worden van eenvoudige ontwikkeling. Vroeger werden deze staten geheel met de pen geschreven en met de Comptometer nageteld, waarvoor zeker 4 a 5 maal meer tijd werd vereischt."18 De in de jaren twintig ingezette mechanisering van de verbruikersadmini stratie werd in de jaren dertig voortgezet en uitgebreid. In maart 1931 werd een Adrema electrische ponsmachine III van het nieuwste model in gebruik genomen, voorzien van electromotor en lijstendrukapparaat. In 1932 werd een nieuwe boekhoudmachine aangeschaft. De gemeenteraad van 's-Gravenhage had op 25 november 1930 besloten tot invoering van het metertarief bij de waterlevering met ingang van 1 juli 1931. In plaats van zes- maandelijks moest nu driemaandelijks worden afgerekend. De grotere hoeveel heid administratief werk (voor circa 120.000 aangesloten percelen) die daaruit voortvloeide, moest volgens b. en w. worden opgevangen door middel van een verdere mechanisering van de administratie. De uitrusting van de administratie met twee adresseermachines met ponsmachines, drie Burroughs 17-rijige schrijvende telmachines en een Nationaal 2000-boekhoudmachine voldeed niet meer. Men kon volgens de directeur van het bedrijf niet meer volstaan met een gedeeltelijk mechanische vervaardiging van de nota's, maar thans was het moment aangebroken om de nota's geheel te mechaniseren. Besloten werd tot gefaseerde aanschaf van drie Burroughs public utility machines. Deze machine maakte het mogelijk met een geringer aantal personen elk kwartaal in circa vijf a zes weken alle berekeningen te doen plaatsvinden.19 De tevredenheid over de aan schaf van deze machine blijkt in Stempels' artikel in Financieel overheidsbeheer. Behalve arbeidsbesparing, kon tevens een meer wetenschappelijke wijze van werken worden bewerkstelligd door automatische controle op de juistheid van de berekeningen en door de productie van meer statistische gegevens. In 1933 bleek dat behoefte bestond aan nog een tel- en rekenmachine. Na een proef werd besloten een elektrische calculator te bestellen. Deze werd niet alleen als sneller, maar tevens zekerder beschouwd. Later dat jaar bleek de reorga nisatie van de verbruikersadministratie zover gevorderd, dat aanschaffing van de derde public utility machine nodig bleek. Ter completering van de installatie werd tevens een tweede optel- en aftrek-lessenaarmachine en een tweede elektri sche calculator besteld. In totaal was op dat moment voor rationalisatie en mechanisatie van de verbruikersadministratie 25.330,80 uitgegeven. "Een bedrag dat alleen al door de als uitvloeisel van verminderde opneemkosten20 terugverdiend wordt."21 Reproductie van documenten In 1938 schafte de Duinwaterleiding een eenvoudige Retocé-installatie aan. Deze werd vooral gebruikt voor het dupliceren van brieven en bladzijden uit tijd schriften en boeken.22 Voor goedkopere massareproductie van zelf vervaardigde documenten verwierf het bedrijf in maart 1941 een elektrische ROTO-duplicator, model 40.23 Voor het dupliceren van technische tekeningen en plattegronden was dit apparaat maar zeer ten dele geschikt. Voor het vermenigvuldigen van grote formaten moest worden omgezien naar andere dupliceermachines. Uiteindelijk viel in maart 1941 de keus op een drielamps OCE-belichtingsmachine, met een werkbreedte van 120 cm.24 Nieuwe mensen De rol van administrateur B.G. Stempels in het organiseren van het werkgeheu gen van het bedrijf en in het systematisch managen van de overwegend opwaart se informatiestromen lijkt zeer bepalend te zijn geweest. Zijn bijdragen aan diverse periodieken, zijn auteurschap van een boek over de doelmatigheid in het overheidsbeheer, zijn lidmaatschap van de Stumoka en zijn voorzitterschap van de Vereniging van ambtenaren der gemeentefinanciën, gemeentebedrijven en -diensten getuigen van een grote betrokkenheid bij de professionalisering en rationalisering van administraties. Nader onderzoek naar de persoon van Stempels verdient aanbeveling. Dat behalve de administrateur ook de rest van het bedrijf doordrongen was van het belang van een deugdelijke en rationeel georganiseerde administratie en documentatie blijkt ook uit de bereidheid van het management te investeren in vergaande mechanisering. Voor een bedrijf met een zwaar opgetuigde technische afdeling en een industriële manier van werken zeer begrijpelijk. Men was vanuit de eigen technische discipline gewend processen te analyseren en rationeel op te splitsen. Een zelfde benadering van administratieve processen was slechts een kleine stap. Conclusie Het bedrijf was dankzij een efficiënte registratuur in staat sturing te geven aan de waterleiding. Het wekt weinig bevreemding dat de informatiestroom, waarvan de documenten zijn bewaard, vrijwel uitsluitend opwaarts ging en hoofdzakelijk bestond uit allerhande meetgegevens. Bijna alle documenten van de neerwaartse informatiestroom (sturing en controle van het personeel) zijn verdwenen. Dat geldt eveneens voor de debiteuren- en crediteurenadministratie. Deze stukken werden niet geagendeerd en na vijf jaar vernietigd. Zo ook de vervallen aanvra gen, opzeggingen, restitutieverzoeken en dergelijke. Dankzij de gedrevenheid van de administrateur kunnen we dit deel van de registratuur thans nog door raadpleging van periodieken reconstrueren. Het zou aanbeveling verdienen voor de definitieve vernietiging van de neerslag van dergelijke uitvoerende bedrijfs processen op zijn minst een goede beschrijving van zulke documentenstromen te vervaardigen, liefst ruimschoots voorzien van procedures en modellen van formulieren. Wellicht dat het vormen van voorbeelddossiers hierop een welkome aanvulling kan zijn. CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK 120 DICK BRONGERS INFORMATIESTROMEN BIJ DE HAAGSE DUINWATERLEIDING 18 Stempels, 'De inzending der Haagsche Duinwaterleiding', 193. 19 Archief DWL, inv.nr. 596. 20 Voor de meteropnemers. 21 Archief DWL, inv.nr. 596, brief 3 oktober 1933. 22 Archief DWL, inv.nr. 595. 23 Archief DWL, inv.nr. 595. 2* Archief DWL, inv.nr. 595. 121

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2000 | | pagina 61