve werkprocessen: in dat geval wordt allereerst vanuit
het detail gedacht en gehandeld. In dit verband is aan de voorbereiding van
inspectiebezoeken, inventarisatieprojecten en antwoorden op inlichtingenbrie-
ven te denken. Onvolledige gegevens zijn dan minder problematisch. Ook voor
diepergaande onderzoekingen biedt de Kompetenzenkartei een goed vertrekpunt
om snel een beeld te krijgen van relevante wet- en regelgeving en van mogelijke
interessante schriftelijke neerslag. De onderzoekers kunnen dan zelf eventuele
leemten ontdekken, omdat de documenten en dossiers naar elkaar verwijzen,
van de bestanden beschrijvende inventarissen bestaan en de wetten en verorde
ningen ook door middel van registers cumulatief ontsloten zijn.
Alleen al daarom blijft de Kartei een vast onderdeel van het geprojecteerde
driedimensionale Erschliessungs- und Findmittelsystem van het Bundesarchiv in de
toekomst: een database voor archiefbestanden, voor archiefvormers en voor
taken en bevoegdheden. De aantrekkelijkheid van de Kompetenzenkartei voor
historisch en rechtshistorisch onderzoek zou zelfs nog versterkt kunnen worden,
waardoor het gebruik ongetwijfeld ook zou toenemen.
Het geheel is op pragmatische manier ontsloten, waarbij vanuit een grofmazige
database, KOMP2, via een uitvoerig kaartsysteem op de primaire documentatie,
te weten de parlementaire wetgeving en de verordeningen van de bondsraad
sinds 1848, toegang geboden wordt. Nu deze voorschriften ten dele reeds
gescand zijn, lijkt het digitaliseren van de Kartei de logische volgende stap. In het
Duitse taalgebied zijn andere succesvolle voorbeelden bekend, waarbij door
middel van een niet al te gedetailleerde database talloze digitale images van waar
devolle of interessante documenten via Internet aan een groter publiek aan
geboden worden. De raadplegers benutten in zo'n geval een bestaande of grof
aangelegde database als eerste instap en bladeren als het ware vanaf dit punt
naar voren of achteren door de images. Deze methode kost vanzelfsprekend extra
opzoektijd, is daarentegen voor de beheerder efficiënt en vertoont met het
werken in een traditionele kaartenbak veel gelijkenis.19
De Kompetenzenkartei blijkt als basis voor deductieve archiefarbeid, waarbij op
grond van generaliserende concepten efficiënt detailbeslissingen kunnen worden
genomen, duidelijk minder geschikt. Het systeem was oorspronkelijk vooral
als Sicherungs- und Bewertungsinstrument (in het kader van de selectie, vernieti
ging en overbrenging) gedacht, veel meer dan als Erschliessungsmittel (in het
kader van de ontsluiting), maar het schiet daarvoor methodisch tekort:
een teveel aan formele regelgeving, in elk geval een te weinig aan materiële
kennis. Het Priorisierungskonzept nam de Kartei niettemin als uitgangspunt.
Dit concept is interessant genoeg, toont echter aan de andere kant dat voor
concrete selectie- en vernietigingsbeslissingen meer houvast geboden is.
Per beleidssector of departementsterrein zou nog bekeken moeten worden, in
hoeverre in de geest van het genoemde prioriteringsconcept degelijke
Bewertungsbasisinstrumente, analoog aan de PIVOT-basisselectiedocumenten,
zinvol zijn.20 Een intelligente keuze uit de wet- en regelgeving in de Kartei, mede
met het oog op de mogelijke schriftelijke neerslag, en één uit de Botschaften en
jaarlijkse Geschaftsberichte van de bondsraad aan het parlement lijken voldoende
voor een juiste bepaling van context en inhoud van de betrokken federale taak
vervulling. Abstraktieniveau en concretisering vragen elk hun prijs en houden
elkaar op deze wijze in evenwicht.
Het Priorisierungskonzept krijgt op deze wijze meer handen en voeten en kan
retrospektief tot ongeveer 1960 de selectie en vernietiging van het Zwitserse
Bundesarchiv daadwerkelijk rationaliseren. Ook prospectief is hier winst
te halen, zolang de departementen met hun diensten en organen nog niet over
moderne registratuurplannen beschikken en niettemin een almaar toenemende
aanwas van (ook digitale) documenten, dossiers en series produceren. Natuurlijk
moeten hierbij offers gebracht worden, maar rigoreuzer te werk gaan hoeft niet
per se negatief te zijn. Het Duitse Bundesarchiv zocht, gelet op de achterstanden,
in dezelfde richting een oplossing en stelde daarbij: "In noch starkerem Masse
als bislang sollten Bewertungsentscheidungen ohne Überprüfung des einzelnen
Vorganges zunachst allein auf der Grundlage von vorhandenen (Vor-)bewertun-
gen, von (inhaltlich aussagefahigen) Abgabelisten oder von Festlegungen über
ganze Aktenplangruppen oder Aktenplanbereiche getroffen werden. Feingliedrige
Bewertungsverfahren sind auf Dauer nur noch in Ausnahmefallen realisier-
bar." Zelfs voor de historicus (en de geïnteresseerde burger) zitten hieraan wel
degelijk positieve kanten. Groteske werkachterstanden brengen ook hem of haar
niets en "transparente Überlieferungsstrukturen" bieden "dem Archivar günstige
Anknüpfungspunkte zur Klassifikation und dem Benutzer systematisierte
Zugriffsmöglichkeiten"21, alsmede contextuele en beleidsinhoudelijke naslag
werken.
Het is opmerkelijk, dat moderne Akten- und Bewertungsplane (registratuur
plannen) grosso modo op dezelfde bronnen moeten steunen als bovenbedoelde
sectorale Bewertungsbasisinstrumente. Context en beleidsinhoud dienen daarin
eveneens een juiste vertaling en abstractiegraad te krijgen. Zo bezien, kan het
Zwitserse Bundesarchiv zijn proactieve werking nog versterken en de departemen
ten met hun diensten en organen door de ontwikkeling van deze basis-
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK
Vergelijk G. Lutze, H. Schnelling en R. Worch, 'Zettels Traum. Digitalisierung von Zettelkatalogen in der
ULB Sachsen-Anhalt und ihre Visualisierung im Internet', Bibliotheksdienst. Organ der Bundesvereinigung
deutscher Bibliotheksverbande (BDB) 33 nr. 5 (mei 1999) 785-796; A. Angelus, C. Eichhorn-Berndt en
H. Schnelling, 'Digitalisierung des Realkataloges (Hartwig-Katalog) der Universitats- und Landesbibliothek
Sachsen-Anhalt und seine Visualisierung im Internet', Bibliotheksdienst. Organ der Bundesvereinigung deut
scher Bibliotheksverbande (BDB), 34 nr. 3 (maart 2000) 422-434. Nadere bespreking: www.toebak.ch
Leseempfehlungen)
178
PETER TOEBAK DE KOMPETENZENKARTEI VAN HET S C H WE IZ E RIS C H E BUNDESARCHIV
20 Zie bijvoorbeeld ook de Bewertungsdokumentationen van Baden-Württemberg, die ongeveer de rol vervullen
van de in de jaren dertig voorgeziene pruisische Motivenberichte (Kretzschmar, 'Spuren zukünftiger
Vergangenheit', 220).
21 H.D. Kreikamp, 'Das Bewertungsmodell des Bundesarchivs - Federführung als Bewertungskriterium', in:
Wettman, Bilanz und Perspektiven, 83-87.
179
