De Kompetenzenkartei van het
Schweizerische Bundesarchiv als
basis voor archivistische
werkprocessen
gerapporteerd vanuit de diensten. Een staat die de veranderingen in het perso
neel vermeldde, moest twee keer per maand worden opgestuurd naar het centraal
bureau.47
Al deze gegevens kwamen in samengevatte vorm uiteindelijk terecht in het jaar
verslag. Vanwege de scheiding tussen het eigendom en het management van de
maatschappij moest er jaarlijks worden gerapporteerd aan de aandeelhouders
over de toestand van de maatschappij in het afgelopen jaar. Dit was vastgelegd in
de statuten.48 Deze jaarverslagen werden steeds uitgebreider (met acht bijlagen
en een groot aantal staten, letters A tot en met IJ) en statistischer. Vanaf 1881
werden ook grafieken gebruikt.
Conclusie
Bij de MESS bestond al vrij vroeg een geformaliseerd communicatiesysteem. De
downward communication diende vooral voor het goed en veilig doen uitvoeren
van de spoordienst. Upward reporting was belangrijk voor de boekhouding, maar
ook voor het doorvoeren van meer efficiëntie. Het systematisch management
maakte gebruik van toenemende geschreven communicatie om consistentie,
precisie en veiligheid van de werkzaamheden te bewerkstelligen.
166
Wezen en inhoud
De Kompetenzenkartei van het Zwitserse Bundesarchiv brengt de bevoegdheden
en taken (in de PIVOT-terminologie zou van handelingen gesproken worden) in
beeld van de instanties die vanaf de stichting van de moderne bondsstaat in
1848 tot heden federale opgaven en functies vervuld hebben.4 Het gaat hierbij
om federale overheidsorganen, om verzelfstandigde diensten, zoals post en
spoorwegen, maar ook om organen met gedelegeerde bevoegdheden, zoals
kantons, gemeenten, rechtbanken en bijzondere instellingen. De gemeenten
en kantons vervullen op basis van het subsidiariteitsbeginsel veel meer taken en
bevoegdheden in autonomie of Vollzug (uitvoeren van wetten, met beperkte
handelingsvrijheid) dan in de Kompetenzenkartei vermeld staan; in Zwitserland
doet of regelt de hogere bestuurslaag in beginsel alleen datgene wat de lagere
bestuurslaag niet kan. Maar toch zijn ook in de Zwitserse federale praktijk een
toenemende uniformering en daarmee een zekere centralisering van regelgeving
en beleidsuitvoering niet te ontkennen.
De Kartei bestaat uit een kaartsysteem van zeer aanzienlijke omvang (ongeveer
25.000 a 30.000 kaarten in A4-formaat, dertig strekkende meter aan gegevens),
waarop een grofmazige digitale toegang als database, KOMP2, voorhanden is. De
federale wet- en regelgeving sinds 1848 lag als hoofdbron aan de samenstelling
van de Kompetenzenkartei ten grondslag. Deze wetgeving is gepubliceerd in de
chronologische reeks Amtliche Sammlung des Bundesrechtswaarop in de vorm
van een Bereinigte Sammlung (1848-1947) en Systematische Sammlung des
Bundesrechts (1948-) ook een systematische ingang bestaat.
Het kaartsysteem geeft niet alleen inzicht in het geheel aan bevoegdheden, maar
tot op zekere hoogte ook in de organisatie en de procedures van het politieke en
ambtelijke apparaat. Problemen en onduidelijkheden zijn helaas onvermijdelijk.
Ongeschreven wetten en tradities spelen in elk staatsbestel een (wisselende) rol,
bevoegdheden worden meer dan eens gedeeld en liggen ook geenszins onwrikbaar
167
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK
47 HUA, Archief MESS, voorl. inv.nr. 2641.92, hoofdstuk 5. Reglement voor den gang der werkzaamheden
in het centraal bureau der MESS, 1890 (Regelgeving, reglementen).
48 E. van Citters en J.C.A. van Roosendaal, Verzameling van wetten, besluiten, enz. betreffende de
spoorwegen in Nederland 1860-1866 (Den Haag 1880) 290.
PETER TOEBAK
1 E. Scharer, 'Die systematische Kompetenzenkartei des Bundesarchivs', Studiën und Quellen. Veröffent-
lichungen des Schweizerischen Bundesarchivs 2 (1976) 113-153; P. Monn, Les compétences aux Archives
Fédérales suisses au service de l'archivistique (nog ongepubliceerd manuscript voor Studiën und Quellen
(2000)). Voorts interviews met Primus Monn (26 mei), Andreas Kellerhals (30 mei), Hans von Rütten
(30 mei), Simone Chiquet (30 mei) en Regula Nebiker (mei 2000).
