werden afgeleverd. Nimmer circuleert een origineel. Het origineel wordt, na gephotografeerd te zyn, direct ter secretarie opgeborgen. De noodige afdrukken gaan naar de betr. bureaux."23 Het voorstel is echter niet overgenomen. In 1929 probeert Van de Waal aanwijzing te geven voor elementen van work flow van documenten. Zo zou "indien een afdeeling brieven ontvangt zy onmiddellyk haar stempel op den voorkant, bovenaan [zetten] Iedereen ziet direct waar de brief behoort" Bovendien, zo schrijft Van de Waal, krijgt iedere afdeling "een register en wordt verplicht alle brieven welke zy ontvangt of doorzendt daarin te nooteren [en zullen] brieven die by andere afdeelingen moeten circuleeren aan de achterzyde stuk voor stuk voorzien [worden] van [een] stempel."24 Met een circulaire van secretarie, de eerste met een nummer, wordt alle afdelingen verzocht de door hen vervaardigde circulaires te nummeren en een exemplaar naar de secretarie te sturen (de circulaire is tot op heden niet ingetrokken). Over de wijze van ontsluiten van het archief voor 1920 is niets bekend, tenmin ste, er is bekend dat het archief op de zolders van secretarie nu niet bepaald toegankelijk is en dat er "zo goed als geen systeem is te ontdekken". Hierop wordt een voorstel gedaan zowel het archief op de zolder, als de toegankelijkheid van het archief van secretarie in zijn algemeenheid, te regelen. Een en ander is in maart 1920 in een nota uiteengezet, kort daarna volgt de reorganisatie van het archief. Hierbij wordt het archief ingedeeld in een aantal groepen bescheiden, zoals: credieten, munt muntmateriaal, bankbiljetten, bankkantoren, cor respondenten, gebouwen en belening. Met de introductie van dit systeem wordt tevens gekozen voor de functionele ordening. Als voorbeeld wordt gegeven: "Een correspondent schrijft over Beleening. Deze brief wordt niet geborgen in het dossier van dien Correspondent, doch in dat van Beleening." Als in 1929 blijkt dat het systeem met de groepen niet geheel voldoet, worden aan de groepen nog hoofdstukken en rubrieken toegevoegd.25 Naast dit systeem bij secretarie zijn van andere afdelingen lijsten bekend met dossiertitels. In deze lijsten zijn de titels van dossiers gerangschikt op een uniek nummer, in feite staat alles dus kris kras door elkaar. De lijsten zijn gebruikt als ingang op het archief van verschillende afdelingen, maar ook van bijvoorbeeld de "onder den Secretaris geborgen, in kast no. 106 k" of uit de secretariskamer. Interne communicatie De 'Almanak voor Beambten der Nederlandsche Bank', waarvan het eerste exem plaar in 1901 is verschenen, had tot doel "de onderlinge band van het personeel te versterken en tevens de aandacht te vestigen op een "vereeniging van groot nut"26, waarmee de in 1886 opgerichte Vereeniging tot Onderlinge Verzekering ten behoeve van Weduwen van Beambten der Nederlandsche Bank werd bedoeld. Na 1933 heet de gids "Jaarboekje van het Verzekeringsfonds van Beambten van De Nederlandsche Bank NV". Tot 1943 verschijnen deze boekjes ieder jaar. Downward communication Het zijn met name de in de jaren 1860 ontdekte fraudegevallen die hebben geleid tot het op schrift stellen van reglementen en instructies. Daarnaast leidt vooral de ontwikkeling van het kantorennet tot de behoefte de top-down schrif telijke communicatie meer vorm te geven. In 1868 verschijnt de eerste circulaire aan de bestuurders der Bankkantoren. Vanaf dit eerste moment zijn de circu laires onderscheiden van 'gewone' correspondentie door de wijze van aanhef. De circulaires worden na 1874 incidenteel getypt27 en na 1914 gestencild.28 Tot eind negentiende eeuw kan men zich redden met specifieke instructies en aanwijzingen voor bepaalde beambten en/of voor bepaalde aandachtsgebieden. In 1910 kwam daarin verandering met de verspreiding van de gedrukte 'Instructie houdende algemeene regelen betreffende den dienst bij De Nederlandsche Bank', bovendien namen de circulaires voor een gedeelte de functie van de uitgeschreven instructies over. Ten aanzien van de geldende regelgeving wordt in de jaren 1930 voor het eerst een overzicht gepubliceerd van de op de Bank van toepassing zijnde wetten en regels. Upward communication Het zijn met name de bankkantoren die worden geacht periodiek aan de hoofd- bank in Amsterdam te rapporteren. Als na 1863 in den lande ook correspondent schappen worden ingericht, wordt van de correspondenten hetzelfde verwacht, zij rapporteren echter direct aan de directie en/of de kassier-generaal en/of de president van de bijbank en/of de agent.29 De rapportages van de bankkantoren zijn bedoeld voor zowel de directie als voor het Kantoor bijbank en agentschap pen. Dit kantoor houdt zich volledig bezig met de controle op de werkzaamheden van de bankkantoren. Al verschijnen reeds in de jaren 1820 de eerste gedrukte formulieren, pas in de tijd van Mees worden op grote schaal formulieren in de administratie ingevoerd.30 Met name deze formulieren en de uniformering van de rapporten van de Bankkantoren (tussen 1863 en 191231) illustreren de toename van de interne schriftelijke bottom-up communicatie.32 Na het midden van de jaren 1920 zijn formulieren gekleurd en in sets gebundeld. Iedere kleur van een formu lier heeft zo zijn eigen bestemming. Als voorbeeld mag dienen de uitgaande correspondentie. Het witte, bovenste vel, was voor verzending, de eerste witte doorslag voor het archief voor zaaksgewijze ordening, een roze kopie voor de CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK 24 Archief DNB, dossier 1.22/97/65/1, Structuur DNB, afdelingen, archief en bibliotheek, werkwijze archief 1918-1973. 25 Archief DNB, dossier 1.611/99/22/1, Nota's over archiefbeheer Secretarie 1929-1984. 26 Almanak 1901, voorwoord door B.A. van Balen Blanken. 27 In 1899 zou er zelfs speciaal voor de circulaires een typemachine zijn aangeschaft. De Jager, De bank, 86. 28 De Jager, De bank, 95. 29 Artikel 22 van het reglement correspondenten zegt daarnaast: "Hij [de correspondent] houdt in een afzonderlijk register een rekening-courant met het betrokken Bankkantoor, van welke rekening hij ten 154 HANS WAALWIJK BESTUREN DOOR REGISTRATUUR BIJ DE NEDERLANDSCHE BANK minste eenmaal in de drie maanden een afgesloten en onderteekend afschrift aan dat kantoor zendt." 30 De Jager, De bank, 43 en 22 545 31 Vooral na 1895 is uniformering van de rapportages van de agenten goed zichtbaar. De schriftelijke verslagen worden hoe langer hoe meer in het keurslijf van formulieren vervat. 32 Deze is mijns inziens niet gelegen in de komst van de chef van de Technische Adviesafdeling en de toene mende invloed van de controleur-generaal, zoals De Jager, De bank, 123, beweert. De werkzaamheden van deze functionarissen heeft wel geleid tot een toename van het aantal onderzoeken, en dus rapportage, over de aanschaf van kantoormaterialen, -apparaten, kantoorinrichting en andere innovatieve ontwikkelingen. 155

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2000 | | pagina 78