Naast dit bank-archief, of het 'archief der afdelingen' zoals de officiële naam luidt, dat de generale controle valt, heeft ook de secretarie een archiefdienst. In 1921 krijgt een net naar de secretarie gedetacheerde beambte, Antonie Marinus van de Waal21, de opdracht om een voorstel te doen voor reorganisatie van de archieven. Zijn voorstel leidt uiteindelijk tot het samenvoegen van het archief van secretarie met het 'archief der afdelingen' van de generale controle, onder verantwoordelijkheid van de eerste. In verband met de nauwe samenwer king tussen de bibliotheek van de Bank en het centraal archief, stelt Van de Waal voor om beide onder zijn leiding te brengen. Het voorstel wordt uitgevoerd. Daar naast leidt de reorganisatie tot opname van de directiearchieven en alle afdelings archieven in het centraal archief. Ook afdelingen zelf gaan hun archiefbeheer beter organiseren en op regelmatige basis overdragen aan het centrale archief. Aan deze situatie is tot op de dag van vandaag geen verandering gekomen. Eerst in april 1940 wordt voor het eerst geschreven over een "proeflade van het 'hangsysteem"'. Wat voor hangsysteem wordt bedoeld wordt echter niet duide lijk. Wat wel op valt is dat na 1900 documenten die bij elkaar horen, bijvoorbeeld een inkomende en een uitgaande brief, aan elkaar worden geplakt en dat bijvoor beeld de notulen van de directievergaderingen tot 1915 in notulenboeken zijn bijgehouden. Daarna werden zij als serie chronologisch in het archief geborgen. Andere boeken die in het archief aanwezig zijn, anders dan de financiële beschei den, zijn de boeken met aantekeningen van presidenten, directeuren en secreta rissen. De dagaantekeningen van de secretaris zijn tot 1946 in boeken gebundeld. De financiële bescheiden die in het archief aanwezig zijn, bestaan alle uit dikke boeken. Boeken waarin tot in de jaren 1940 gegevens worden geschreven. Vanaf die tijd worden ze hoe langer hoe meer boeken vervangen voor gebonden losse bladen die met boekhoudmachines of anderszins mechanisch zijn aangemaakt. In een brochure uit 1911 over de 'Werkzaamheden van de Afdeeling Bewaar- neming bij De Nederlandsche Bank' wordt een hoofdstuk gewijd aan 'Corres pondentie en bescheiden. Dossiers. Archief', die blijkbaar als vier verschillende entiteiten worden gezien. In de brochure staan richtlijnen voor de routing van een document: "Brieven en bescheiden worden aan den Chef afgedragen en-indien ongeopend- door deze geopend. Alle adviezen en brieven keeren na de behandeling bij den Chef terug, [en] al dan niet voor de dossiers be stemt. Komt ter zake een bericht of stuk in, dat bewaard dient te blijven, dan wordt een dossier aangelegd. De Chef bepaalt welke stukken in de dossiers worden opgenomen. Op den omslag van elk dossier wordt een inventaris bijgehouden van de stukken, die zich daarin bevinden. Met den dienst der dossiers is een beambte in het bijzonder belast Na afloop van elk boekjaar worden de formulieren, boeken en bescheiden genoteerd, die bestemd zijn voor het archief. Een en ander wordt op een lijst gebracht en aan den Custos afgedragen, die voor de ontvangst kwiteert. De Chef bepaalt wat, als niet voor het archief bestemd, vernietigd kan worden." Figuur 3. Kantoor van belening, ca. 1922. Collectie audiovisuele materialen, De Nederlandsche Bank, foto nummer 2616. Interessant is ten eerste dat het management wordt overgelaten aan de chef: er is blijkbaar (nog) geen geformuleerd archiefbeleid. Wel worden er afdrachtlijs- ten opgesteld, waarschijnlijk in het kader van de controlemaatregelen bij de Bank. Bovendien blijkt dat er serieus wordt omgesprongen met de vernietiging van bescheiden. Het vierde element dat opvalt, is dat er gewag wordt gemaakt van dossiers waarvan op de omslag de inhoud is beschreven, hetgeen mijns inziens duidt op ordening per zaak.22 In het archief van de Bank zijn echter geen omslagen met dit soort inventarisgegevens bewaard gebleven, wel zijn er (uit een iets latere periode) inventarisbladen, die los in de map werden gelegd, te vinden in alle oudere dossiers. De controleur-generaal had oog voor de routing van documenten en het belang dat al het materiaal dat voor archivering in aanmerking diende te komen, ook daadwerkelijk in het archief terechtkwam. Naar aanleiding van een bezoek aan de Deutsche Bank in Berlijn schrijft de controleur-generaal dat voor dit doel ook kopieerapparaten kunnen worden ingezet: "De jongste moderniteit bestond uit eene complete Photografische inrichting, waar alle belangryke brieven, docu menten, zoowel inkomende als uitgaande, groote cheque's, contracten enz, enz., binnen 5 minuten gephotografeerd en fix und fertig met een afdruk ervan CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK 21 Van de Waal was in 1914 bij de Bank komen werken. Werd in 1921 overgeplaatst naar Secretarie. Buiten HBS 3 was Van de Waal opgeleid in het 'Archiefwezen, Paleografie, Numismatiek en Genealogie'. Waar hij deze laatste opleidingen heeft genoten is niet bekend, evenmin of hij deze training al voor 1921 had aange vangen of afgerond. Archief DNB, dossier 1.56 P&O, A.M. van de Waal. 152 HANS WAALWIJK BESTUREN DOOR REGISTRATUUR BIJ DE NEDERLANDSCHE BANK 22 Hetgeen qua periode aansluit op de tijd (1904-1910) dat gemeentesecretaris Zaalberg van Zaandam werkte aan de omzetting van het chronologisch archief naar hetzaaksgewijze ordening volgens de decimale classificatie. 22 Archief DNB, dossier 1.422.444/99/5/1, Papierzerfaserer 1919-1924. 153

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2000 | | pagina 77