werden afgeleverd. Nimmer circuleert een origineel. Het origineel wordt, na
gephotografeerd te zyn, direct ter secretarie opgeborgen. De noodige afdrukken
gaan naar de betr. bureaux."23 Het voorstel is echter niet overgenomen.
In 1929 probeert Van de Waal aanwijzing te geven voor elementen van work
flow van documenten. Zo zou "indien een afdeeling brieven ontvangt
zy onmiddellyk haar stempel op den voorkant, bovenaan [zetten] Iedereen
ziet direct waar de brief behoort" Bovendien, zo schrijft Van de Waal, krijgt
iedere afdeling "een register en wordt verplicht alle brieven welke zy ontvangt of
doorzendt daarin te nooteren [en zullen] brieven die by andere afdeelingen
moeten circuleeren aan de achterzyde stuk voor stuk voorzien [worden] van
[een] stempel."24 Met een circulaire van secretarie, de eerste met een
nummer, wordt alle afdelingen verzocht de door hen vervaardigde circulaires
te nummeren en een exemplaar naar de secretarie te sturen (de circulaire is
tot op heden niet ingetrokken).
Over de wijze van ontsluiten van het archief voor 1920 is niets bekend, tenmin
ste, er is bekend dat het archief op de zolders van secretarie nu niet bepaald
toegankelijk is en dat er "zo goed als geen systeem is te ontdekken". Hierop wordt
een voorstel gedaan zowel het archief op de zolder, als de toegankelijkheid van
het archief van secretarie in zijn algemeenheid, te regelen. Een en ander is in
maart 1920 in een nota uiteengezet, kort daarna volgt de reorganisatie van het
archief. Hierbij wordt het archief ingedeeld in een aantal groepen bescheiden,
zoals: credieten, munt muntmateriaal, bankbiljetten, bankkantoren, cor
respondenten, gebouwen en belening. Met de introductie van dit systeem wordt
tevens gekozen voor de functionele ordening. Als voorbeeld wordt gegeven:
"Een correspondent schrijft over Beleening. Deze brief wordt niet geborgen in
het dossier van dien Correspondent, doch in dat van Beleening." Als in 1929
blijkt dat het systeem met de groepen niet geheel voldoet, worden aan de groepen
nog hoofdstukken en rubrieken toegevoegd.25
Naast dit systeem bij secretarie zijn van andere afdelingen lijsten bekend met
dossiertitels. In deze lijsten zijn de titels van dossiers gerangschikt op een uniek
nummer, in feite staat alles dus kris kras door elkaar. De lijsten zijn gebruikt als
ingang op het archief van verschillende afdelingen, maar ook van bijvoorbeeld de
"onder den Secretaris geborgen, in kast no. 106 k" of uit de secretariskamer.
Interne communicatie
De 'Almanak voor Beambten der Nederlandsche Bank', waarvan het eerste exem
plaar in 1901 is verschenen, had tot doel "de onderlinge band van het personeel
te versterken en tevens de aandacht te vestigen op een "vereeniging van groot
nut"26, waarmee de in 1886 opgerichte Vereeniging tot Onderlinge Verzekering
ten behoeve van Weduwen van Beambten der Nederlandsche Bank werd bedoeld.
Na 1933 heet de gids "Jaarboekje van het Verzekeringsfonds van Beambten van
De Nederlandsche Bank NV". Tot 1943 verschijnen deze boekjes ieder jaar.
Downward communication
Het zijn met name de in de jaren 1860 ontdekte fraudegevallen die hebben
geleid tot het op schrift stellen van reglementen en instructies. Daarnaast leidt
vooral de ontwikkeling van het kantorennet tot de behoefte de top-down schrif
telijke communicatie meer vorm te geven. In 1868 verschijnt de eerste circulaire
aan de bestuurders der Bankkantoren. Vanaf dit eerste moment zijn de circu
laires onderscheiden van 'gewone' correspondentie door de wijze van aanhef.
De circulaires worden na 1874 incidenteel getypt27 en na 1914 gestencild.28
Tot eind negentiende eeuw kan men zich redden met specifieke instructies en
aanwijzingen voor bepaalde beambten en/of voor bepaalde aandachtsgebieden.
In 1910 kwam daarin verandering met de verspreiding van de gedrukte
'Instructie houdende algemeene regelen betreffende den dienst bij
De Nederlandsche Bank', bovendien namen de circulaires voor een gedeelte
de functie van de uitgeschreven instructies over. Ten aanzien van de geldende
regelgeving wordt in de jaren 1930 voor het eerst een overzicht gepubliceerd
van de op de Bank van toepassing zijnde wetten en regels.
Upward communication
Het zijn met name de bankkantoren die worden geacht periodiek aan de hoofd-
bank in Amsterdam te rapporteren. Als na 1863 in den lande ook correspondent
schappen worden ingericht, wordt van de correspondenten hetzelfde verwacht,
zij rapporteren echter direct aan de directie en/of de kassier-generaal en/of de
president van de bijbank en/of de agent.29 De rapportages van de bankkantoren
zijn bedoeld voor zowel de directie als voor het Kantoor bijbank en agentschap
pen. Dit kantoor houdt zich volledig bezig met de controle op de werkzaamheden
van de bankkantoren.
Al verschijnen reeds in de jaren 1820 de eerste gedrukte formulieren, pas in
de tijd van Mees worden op grote schaal formulieren in de administratie
ingevoerd.30 Met name deze formulieren en de uniformering van de rapporten
van de Bankkantoren (tussen 1863 en 191231) illustreren de toename van de
interne schriftelijke bottom-up communicatie.32 Na het midden van de jaren
1920 zijn formulieren gekleurd en in sets gebundeld. Iedere kleur van een formu
lier heeft zo zijn eigen bestemming. Als voorbeeld mag dienen de uitgaande
correspondentie. Het witte, bovenste vel, was voor verzending, de eerste witte
doorslag voor het archief voor zaaksgewijze ordening, een roze kopie voor de
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK
24 Archief DNB, dossier 1.22/97/65/1, Structuur DNB, afdelingen, archief en bibliotheek, werkwijze archief
1918-1973.
25 Archief DNB, dossier 1.611/99/22/1, Nota's over archiefbeheer Secretarie 1929-1984.
26 Almanak 1901, voorwoord door B.A. van Balen Blanken.
27 In 1899 zou er zelfs speciaal voor de circulaires een typemachine zijn aangeschaft. De Jager, De bank, 86.
28 De Jager, De bank, 95.
29 Artikel 22 van het reglement correspondenten zegt daarnaast: "Hij [de correspondent] houdt in een
afzonderlijk register een rekening-courant met het betrokken Bankkantoor, van welke rekening hij ten
154
HANS WAALWIJK BESTUREN DOOR REGISTRATUUR BIJ DE NEDERLANDSCHE BANK
minste eenmaal in de drie maanden een afgesloten en onderteekend afschrift aan dat kantoor zendt."
30 De Jager, De bank, 43 en 22 545
31 Vooral na 1895 is uniformering van de rapportages van de agenten goed zichtbaar. De schriftelijke
verslagen worden hoe langer hoe meer in het keurslijf van formulieren vervat.
32 Deze is mijns inziens niet gelegen in de komst van de chef van de Technische Adviesafdeling en de toene
mende invloed van de controleur-generaal, zoals De Jager, De bank, 123, beweert. De werkzaamheden van
deze functionarissen heeft wel geleid tot een toename van het aantal onderzoeken, en dus rapportage, over
de aanschaf van kantoormaterialen, -apparaten, kantoorinrichting en andere innovatieve ontwikkelingen.
155