Martin Ledermann is een in 1904 geboren Duitser. Hij heeft geschiedenis,
sociologie, psychologie, reclame en management gestudeerd. Tussen 1933 en
1940 bouwt hij een internationaal georiënteerde reclame- en adviespraktijk op.
Hij presenteert zich bij de Bijenkorf als management consultant.14
In 1930 was de Bijenkorf lid geworden van de Internationale Warenhuis
Vereniging (IWV). De IWV is een soort studiegezelschap. Leden zijn afkomstig
uit directies van belangrijke warenhuizen, zoals Harrods uit Londen, Printemps
in Parijs en l'Innovation uit Brussel. Doelstelling is vooral elkaar te helpen bij
managementproblemen en het uitwisselen van niet-commerciële research
gegevens. De IWV wordt opgericht tijdens een vergadering in Parijs in 1929.
Namens de Bijenkorf is B. Frankenthal, hoofd van de statistische afdeling bij
deze vergadering aanwezig. Het doel van de bijeenkomst is het oprichten van een
"groupement d'étude pour la perfection des méthodes de travail dans les grands
magasins". Uitgangspunt hierbij is business research, uit te voeren door een
research bureau, dat moet werken met "la techniques et les méthodes comme
demonstration d'organisation scientifique (scientific management)".'15 In 1932
wordt dan ook het Research Bureau van de Bijenkorf opgericht.
Een van de belangrijkste activiteiten van de IWV is het houden van de zo
genaamde critical visits: een delegatie van de vereniging bezoekt gedurende een
paar dagen een van de aangesloten leden, analyseert de organisatie en schrijft
een rapport. Opvallend is dat er niet wordt geschroomd kritiek te leveren.
Dat heeft ook de Bijenkorf ondervonden.
In 1932 krijgt de Bijenkorf een delegatie van de IWV op bezoek.16 In dit
rapport komt een aantal problemen naar voren, waaronder dat van de adminis
tratie:
"The striking growth and development of the Bijenkorf business during
the fifteen years of its existence as a department store is evidence of the
sound methods and policies that have been employed. But methods that
are successful in a certain stage of growth can no longer be employed with
advantage when the business grows beyond them. In our opinion the
Bijenkorf business is now large enough for all the functions of administ
ration to be reconsidered and rearranged...the rearrangement of the
administrative duties we advise first...to free Mr. Goudsmit and Mr.
Meyer from many of their present duties of detail."
Het rapport adviseert een consultant in de arm te nemen om een nieuwe orga
nisatiestructuur te ontwerpen. Gesuggereerd wordt Pruppacher, die de reorgani
satie van Globus in Zwitserland geleid heeft. Hij krijgt in 1932 de opdracht de
Bijenkorf te reorganiseren volgens de principes van de wissenschaftliche Betriebs-
führung.17 Na een grondige analyse van de problemen, ontwerpt hij een meerja
ren traject (1932-1940). Eerst wordt de organisatie als geheel hiërarchisch en
functioneel gestructureerd, vervolgens komen de hoofdtaken aan de orde en tot
slot worden ook de afdelingen gereorganiseerd.
Een gestructureerde functionele organisatie draait om vastgelegde afspraken
en resultaten; dit geeft zekerheid en maakt dat de organisatie sneller op verande
ringen kan inspelen. Het in 1932 opgerichte Research Bureau heeft als taak
hiervoor gegevens te verzamelen en te analyseren.
Als één van de eerste opdrachten ontwerpt het Research Bureau een organo
gram en daaraan gekoppeld een operationlist18 die getuigen van een duidelijke
hiërarchische structuur en verdeling van hoofd- en bijfuncties.
Met deze nieuwe organisatiestructuur heeft de Bijenkorf de basis gelegd voor
een systematische bedrijfsvoering gebaseerd op geschreven communicatie.
Interne communicatie
In het archief van de Bijenkorf zien we in de periode 1932-1940 een explosie van
archiefstukken: de periode van overgang naar systematisch management. De vol
gende genres komen voor: rapporten, organogrammen, functieomschrijvingen,
procedures, instructies, handleidingen, tabellen, grafieken, circulaires, formulie
ren en notulen.
De formele communicatie wordt gestandaardiseerd. Zo beschrijft een stroom
schema uit 1937 in 57 stappen de loop van een order met de in elke stap benodig
de formulieren. Stap 1 is:
"Voor bestellingen worden de volgende orders uitgeschreven:
a. M 368 in viervoud: 1 naar leverancier, 2 naar facturenbureau,
1 in boek (via facturenbureau naar filialen);
b. M 71, briefkaartorder in drievoud: 1 naar leverancier, 1 naar
facturenbureau, 1 in boek;
c. M 45, reparatiebon in duplo: 1 met het te repareeren goed naar de
controleur B 47 wordt uitgeschreven, 1 in boek;
d. M 717, werkbon in triplo, door controleur, 1 in boek, 1 naar
leverancier (met factuur teruggezonden), 1 geteekend door
opdrachtgever naar facturenbureau."
Downward communication
Instructies zijn er in verschillende vormen. Er zijn bijvoorbeeld algemene hand
leidingen, 'Do's and don't's'; met richtlijnen over werktijden, ziekte en brand.
Daarnaast zien we ook meer specifieke instructies; zoals vakantieregelingen en
pensioenvoorziening. De handleidingen worden steeds uitgebreider, aan het eind
van de jaren dertig verschijnen er zelfs gedrukte verkoophandleidingen per
afdeling.
In navolging van andere organisaties wordt in 1933 door de directie het
bedrijfsblad Bij en Korf opgericht. Het blad moet een platform voor iedereen
worden. In het eerste nummer maken de directeuren Meyer en Goudsmit duide
lijk waarom: doel van Bij en Korf is het groeien van een band.19 De artikelen zijn
zeer divers. Naast stukken van de directie, staan er ook cartoons, sportnieuws,
excursieverslagen, grapjes, personele mededelingen in. Opvallend is verder de
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK
14 Archief Bijenkorf, inv.nr. 226.
15 Ibidem, inv.nr. 308.
16 Ibidem, inv.nr. 2553.
17 Ibidem, inv.nr. 270.
140
ANNELOT VIJN BESTUREN DOOR REGISTRATUUR BIJ DE BIJENKORF
18 Ibidem, inv.nr. 267.
"Ibidem, inv.nr. 1032; Bij en Korf no. 1, 1933.
141
