Van geplaatste afsluiters en brandkranen werden stamkaarten aangelegd. Van weggenomen kranen werden de kaarten verwijderd, maar niet dan nadat de mutaties op staat waren gesteld voor de statistiek. De politie en brandweer ontvin gen tweemaal per maand opgaven van geplaatste en verwijderde brandkranen. Om greep te houden op het functioneren van de werklieden bestond een nauw omschreven procedure voor het uitgeven en inleveren van gereedschappen en het administreren van de arbeidslonen. Voor ontvangst en inlevering van gereed schap, uitsluitend op bon, werd in de werkboekjes van de opzichter en de werkman aantekening gehouden. Van deze aantekeningen werd aan het eind van iedere maand een staat ingeleverd bij de afdeling Boekhouding. De arbeidslonen waren gebaseerd op gegevens die werden ontleend aan de ingeleverde tijdbriefjes en dagrapporten. De ingeleverde tijdbriefjes werden gecontroleerd aan de hand van de werkrapporten der werklieden. Vervolgens werden de hoofden van boeking bepaald en werden de gegevens ingeschreven op tijdkaarten, die iedere donderdag morgen bij de afdeling Boekhouding werden ingeleverd. Tevens moesten daarbij de verlof- en ziektebriefjes, de opgaven van toeslagen en de opgaven van vergoedingen voor het gebruik van een rijwiel worden gevoegd. Ten slotte moesten ook de rusturen van de werklieden op kaartjes worden bijgehouden. Bovenstaande geeft een goed beeld hoe het bedrijf door middel van registratuur greep hield op de technische werkzaamheden die voor de distributie van het product noodzakelijk waren. De neerslag die daarvan het resultaat is geweest, is slechts ten dele bewaard gebleven in het archief. Modellen van werkbriefjes, rustkaartjes, bonnen en andere administratieve papieren ten behoeve van de dagelijkse werkzaamheden zijn niet aangetroffen. Op een hoger aggregatieniveau vindt men wel de op deze documenten gebaseerde verzamelgegevens. Dankzij het bewaard gebleven overzicht kunnen we ons evenwel een beeld vormen van de toenmalige documentenstroom. Hoe en of deze in de jaren twintig en dertig werd gemechaniseerd kon in dit onderzoek niet worden achterhaald. Dit was wel mogelijk voor de waterdebiteurenadministratie. Debiteurenadministratie In 1926 toonde de administrateur van de Duinwaterleiding Stempels vol trots de organisatie van de administratie der waterdebiteuren op de Tentoonstelling op het gebied der openbare en particuliere bedrijfsadministratie (T.O.P.A.).16 Behalve op de T.O.P.A. demonstreerde Stempels zijn paradepaard tevens in de tijdschriften Water en gas en Financieel overheidsbeheerd7 Zowel de tentoonstel ling als de artikelen werden begeleid door een schematische weergave van de waterdebiteurenadministratie. Met deze voorstelling beoogde Stempels "den beschouwer een beeld te geven van de aan deze administratie verbonden werkzaamheden en daarbij te doen zien hoe door gebruikmaking van kantoor machines en doorschrijf-systemen de 'efficiency' is betracht". Het voor de Figuur t. Schema van de administratie der waterdebiteuren (reconstructie door L. Muntz). CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK 16 Stempels, 'De inzending der Haagsche Duinwaterleiding', 189. 17 Stempels, 'De inzending der Haagsche Duinwaterleiding'; Financieel overheidsbeheer, halfmaandelijks orgaan voor overheidsbedrijven en diensten, nrs. 5-9 (1934) 71-139. 116 DICK BRONGERS INFORMATIESTROMEN BIJ DE HAAGSE DUINWATERLEIDING O 2 O JHl OC CD o O CD O o OC O Q 117

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2000 | | pagina 59