altijd met de formele organisatiestructuur overeenkomt) en bovendien op de redactionele vorm van de archiefbescheiden, die die functies representeren. In aansluiting hierop pleiten zij voor de standaardisatie van de zoektermen die naar de herkomst van de stukken verwijzen en voor de strikte scheiding van deze zoektermen van de fysieke en inhoudelijke beschrijving van de stukken. Gegevens over archiefvormer en archief die in de dynamische en de statische fase zijn gegenereerd moeten bovendien in toegangen worden geïntegreerd. En tenslotte moeten al die gegevens in een geautomatiseerd informatiesysteem beschikbaar worden gemaakt. Het artikel van Bearman en Lytle werd een klassieker.1 Niet alleen benadruk te het de betekenis die het in Amerika in vergetelheid geraakte herkomstbeginsel kan hebben voor een effectieve bevraging van archief, maar ook gaf het voor het eerst de noodzaak aan van de afzonderlijke beschrijving binnen de context van herkomst van organisatorische en functionele contextelementen en de afzonder lijke beschrijving van die elementen als voorwaarde voor een effectieve geauto matiseerde bevraging van archief. In de jaren negentig werd het contextbegrip met name in de Verenigde Staten (Bearman) en Canada (Cook, MacNeil) verder uitgewerkt. Onder de Neder landse archivarissen was Hans Hofman degene die zich het meest intensief met de definiëring van het contextbegrip bezig hield. Het contextmodel dat hij in 1994 ontwierp en dat in datzelfde jaar door PIVOT in Handelend optreden werd opgenomen heeft hij inmiddels aanmerkelijk verfijnd. 'Een uitdijend heelal? Context van archiefbescheiden' levert daarvan overtuigend bewijs. In dit artikel verkent Hofman de grenzen en de reikwijdte van het begrip. Hebben we te maken met een redelijk nader te begrenzen zonnestelsel van entiteiten en hun beschrij ving waarvan de complexiteit is te overzien, zo vraagt hij zich af, of is er sprake van een soort uitdijend heelal van context, groot en nog nauwelijks verkend, waarvan zowel begin als eind onduidelijk is? Hofman begint de beantwoording van deze vraag met een omschrijving van het begrip context in zijn historische ontwikkeling, bij gebrek aan een algemeen aanvaarde definitie van het begrip. Vervolgens schetst hij de verschillende perspectieven die de reikwijdte of de grenzen van context bepalen en geeft hij aan wat de gevolgen zijn van informatie technologie (IT) op het beschrijven van context. Vervolgens vult hij het begrip verder in en werkt hij zijn eigen contextmodel verder uit. Tenslotte benadrukt hij de noodzaak van standaardisatie. Gegevens over de context van archief en gege vens over de context van andere documenten en andere objecten moeten in een informatiesysteem met elkaar in verband kunnen worden gebracht. Standaar disatie van de contextelementen en hun onderlinge relaties is noodzakelijk als men archivistische metadata (die onder meer bestaan uit archivistische context- gegevens) en niet-archivistische metadata één systeem wil laten vormen. 'De erfenis van Copernicus. Naar een model van de context' van Peter Horsman is bedoeld als een bijdrage aan de uitbouw van beschrijvingsstandaards en de ont wikkeling van contextgeoriënteerde zoekprogramma's. Horsman stelt eerst vast dat van geen enkel archief, zelfs van geen enkel archiefstuk, de context exact gelijk is aan die van een ander. Standaards en modellen voor het contextgeoriën- teerd beschrijven van archief moeten daarom tamelijk uitgebreid en specifiek zijn. Momenteel zijn er nog geen bruikbare standaards en modellen die algemeen worden aanvaard. ISAAR(CPF) is als standaard voor contextbeschrijvingen te summier. De contextmodellen die in de theoretische discussie een rol spelen zijn als ontwerpmodel voor beschrijvingssystemen niet nauwkeurig genoeg. Het begrippenkader van de organisatiekunde is ook al niet specifiek genoeg. Met behulp van de systeemleer zijn echter betere resultaten te bereiken. Op basis van de systeemleer geeft Horsman inderdaad een nauwkeurige omschrijving van het contextsysteem, de entiteiten waaruit het bestaat en de relaties die tussen die entiteiten kunnen worden gelegd. Zo ontwikkelt hij een model dat de basis kan zijn voor een database ontwerp. Hoe die database er precies uit komt te zien kan in zijn algemeenheid niet worden vastgesteld: dat hangt af van het doel dat er mee wordt beoogd. Is het doel de ontwikkeling van een systeem dat toegang verschaft tot reeds gevormde archieven die naar een archiefbewaarplaats zijn overgebracht, dan zal het database ontwerp betrekkelijk eenvoudig zijn. Als het doel van de database de ontwikkeling zou zijn van een systeem van dynamisch beschrijven, tijdens creatie en gebruik, dan zou de struc tuur veel nauwkeuriger het model moeten volgen. Bearman en Lytle, Hofman en Horsman definiëren context uitsluitend in termen van de factoren die het ontstaan, de structurering en de bevraging van archief direct bepalen. Omgevingselementen die deze factoren beïnvloeden en dus indirect op het ontstaan, de structurering en de bevraging van archief invloed uitoefenen vallen buiten het kader van hun beschouwingen. Eric Ketelaar daarentegen legt in 'De culturele context van archieven' de nadruk op de factoren die bepalen wat wordt gearchiveerd en hoe wordt gearchiveerd. In navolging van Bearman (die op zijn beurt op Hofstede teruggrijpt) karakteriseert Ketelaar de organisatiecultuur als de software van de organisatie en tegelijkertijd als de culturele context voor archiefvorming en archiefgebruik. Analyse van ver schillen in organisatieculturen kan een verklaring opleveren voor verschillen in archivering. Zo heeft Bearman de mate van onzekerheidsvermijding en machts afstand (twee sterk nationaal bepaalde waarden in de organisatiecultuur) tegen elkaar afgezet en op basis daarvan vier verschillende bureaucratische stijlen geïdentificeerd, die op hun beurt weer aan verschillende archiveringsregimes kunnen worden gerelateerd. Archieven, aldus Ketelaar, worden gevormd en gebruikt in een culturele context, die in hoge mate bepaald wordt door normen en waarden. Nationale culturen zorgen voor verschillen in archivering. Die verschillen moeten worden beschreven in een archivistische etnografie. Ze moeten in hun sociale, politieke, economische, culturele, religieuze en historische context worden verklaard in het kader van de vergelijkende archiefwetenschap. Deze vergelijkende archiefweten schap richt zich niet alleen op de verklaring van nationale verschillen in archive ring, maar ook kan ook vergelijkend zijn in de tijd: het vergelijken van instellin gen, praktijken en procedures in verschillende tijden en het trachten te verklaren van die verschillen. Hoe dan ook gaat het om de relaties tussen de politieke, economische, sociale, theologische paradigma's in een bepaalde samenleving en de creatie en het gebruik van archieven, en hoe veranderingen van het ene invloed hebben op het andere. CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: THEORIE 1 Het is om die reden opgenomen in Randall C. Jimerson (ed.), American Archival Studies. Readings in Theory and Practice, SAA (Chicago 2000) 345-360. 12 INLEIDING 13

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2000 | | pagina 7