kelde.15 Bovenstaande vraag is aan de hand van een nadere casus te beantwoor
den. Deze heeft betrekking op het beleidsterrein, dat reeds eerder als voorbeeld
werd aangehaald: ontwikkelingswerk en humanitaire hulp.
De Direktion für EntwicJdung und Zusammenarbeit (DEZA) voert per 1 juli 2001
een records management system (RMS) in, waarbij de huidige eisen van modern
archiefbeheer mede een centrale rol spelen. Deze federale dienst houdt zich met
ontwikkelingssamenwerking en humanitaire hulp bezig, beschikt in de centrale
vestiging in Bern over 350 medewerkers en heeft over de hele wereld verspreid
38 coördinatiebureaus (KoBüs).
Als logisch-inhoudelijke grondslag van het RMS werd voor een basissystematiek
gekozen, die in feite het raster is van enerzijds een procesgeoriënteerd schema
met ongeveer 1000 posities (deel 1) en anderzijds een zaaksystematiek met circa
150 begrippen en thema's (deel 2).16 Duidelijk is dat door middel van deel 1
bepaalde archief- en registratuurwerkzaamheden zoals registratie, selectie,
vernietiging, ordening, beveiliging en opslag gerationaliseerd kunnen worden.
Voor de meeste medewerkers van de dienst zal deel 1 echter vooral als ordenings-
en zoekinstrument in het kader van de documentaire informatievoorziening
dienen, terwijl deel 2 deze rol voor het kennismanagement vervullen zal. Verder
zijn ook nog andere metadata betreffende inhoud, context, structuur
en drager van de documenten voorzien.
Het procesgeoriënteerde schema (deel 1) geeft de arbeids- en besluitprocessen
van de DEZA weer en legt zo voor de documenten, dossiers en series op geobjecti
veerde wijze de organisatorische verankering ofwel de context vast (tabel 2).
Tabel 2
Hoofdrubrieken van het procesgeoriënteerde schema voor de DEZA.
Hoofdrubriek 0 betreft de politieke, wettelijke en dienstoverstijgende grond
slagen en werkzaamheden. Hoofdrubriek 1 legt het accent op de instandhouding
van het eigen apparaat van de centrale: organisatiestructuur, rechtsvragen,
controlling, middelenfuncties, gebouwenbeheer, infrastructuur, enz..
Hoofdrubriek 2 betreft diezelfde aspecten van de coördinatiebureaus (vanuit
het gezichtspunt van de centrale) en van het katastrofenhulpkorps. In de hoofd
rubrieken 3, 4 en 5 komen respectievelijk de thematische grondslagen (3),
het 'hoe' van de externe taakvervulling (4) en het 'wat' van de externe taakver
vulling ofwel de kerntaken van de DEZA, de concrete programma's, projecten en
acties (5), naar voren. De hoofdrubrieken 6 en 7 hebben op de veelal geïnstitu
tionaliseerde contacten met externe organisaties betrekking, variërend van de
Wereldbank tot hulporganisaties als Helvetas. De laatste hoofdrubriek is bedoeld
als basisschema voor de coördinatiebureaus zelf (vanuit hun gezichtspunt).
Biedt het procesgeoriënteerde schema (deel 1) aan de fysieke, klassieke dossier
vorming het noodzakelijke organisatorische aanknopingspunt (gezichtspunt),
het trefwoordsysteem (deel 2) maakt een virtuele dossiervorming op basis van
begrippen en thema's dwars door de arbeids- en besluitprocessen mogelijk.
De begrippen en thema's zijn naar de hoekstenen van het buitenlandse beleid
van Zwitserland gerangschikt, zoals deze in de strategie 2010 van de DEZA
genoemd worden. Per dossier of document zijn meerdere trefwoorden aan te
geven. Onderstaande hoofdindeling (tabel 3) verduidelijkt waarom het in
dit verband gaat.
Tabel 3
Hoofdrubrieken van de zaaksystematiek voor de DEZA.
Bij de voorbereiding van het Akten- und Bewertungsplan werden vele DEZA-
relevante en interne documenten geraadpleegd (wet- en regelgeving, Botschaften,
jaarverslagen, rekeningenschema, organigrammen, taakanalyses, oudere syste-
matieken), terwijl de dagelijkse praktijk aan de hand van een grove bestands
opname, van steekproefsgewijze dossierinzage en van interviews beoordeeld
kon worden. Daarbij kwamen de archiefvoorschriften voor de Zwitserse Bundes-
verwaltung en de internationale standards of best practices terzake, zoals de
Australian Standard AS 439017 en de ontwerp-ISO-standaard 15489.18
De Kompetenzenkartei met haar accent op de wet- en regelgeving biedt voor
moderne procesgeoriënteerde registratuurplannen, waaraan binnen de Bundes-
verwaltung met het oog op de invoering van een DMS of RMS enorme behoefte
bestaat, duidelijk te weinig houvast.
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK
0 Politik und Verwaltung
1 Betriebsführung, Interner Apparat der Zentrale
2 KoBüs aus der Sicht der Zentrale, Schweizerisches Katastrophenhilfekorps
3 Politikentwicklung, Grundlagenerarbeitung, Konzeptarbeit
4 Methodik und Technik der Aufgabenerfüllung
5 Programme, Projekte und Aktionen
6 Beziehungen und Kontakte mit internationalen und auslandischen Organisationen
7 Beziehungen und Kontakte mit Schweizer Organisationen
8 Betriebsführung und Aufgabenerledigung der KoBüs aus eigener Sicht
15 E. Scharer, Leitfaden zum Erarbeiten eines Registraturplanes, zur Eröffnung und zum Betrieb einer
Registratur (laatste ongepubliceerde uitgave; Bern 1994).
16 P. Toebak, Akten- und Bewertungsplan, REGPLAN 2001. Handbuch für integriertes Documentenmanagement
bei der DEZA. Prozessorientierte Ablage und Sachsystematik (2 dln.; Bern 2000).
17 Australian Standard. Records Management AS 4390.1-6 (Homebush 1996).
18 ISO 15489. Records Management (ontwerp 1999-2000).
176
PETER TOEBAK DE KO M P ET E N Z E N K ART E I VAN HET S C H WE IZ E RIS C H E BUNDESARCHIV
1 Krisenpravention und -bewaltigung
2 Gute Regierungsführung
3 Einkommensförderung und Beschaftigung
4 Erhöhung der sozialen Gerechtigkeit
5 Nachhaltige Nutzung der natürlichen Ressourcen
6 Art und Weise der Aufgabenerfüllung
177