de laatste bereiden deze voor en voeren ze uit. De regels en voorschriften zijn
natuurlijk steeds relevant, het aandeel van de diensten bij de voorbereiding en
uitvoering varieert daarentegen in kwaliteit en intensiteit. Hoe sterker deze
te beoordelen zijn, wat direct van de toegedeelde bevoegdheden en uitgeoefende
functies afhangt, hoe groter het belang van de documentaire neerslag voor over
heid en maatschappij (prioriteit A). Hoe zwakker de intensiteit en kwaliteit van
het handelen, hoe minder de relevantie voor behoud en archivering (prioriteit
C)Een middengroep laat zich minder duidelijk indelen (prioriteit B)
Deze evaluatie op macroniveau werd met die op microniveau aangevuld, waarbij
de dossiers en series centraal stonden. De microselectie van de dossiers en series
vond eveneens naar drie categorieën plaats. Niet de stukken zelf werden geraad
pleegd, maar de daaronder liggende registratuurplannen. Deze zijn hiërarchisch
en systematisch opgebouwd en zouden in beginsel genoeg houvast moeten
bieden voor een juiste beoordeling van inhoud en context van de archiefbestand
delen. Welke rubrieken en registratuurnummers bevatten dossiers en series van
archiefwaarde (klasse a), welke zonder archiefwaarde (klasse c) en welke zijn
twijfelgevallen (klasse b)? De methode bleef grof, maar kon de vaak tegenge
stelde principes van Provenienz (context) en Pertinenz (inhoud) in aanmerking
nemen. De registratuurplannen zijn namelijk niet enkel naar de bevoegdheden
en functies van de archiefvormende diensten en organen opgebouwd, ze geven
ook een zeker inzicht in onderwerpen, zaken en thema's.
Door beide schema's met elkaar te combineren, ontstaat een matrix van
prioriteit A, B en C (macroselectie) en klasse a, b en c (microselectie) (tabel 1).
Op basis hiervan kunnen de twijfelgevallen methodisch zuiver gereduceerd
worden: klasse b krijgt a priori toch archiefwaarde, indien met prioriteit A
samenvallend, klasse b is daarentegen ongezien te vernietigen, indien tot
prioriteit C behorend. Slechts de dossiers en series van klasse b met prioriteit B
moeten volgens de matrix nog nader bestudeerd worden, want deze van klasse
a en c blijven categorisch öf bewaard öf worden vernietigd.
Tabel 1
Schematische weergave van het Priorisierungskonzept
Het voordeel van dit concept is, althans in theorie, dat het selecteren en vernie
tigen van archiefmateriaal sneller voortgang vinden kan. Slechts de dossiers en
series met een twijfelachtige waarde (microniveau), afkomstig van de diensten
en organen van archivistisch en inhoudelijk onzekere betekenis (macroniveau),
moeten gedetailleerd bekeken worden. Het grootste deel van het bestand kan
ongezien verwerkt, dit betekent integraal bewaard of vernietigd worden.
Het Priorisierungskonzept is vooral op het 'provenance-based structural-function
al model on the macro-level' van de National Archives of Canada geïnspireerd, dat
eveneens een soort van 'documentation strategy on the micro-level' toelaat.13
Teneinde de diensten, organen en hun onderdelen methodisch objectiever te
kunnen differentiëren (macroniveau) zijn bepalende criteria ontwikkeld:
aandeel in de voorbereiding van de wet- en regelgeving, formele leiding op een
beleidsterrein; uitwerking van de taken en bevoegdheden op samenleving, poli
tiek, cultuur, economie en milieu; waardering van de bevoegdheden en functies
door de tijdgenoten; mate van beleidsvrijheid, respectievelijk van uitvoerings-
dwang of -routine onder toezicht.
Deze methode versterkt de waarde van het Priorisierungskonzept, maar verhelpt
toch niet de zwakke elementen waarop het noodgedwongen ook steunen moet.
Het concept berust nog steeds op een grote dosis aan Fingerspitzengefühl of
intuïtie, juist omdat de Kompetenzenkartei alleen onvoldoende inzicht geeft in
de materiële of inhoudelijk-historische betekenis van de gevormde archiefbestan
den. Meso- en macroselectie vragen om een hoge mate van methodische zeker
heid, die alleen door de systematische analyse van ook de relevante Botschaften
en Geschaftsberichte bereikt had kunnen worden. Daarbij komt dat een micro
selectie ook mank moet gaan wanneer -zoals bijna overal in de Bundesverwal-
tung- de vigerende registratuurplannen en de toegepaste dossiervorming
kwalitatief nog altijd tekortschieten.
De hiervoor geschetste methodische basis en de voorhanden registratuurpraktijk
staan een efficiënte retrospectieve selectiemethode voor de bestanden vanaf 1960
in de weg. Het Priorisierungskonzept is bijzonder interessant en creatief bedacht,
het is echter kwetsbaar. Dit leidde ertoe, dat de feitelijke selectie en vernietiging
in het Zwitserse Bundesarchiv toch weer spoedig op oud-ambachtelijke werk
wijzen moesten teruggrijpen (feitelijke inzage van de bestanddelen), waarbij
overigens wel de nadruk op de diensten en organen met prioriteit A kwam te
liggen. Ook voor het proactieve archieftoezicht op de lopende dossiervorming bij
de federale diensten en organen heeft het concept betekenis gekregen. De dien
sten en organen met prioriteit A worden veelvuldiger bezocht en ondersteund
dan de diensten en organen met prioriteit B en C.
Casus: ontwikkelingswerk en humanitaire hulp
Is een nog actievere rol van de Kompetenzenkartei ten behoeve van proactief
archiefbeheer denkbaar, bijvoorbeeld bij het voorbereiden van een Akten- und
Bewertungsplan (registratuurplan met aanwijzingen voor selectie en vernie
tiging)? Stellig heeft Scharer in dezelfde richting gedacht14, te meer daar het
Bundesarchiv in de jaren tachtig vele registratuurplannen voor de Bundesverwal-
tung ontwierp en hij zich op dit terrein meer en meer tot een autoriteit ontwik-
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK
klasse a
klasse b
klasse c
prioriteit A
archiefwaarde
archiefwaarde
vernietiging
prioriteit B
achiefwaarde
inzage
vernietiging
prioriteit C
archiefwaarde
vernietiging
vernietiging
174
PETER TOEBAK DE KO M P ET E N Z E N K ART E I VAN HET S C H WE IZ E RIS C H E BUNDESARCHIV
13 Bijvoorbeeld J.-P. Wallot, 'Free trade in archival ideas: the Canadian perspective on North American
archival development', American Archivist 57 (1994) 388-399.
14 Zie Scharer, 'Kompetenzenkartei des Bundesarchivs', 133.
175
