worden van eenvoudige ontwikkeling. Vroeger werden deze staten geheel met
de pen geschreven en met de Comptometer nageteld, waarvoor zeker 4 a 5 maal
meer tijd werd vereischt."18
De in de jaren twintig ingezette mechanisering van de verbruikersadmini
stratie werd in de jaren dertig voortgezet en uitgebreid. In maart 1931 werd een
Adrema electrische ponsmachine III van het nieuwste model in gebruik
genomen, voorzien van electromotor en lijstendrukapparaat.
In 1932 werd een nieuwe boekhoudmachine aangeschaft. De gemeenteraad
van 's-Gravenhage had op 25 november 1930 besloten tot invoering van het
metertarief bij de waterlevering met ingang van 1 juli 1931. In plaats van zes-
maandelijks moest nu driemaandelijks worden afgerekend. De grotere hoeveel
heid administratief werk (voor circa 120.000 aangesloten percelen) die daaruit
voortvloeide, moest volgens b. en w. worden opgevangen door middel van een
verdere mechanisering van de administratie. De uitrusting van de administratie
met twee adresseermachines met ponsmachines, drie Burroughs 17-rijige
schrijvende telmachines en een Nationaal 2000-boekhoudmachine voldeed niet
meer. Men kon volgens de directeur van het bedrijf niet meer volstaan met een
gedeeltelijk mechanische vervaardiging van de nota's, maar thans was het
moment aangebroken om de nota's geheel te mechaniseren. Besloten werd tot
gefaseerde aanschaf van drie Burroughs public utility machines. Deze machine
maakte het mogelijk met een geringer aantal personen elk kwartaal in circa vijf a
zes weken alle berekeningen te doen plaatsvinden.19 De tevredenheid over de aan
schaf van deze machine blijkt in Stempels' artikel in Financieel overheidsbeheer.
Behalve arbeidsbesparing, kon tevens een meer wetenschappelijke wijze van
werken worden bewerkstelligd door automatische controle op de juistheid van
de berekeningen en door de productie van meer statistische gegevens.
In 1933 bleek dat behoefte bestond aan nog een tel- en rekenmachine. Na
een proef werd besloten een elektrische calculator te bestellen. Deze werd niet
alleen als sneller, maar tevens zekerder beschouwd. Later dat jaar bleek de reorga
nisatie van de verbruikersadministratie zover gevorderd, dat aanschaffing van de
derde public utility machine nodig bleek. Ter completering van de installatie
werd tevens een tweede optel- en aftrek-lessenaarmachine en een tweede elektri
sche calculator besteld.
In totaal was op dat moment voor rationalisatie en mechanisatie van de
verbruikersadministratie 25.330,80 uitgegeven. "Een bedrag dat alleen al door
de als uitvloeisel van verminderde opneemkosten20 terugverdiend wordt."21
Reproductie van documenten
In 1938 schafte de Duinwaterleiding een eenvoudige Retocé-installatie aan.
Deze werd vooral gebruikt voor het dupliceren van brieven en bladzijden uit tijd
schriften en boeken.22 Voor goedkopere massareproductie van zelf vervaardigde
documenten verwierf het bedrijf in maart 1941 een elektrische ROTO-duplicator,
model 40.23
Voor het dupliceren van technische tekeningen en plattegronden was dit
apparaat maar zeer ten dele geschikt. Voor het vermenigvuldigen van grote
formaten moest worden omgezien naar andere dupliceermachines. Uiteindelijk
viel in maart 1941 de keus op een drielamps OCE-belichtingsmachine, met een
werkbreedte van 120 cm.24
Nieuwe mensen
De rol van administrateur B.G. Stempels in het organiseren van het werkgeheu
gen van het bedrijf en in het systematisch managen van de overwegend opwaart
se informatiestromen lijkt zeer bepalend te zijn geweest. Zijn bijdragen aan
diverse periodieken, zijn auteurschap van een boek over de doelmatigheid in
het overheidsbeheer, zijn lidmaatschap van de Stumoka en zijn voorzitterschap
van de Vereniging van ambtenaren der gemeentefinanciën, gemeentebedrijven
en -diensten getuigen van een grote betrokkenheid bij de professionalisering en
rationalisering van administraties. Nader onderzoek naar de persoon van
Stempels verdient aanbeveling.
Dat behalve de administrateur ook de rest van het bedrijf doordrongen was
van het belang van een deugdelijke en rationeel georganiseerde administratie en
documentatie blijkt ook uit de bereidheid van het management te investeren in
vergaande mechanisering. Voor een bedrijf met een zwaar opgetuigde technische
afdeling en een industriële manier van werken zeer begrijpelijk. Men was vanuit
de eigen technische discipline gewend processen te analyseren en rationeel op te
splitsen. Een zelfde benadering van administratieve processen was slechts een
kleine stap.
Conclusie
Het bedrijf was dankzij een efficiënte registratuur in staat sturing te geven aan
de waterleiding. Het wekt weinig bevreemding dat de informatiestroom, waarvan
de documenten zijn bewaard, vrijwel uitsluitend opwaarts ging en hoofdzakelijk
bestond uit allerhande meetgegevens. Bijna alle documenten van de neerwaartse
informatiestroom (sturing en controle van het personeel) zijn verdwenen. Dat
geldt eveneens voor de debiteuren- en crediteurenadministratie. Deze stukken
werden niet geagendeerd en na vijf jaar vernietigd. Zo ook de vervallen aanvra
gen, opzeggingen, restitutieverzoeken en dergelijke. Dankzij de gedrevenheid van
de administrateur kunnen we dit deel van de registratuur thans nog door
raadpleging van periodieken reconstrueren. Het zou aanbeveling verdienen voor
de definitieve vernietiging van de neerslag van dergelijke uitvoerende bedrijfs
processen op zijn minst een goede beschrijving van zulke documentenstromen te
vervaardigen, liefst ruimschoots voorzien van procedures en modellen van
formulieren. Wellicht dat het vormen van voorbeelddossiers hierop een welkome
aanvulling kan zijn.
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK
120
DICK BRONGERS INFORMATIESTROMEN BIJ DE HAAGSE DUINWATERLEIDING
18 Stempels, 'De inzending der Haagsche Duinwaterleiding', 193.
19 Archief DWL, inv.nr. 596.
20 Voor de meteropnemers.
21 Archief DWL, inv.nr. 596, brief 3 oktober 1933.
22 Archief DWL, inv.nr. 595.
23 Archief DWL, inv.nr. 595.
2* Archief DWL, inv.nr. 595.
121