De decimale archiefcode die ontwikkeld was door Lefèbre bestond uit negen
hoofdgroepen. De hoofdgroepen waren: maatschappijen tot opsporing, winning
en verwerking van delfstoffen; geldmiddelen en balans; etablissementen;
bedrijfsinstallaties; bedrijf; organisatie van de dienst; personeel en arbeidsvoor
waarden; mijnwerkers en fabrieksarbeiders; en buitenwereld. Deze hoofdgroepen
konden naar behoefte uitgebreid en verfijnd worden. Inkomende post werd van
een dagstempel voorzien waarin registratie- en classificatienummer werden
ingevuld. Mailbrieven (correspondentie met de maatschappijen onderling)
kwamen in drievoud en genummerd binnen. Van uitgaande stukken werd een
geparafeerde kopie aan de registratie verstrekt. Het papier van deze stukken heeft
aan de bovenzijde een gekleurde balk met de namen van de maatschappijen van
het Billitonconcern erop: geel voor GMB, wit voor Billiton Maatschappij, roze
voor STANNUM. Van uitgaande mail werden twee kopieën aan de registratie ver
strekt. Telegrammen werden bij binnenkomst chronologisch per maatschappij
opgeborgen en een kopie werd in de onderwerpsdossiers gevoegd. Van uitgaande
telegrammen ging eveneens een exemplaar in de onderwerpsdossiers. Ingekomen
mail werd ook chronologisch opgeborgen. De bijlagen werden na classificatie in
de desbetreffende dossiers geplaatst. Eén kopie was bestemd voor circulatie en de
ander was meteen beschikbaar voor classificatie. Het verband tussen dossiers
met dezelfde basisclassificatie kon gelegd worden door middel van een 'verband
der dossiers'-lijst die opgenomen werd in de dossiers. Op de lijst met 'verband
der dossiers' staan de verwante classificaties met een korte omschrijving van
de inhoud.
Naast het bijhouden van een chronologische en een alfabetische agenda
werden verschillende systematische toegangen op het archief op kaartsystemen
bijgehouden.
Productie van documenten
Het hoofdkantoor van de Billiton Maatschappij in 's-Gravenhage bestond voor
zover bekend in de jaren vóór 1920 uit een directie met secretariaat, een adminis
tratieve afdeling en een afdeling Technische Dienst.14 De directie boog zich over
de toekomst van de onderneming; formuleerde beleid en zag toe op de uitvoering
daarvan. In het archief zijn met name de notulen van de vergaderingen van de
raad van commissarissen bewaard gebleven. Daarvan verschenen de eerste
getypte notulen rond 1900.
Administratieve gegevens werden in voorgedrukte groot- en kasboeken opge
maakt, met de hand geschreven tot omstreeks 1912. In dat jaar verschenen de
eerste getypte balansen. De eerste getypte memorie van toelichting op de balans
dateert uit 1907.15
Interne communicatie
"Men zou een verhaal kunnen schrijven over alle misverstanden, door de gebrek
kige en vroeger vele weken in beslag nemende communicatie veroorzaakt."16
Op het eiland Billiton -waar de bedrijfsvoering zich voornamelijk concen
treerde- gebeurde interne communicatie tussen 1860 en 1920 informeel en
persoonlijk. De hoofdadministrateur maakte regelmatig een rondje bij de ver
schillende mijnen om zich van de stand van zaken te vergewissen. Op zijn beurt
moest hij zorgen voor de rapportage aan de vertegenwoordiger, respectievelijk
de directie in 's-Gravenhage.
Tot in de jaren tachtig maakte men op het eiland Billiton uitsluitend gebruik
van brieven om de stand van zaken van het bedrijf bij te houden. Hier kwam
enige verandering in met de komst van de telegraaf. De eerste telegrammen zijn
vermoedelijk al vanaf 1885 over en weer verzonden, maar hiervan is geen neer
slag aangetroffen. Ook naar het hoofdkantoor werden regelmatig telegrammen
verstuurd. Telegrammen dienden destijds voornamelijk ter verificatie van verzon
den brieven.17 In latere jaren werd de telegraaf steeds meer gebruikt voor het ver
zenden van berichten die tijdgebonden waren en niet per post meegedeeld
konden worden.
Naast de telegraaf deed ook de telefoon zijn intrede in het bedrijf. De eerste
telefoon werd in 1898 op Billiton geïntroduceerd.18 Ook hier was het gebruik uit
sluitend bestemd om de afstand tussen de eenheden te overbruggen en belangrij
ke gegevens snel door te spelen. Op het hoofdkantoor is de telefoon in 1905
ingevoerd.19
Downward communication
Voor de werknemers die naar Nederlands-Indië werden uitgezonden formuleerde
de directie instructies over onder meer het presenteren van cijfermatige gegevens
en het uitvoeren van werkzaamheden. Eventuele instructies en veiligheidsvoor
schriften voor de mijnwerkers en fabrieksarbeiders werden door de plaatselijke
verantwoordelijke opgesteld.
Vóór 1927 is er weinig tot geen neerslag aangetroffen over rapporteren en
communiceren op het hoofdkantoor in 's-Gravenhage. In dat jaar verscheen een
schema van de hand van mejuffrouw Lefèbre dat de circulatiestroom van inko
mende post weergeeft. Informele schriftelijke communicatie vond plaats door
middel van memo's en notities. Mededelingen binnen het kantoor werden aan
gemerkt als 'rondgaande'.
Voorts zijn er ook de vergaderingen van de aandeelhouders, de directie, de raad
van commissarissen en de raad van beheer. Behalve de vergadering van aandeel
houders hadden deze elk het doel de bedrijfsaangelegenheden van de Billiton
Maatschappij en haar dochterondernemingen door te nemen en controle uit te
oefenen op de bedrijfsvoering in Nederlands-Indië. Deze vergaderingen brachten
een groot aantal notulen met zich mee. De notulen werden dan gebruikt als con
trole op gemaakte afspraken. Yates noemt de vergaderingen een vorm van
formele interne communicatie.
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK
m Archief Billiton, inv.nr. 39-42.
Archief Billiton, inv.nr. 157.
132
CHARLENE MACDONALD HET INTELLIGENCE OFFICE VAN DE BILLITON MAATSCHAPPIJ
16 Kamp, De standvastige tinnen soldaat, 288.
Archief Billiton, inv.nr. 107
18 Broersma, Eene zaak van Regt en Billijkheid, 44.
Archief Billiton, inv.nr. 111.
133
