In 1920 vragen verschillende agentschappen om de aanschaf van een Soen- necken kopieermachine, zulks ter "vervanging van het hier in gebruik zijn ouder- wetsche copieersysteem". Wat dat "ouderwetsche copieersysteem" is, blijkt echter uit geen enkel document.12 Daarnaast wordt als reden aangegeven dat de machine kan worden ingezet "bij het maken van mededeelingen in grootere hoe veelheden". Aangenomen mag worden dat het hier gaat om berichten van de agent aan de onder hem ressorterende correspondentschappen en/of het publiek in de regio. In 1924 wordt bij de Bijbank de Cyclostyle vervangen voor een Gestetner's rotary cyclostyle en een jaar later wordt in plaats van twee Roneo kopieermachines een Victoria 'hand-kopieermachine' aangeschaft. Daarnaast wordt een Elliot-adresseermachine aangeschaft "ter vervanging van het thans nog zeer tydroovende en dus kostbare 'uit de hand schrijven' der elke maand geregeld terugkeerende adressen, zynde plm 3000 stuks". Een herhaald verzoek van de agent te Zwolle in 1926 om een kopieermachine wordt afgewezen met de woorden: "dat indien ten Uwent het aantal copyen dus b.v. geen honderd-minimum per dag bedraagt [de machine] niet tot haar recht [komt]. Het is een Massa-machine en [daardoor] blyft voor kleine hoeveelheden copyen, de kwast, danwel de doorslag verre te verkiezen."13 Ten behoeve van de hoofdbank te Amsterdam wordt in 1921 voor het dupli ceren via fotografie echter wel een zogenaamde 'Kontophot-afdeling' ingericht. De Kontophot-machine "neemt enkel op en verzamelt inwendig de opnamen, die daarna ontwikkeld en gefixeerd worden in eene afzonderlyke donkere kamer. In 1 uur kunnen 300 afdrukken worden gemaakt. Voor het photograferen van bv afschriften Rekening-Crt, waarby ieder blad slechts eenmaal genomen wordt en dus telkens omwisseling met het volgende blad noodig is, acht ik [de controleur- generaal] by eenige routine een aantal van 100 bladen per uur alleszins mogelyk." Eerst in 1926 wordt een overzicht gegeven voor welke taken en werk zaamheden van de Bank gebruik wordt gemaakt van de Kontophotmachine en wat opvalt is dat zich dit niet beperkt tot de afdelingen die zich bezig houden met de kerntaken van de Bank.14 Opbergen en terugvinden Vanaf het begin van haar geschiedenis besteedt de Bank aandacht aan haar archieven. In de instructie voor de secretaris (1821) wordt bepaald dat deze onder meer zal zijn belast met "de bewaring van het archief der Nederlandsche Bank en alle boeken, registers, papieren en andere stukken, welke president en directeuren zullen oordeelen, dat in het gemelde archief moeten worden ver zameld en bewaard". Buiten de correspondentie bevat het archief ook de memo rialen, journalen, grootboeken, bankbiljettenboeken Geheime Staat15 en andere financiële bescheiden. Het beheer over de archieven van de Bank, en hiermee is in dit geval niet gedoeld op de lopende administraties en de dynamische archiefbestanden, is bij de oprichting van de secretarie in 1863 onder verantwoordelijkheid van die afdeling gebracht. In april 1877 kreeg deze afdeling als eerste een 'onderchef', mr. Jakob Gijsbert Nicolaas de Hoop Scheffer, die zich speciaal ging bezighouden met het archiefbeheer; de onderafdeling 'afdeling archief' was geboren16 en de titel 'archi varis' voor het eerst bij de Bank vergeven.17 De Hoop Scheffer zou tot 1880 archi varis blijven; wie hem als archivaris is opgevolgd is uit het archief niet gebleken. Ook ten aanzien van de kantoren werd het archiefbeheer geregeld. Tot de kan toren worden de bijbank in Rotterdam en de agentschappen in de provincies gerekend. De correspondentschappen waren formeel-juridisch geen onderdeel van de Bank. Toch moesten ook de correspondentschappen van de directie een eigen archief bijhouden: zij dienden ervoor te zorgen dat "te allen tijde aan de Directie der Bank, of aan haar daartoe schriftelijk gemachtigde, alsook aan den Kassier-Generaal en/of het Bestuur der Bijbank en/of de Agent dadelijke overlegging der waarden, boeken en papieren, tot het correspondentschap behoorende, moeten plaatshebben".18 De archieven van de afdelingen, wij zouden ze nu als op termijn te vernietigen archieven beschouwen, kwamen in of voor 19U19 onder beheer van de custos (de huismeester). In zijn instructie staat onder andere dat "hij meer in het byzonder belast [is] met het beheer van het magazijn van registers en formulie ren en met de zorg voor de berging op de archief-zolders". Als de custos in 1916 plotseling overlijdt, wordt de zorg voor deze archieven ondergebracht in het bureau van de controleur-generaal. Het feitelijk beheer van deze archieven lag overigens bij de magazijnmeester. De verbouwing van het gebouw van de Bank aan de Oude Turfmarkt aan het begin van de twintigste eeuw was voor de controleur-generaal aanleiding om in 1912 de directie te verzoeken "by de nieuwe bouwplannen rekening te houden met het inrichten van een CENTRAAL-ARCHIEF, waar alle gebruikte bescheiden (die thans naar de diverse bureaux terug gaan) worden bewaard". De controleur- generaal besluit zijn betoog met de opmerking dat "eene CENTRALE bewaar plaats, met SYSTEMATISCHE berging, als een eisch van den tegenwoordigen tijd beschouwd [mag] worden". Er wordt dus een lans gebroken voor het centraal bewaren van archieven van alle aard, van formulieren, routinematige materialen en stukken die uiteindelijk voor vernietiging in aanmerking komen tot beleids matige stukken die langer moeten worden bewaard. Onder verantwoordelijkheid van de magazijnmeester is het centraal archief vervolgens in vier maanden tijd omgepakt en gecatalogiseerd.20 CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK 12 Verondersteld mag worden dat hier wordt gedoeld op de kopieerpers. Deze pers is in ieder geval in 1865 al in gebruik: hetgeen blijkt uit de aanschaf van olie voor dit apparaat (onkostenboek 1865). Het is mogelijk dat zij is aangeschaft naar aanleiding van een artikel in De economist van 1858, bewezen kan dit echter niet worden. Vergelijk I.J. Brugmans, 'Uit de geschiedenis van het kantoor', Economisch- en sociaal historisch jaarboek 44 (1982) 220. 13 Archief DNB, dossier 1.422.42/99/7/1, Copieermachines 1920-1926. 14 Archief DNB, dossier 1.422.42/99/8/1, Copieermachines, kontophot copierapparatuur 1921-1931. 15 Deze is vanaf 1814 dagelijks opgemaakt en bevat de geldstroom in en uit de Bank: De Vries, Geschiedenis, V1 159186. Na 1956 staat de Geheime Staat bekend als de Dagbalans. 150 HANS WAALWIJK BESTUREN DOOR REGISTRATUUR BIJ DE NEDERLANDSCHE BANK 16 De Jager, De bank, 69; Archief DNB, dossier 1.21.114/99/40/1, Mr. J.G.N, de Hoop Scheffer 1885-1923. 17 N. van Horn, 'Oude spullen', De Florijn, personeelsblad van De Nederlandsche Bank NV (januari 1987). 18 Archief DNB, dossier 1.226.3/99/10/1, Correspondentschap Kampen, instructies 1917-1944. 19 In de instructie voorafgaand aan die van 1911 wordt geen gewag gemaakt van de onderhavige taak. 20 Archief DNB, dossier 1.22/97/125/1, Structuur DNB, afdelingen, interne organisatie, magazijn en expeditie 1916-1967. 151

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2000 | | pagina 76