1 i i Upward reporting Na de oprichting van de Billiton Maatschappij ontstond langzamerhand de behoefte om terugkoppeling naar de directie in 's-Gravenhage zo gestroomlijnd mogelijk te maken. Zoals reeds eerder vermeld werd de directie in Batavia ver tegenwoordigd door een vertegenwoordiger en voor de bedrijfsvoering op Billiton was een hoofdadministrateur aangesteld. Het eiland Billiton werd in de eerste jaren van de Billiton Maatschappij opgedeeld in een aantal geografische een heden. Elke eenheid had tot doel het opsporen en winnen van in de bodem aan wezige tinerts. Het structureren van de werkzaamheden, het aanstellen van werknemers en andere bedrijfseconomische aangelegenheden kwamen voor reke ning van de hoofdadministrateur. Gedurende een aantal jaren was hij ook als enige verantwoordelijk voor de periodieke verslagen omtrent de gang van zaken op Billiton. Deze periodieke verslagen bevatten gegevens over onder meer de aan tallen mijnwerkers, de arbeidsomstandigheden, de gezondheidstoestand van de mijnwerkers, het gebruik en onderhoud van de verschillende bedrijfsmachines en de voedselvoorraden. De rapporten gaven ook weer of de hoofdadministrateur op dienstreis of met verlof was geweest en dan met name zijn ervaringen tijdens de dienstreis. Ook de vertegenwoordiger rapporteerde regelmatig in brieven aan de directie in 's-Gravenhage. Deze brieven betreffen vooral de financiële aan gelegenheden van de onderneming en de contacten die de vertegenwoordiger in Nederlands-Indië onderhield. Deze brieven en rapporten werden met de hand geschreven. Pas in 1905 verschenen de eerste getypte bijlagen bij de maandelijkse rapporten van de hoofd administrateur aan de vertegenwoordiger, respectievelijk de directie in 's-Graven- hage.20 De bijlagen werden gekopieerd door het gebruik van carbonpapier. Vermoedelijk werden de kopieën naar 's-Gravenhage verzonden en daar na lezing ingebonden.21 In hetzelfde jaar 1905 werden de functies van vertegenwoordiger en hoofdadministrateur verenigd in één persoon. De nieuwe functionaris, de hoofdadministrateur/vertegenwoordiger had zijn nieuwe standplaats in Tandjong-Pandan op Billiton. Vermoedelijk is men toen ook overgegaan tot het aanstellen van administrateurs voor iedere geografische eenheid. Deze admi nistrateurs waren verantwoordelijk voor de gang van zaken van hun eenheid en rapporteerden daar wekelijks over. Door deze personeelsuitbreiding kon men de rapporten van uitgebreide informatie voorzien. Tekeningen ter illustratie van bepaalde werkzaamheden werden langzamerhand de norm. In 1919 verschijnen de eerste voorgedrukte tabellen die gebruikt worden voor het bijhouden van de verschillende ontginningen en de mijnwerkerssterkte. De tabellen werden met de hand ingevuld. De maandelijkse gegevens werden aan het eind van een boekjaar verwerkt in het jaarverslag, de verantwoording van de Maatschappij naar haar aandeelhou ders en de samenleving. I Figuur t. Het Billitonarchief als intelligence office (1928) (Algemeen Rijksarchief, Archief Billiton, inv.nr. 56). CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK 20 Archief Billiton, inv.nr. 231. 21 Archief Billiton, inv.nr. 218-249. 134 CHARLENE MACDONALD HET INTELLIGENCE OFFICE VAN DE BILLITON MAATSCHAPPIJ Gedachtenstroom van alle Werelddeelen Directs //Gedachtenstroom naar alle Werelddeelen Nieuwe opbouw Dec imaal-Archief lieering van de^be'grippen Documentatie^van de Dlrecti DECIMAAL-ARCHIEF INTELLIGENCE-OFFICE) Ge de Archivaris i Ontleding van den strooi: in 2 gedeelten Geestelyke resultaten Formuleering van de resultaten Telegrammen Notulen Rapporten Mail Correspondentie Archivaris Definieering van de begrippen Alphabetisch Archief Categorisch Archief Afdeelings-Archieven OP I SEPTEMBER 1928 573 GEESTELYKE CELLEN. DIRECTIE Beraadslaging met Commissarissen Secretarissen. Experts Periodiek voorkomende begrippen, gevolgd door automatische behandeling Operatorische begrippen (welke een geestelyke reactie gevolge hebben Definieering van de voor 135

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2000 | | pagina 68