kelde.15 Bovenstaande vraag is aan de hand van een nadere casus te beantwoor den. Deze heeft betrekking op het beleidsterrein, dat reeds eerder als voorbeeld werd aangehaald: ontwikkelingswerk en humanitaire hulp. De Direktion für EntwicJdung und Zusammenarbeit (DEZA) voert per 1 juli 2001 een records management system (RMS) in, waarbij de huidige eisen van modern archiefbeheer mede een centrale rol spelen. Deze federale dienst houdt zich met ontwikkelingssamenwerking en humanitaire hulp bezig, beschikt in de centrale vestiging in Bern over 350 medewerkers en heeft over de hele wereld verspreid 38 coördinatiebureaus (KoBüs). Als logisch-inhoudelijke grondslag van het RMS werd voor een basissystematiek gekozen, die in feite het raster is van enerzijds een procesgeoriënteerd schema met ongeveer 1000 posities (deel 1) en anderzijds een zaaksystematiek met circa 150 begrippen en thema's (deel 2).16 Duidelijk is dat door middel van deel 1 bepaalde archief- en registratuurwerkzaamheden zoals registratie, selectie, vernietiging, ordening, beveiliging en opslag gerationaliseerd kunnen worden. Voor de meeste medewerkers van de dienst zal deel 1 echter vooral als ordenings- en zoekinstrument in het kader van de documentaire informatievoorziening dienen, terwijl deel 2 deze rol voor het kennismanagement vervullen zal. Verder zijn ook nog andere metadata betreffende inhoud, context, structuur en drager van de documenten voorzien. Het procesgeoriënteerde schema (deel 1) geeft de arbeids- en besluitprocessen van de DEZA weer en legt zo voor de documenten, dossiers en series op geobjecti veerde wijze de organisatorische verankering ofwel de context vast (tabel 2). Tabel 2 Hoofdrubrieken van het procesgeoriënteerde schema voor de DEZA. Hoofdrubriek 0 betreft de politieke, wettelijke en dienstoverstijgende grond slagen en werkzaamheden. Hoofdrubriek 1 legt het accent op de instandhouding van het eigen apparaat van de centrale: organisatiestructuur, rechtsvragen, controlling, middelenfuncties, gebouwenbeheer, infrastructuur, enz.. Hoofdrubriek 2 betreft diezelfde aspecten van de coördinatiebureaus (vanuit het gezichtspunt van de centrale) en van het katastrofenhulpkorps. In de hoofd rubrieken 3, 4 en 5 komen respectievelijk de thematische grondslagen (3), het 'hoe' van de externe taakvervulling (4) en het 'wat' van de externe taakver vulling ofwel de kerntaken van de DEZA, de concrete programma's, projecten en acties (5), naar voren. De hoofdrubrieken 6 en 7 hebben op de veelal geïnstitu tionaliseerde contacten met externe organisaties betrekking, variërend van de Wereldbank tot hulporganisaties als Helvetas. De laatste hoofdrubriek is bedoeld als basisschema voor de coördinatiebureaus zelf (vanuit hun gezichtspunt). Biedt het procesgeoriënteerde schema (deel 1) aan de fysieke, klassieke dossier vorming het noodzakelijke organisatorische aanknopingspunt (gezichtspunt), het trefwoordsysteem (deel 2) maakt een virtuele dossiervorming op basis van begrippen en thema's dwars door de arbeids- en besluitprocessen mogelijk. De begrippen en thema's zijn naar de hoekstenen van het buitenlandse beleid van Zwitserland gerangschikt, zoals deze in de strategie 2010 van de DEZA genoemd worden. Per dossier of document zijn meerdere trefwoorden aan te geven. Onderstaande hoofdindeling (tabel 3) verduidelijkt waarom het in dit verband gaat. Tabel 3 Hoofdrubrieken van de zaaksystematiek voor de DEZA. Bij de voorbereiding van het Akten- und Bewertungsplan werden vele DEZA- relevante en interne documenten geraadpleegd (wet- en regelgeving, Botschaften, jaarverslagen, rekeningenschema, organigrammen, taakanalyses, oudere syste- matieken), terwijl de dagelijkse praktijk aan de hand van een grove bestands opname, van steekproefsgewijze dossierinzage en van interviews beoordeeld kon worden. Daarbij kwamen de archiefvoorschriften voor de Zwitserse Bundes- verwaltung en de internationale standards of best practices terzake, zoals de Australian Standard AS 439017 en de ontwerp-ISO-standaard 15489.18 De Kompetenzenkartei met haar accent op de wet- en regelgeving biedt voor moderne procesgeoriënteerde registratuurplannen, waaraan binnen de Bundes- verwaltung met het oog op de invoering van een DMS of RMS enorme behoefte bestaat, duidelijk te weinig houvast. CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK 0 Politik und Verwaltung 1 Betriebsführung, Interner Apparat der Zentrale 2 KoBüs aus der Sicht der Zentrale, Schweizerisches Katastrophenhilfekorps 3 Politikentwicklung, Grundlagenerarbeitung, Konzeptarbeit 4 Methodik und Technik der Aufgabenerfüllung 5 Programme, Projekte und Aktionen 6 Beziehungen und Kontakte mit internationalen und auslandischen Organisationen 7 Beziehungen und Kontakte mit Schweizer Organisationen 8 Betriebsführung und Aufgabenerledigung der KoBüs aus eigener Sicht 15 E. Scharer, Leitfaden zum Erarbeiten eines Registraturplanes, zur Eröffnung und zum Betrieb einer Registratur (laatste ongepubliceerde uitgave; Bern 1994). 16 P. Toebak, Akten- und Bewertungsplan, REGPLAN 2001. Handbuch für integriertes Documentenmanagement bei der DEZA. Prozessorientierte Ablage und Sachsystematik (2 dln.; Bern 2000). 17 Australian Standard. Records Management AS 4390.1-6 (Homebush 1996). 18 ISO 15489. Records Management (ontwerp 1999-2000). 176 PETER TOEBAK DE KO M P ET E N Z E N K ART E I VAN HET S C H WE IZ E RIS C H E BUNDESARCHIV 1 Krisenpravention und -bewaltigung 2 Gute Regierungsführung 3 Einkommensförderung und Beschaftigung 4 Erhöhung der sozialen Gerechtigkeit 5 Nachhaltige Nutzung der natürlichen Ressourcen 6 Art und Weise der Aufgabenerfüllung 177

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2000 | | pagina 89