De verhouding administratie en technisch personeel is eveneens sprekend voor het gewicht dat gehecht werd aan een goede registratuur: in 1925 omvatten de 'Directie en het technisch personeel' 27 man, de 'Administratie' 72 en 'Controle' 50. Aan werklieden had men 158 mannen in vaste dienst, in 1935 zijn deze getallen respectievelijk 25, 90, 49 en 139. Opbergen en terugvinden In de informatievoorziening van het bedrijf werd voorzien door twee comple mentaire informatiesystemen, namelijk de in het archief vastgelegde proces gebonden informatie en de in de bibliotheek georganiseerde vakkennis ten behoeve van het technisch en administratief beheer. Het archief van de Ingenieur van aanleg, 1871-1949 Aan het eind van zijn werkzaamheden heeft de Ingenieur van aanleg, J.A.A. Waldorp, een verslag van zijn werkzaamheden opgesteld voor de gemeenteraad. Als bijlage tot dit verslag is een inventaris opgenomen. Vergelijking van deze inventaris met de thans nog aanwezige bescheiden leert dat sinds 1875 een deel van deze bescheiden is verdwenen. Veel tekeningen zijn niet meer aanwezig. Het bewaarde gedeelte geeft niettemin een goed beeld van de interne en externe communicatie, die tijdens de aanleg van de infrastructuur noodzakelijk was. De correspondentie (1871-1875) met interne en externe relaties werd als serie ingekomen en minuten van uitgaande stukken gearchiveerd volgens een agenda stelsel. Behalve de serie agenda's die als toegang op de correspondentie werd aangelegd en bewaard, bestaan geen andere of nadere toegangen. Het merendeel van deze brieven kan worden gekarakteriseerd als neerwaartse communicatie van het gemeentebestuur in de vorm van verzoeken, instructies en opdrachten aan de ingenieur (veelal in extract-vorm) en opwaartse communicatie in de vorm van verzoeken en verantwoordingen (onder andere jaarverslagen en kwartaal rapporten) van de ingenieur aan het bestuur. Een ander deel van deze correspon dentie bestaat uit briefwisseling met ondergeschikten en leveranciers. Waarschijnlijk had men voor deze communicatie behalve een goed bijgehou den agenda geen nadere toegangen nodig, omdat men veelal kon volstaan met het kennis nemen van de inhoud van de brieven en het sturen van een adequate reactie. De bescheiden zullen zelden zijn gebruikt als ondersteuning van de bedrijfsprocessen verbonden aan de technische aspecten van de aanleg. Van dergelijke procesgebonden technische informatie is voldoende materiaal bewaard om een indruk te krijgen van de opwaartse en neerwaartse communica tie tussen de ingenieur en de technische staf en diverse aannemers en leveran ciers. De opzichter en de bouw- en werktuigkundigen communiceerden met de ingenieur over de voortgang van de aanleg door middel van weekrapporten en maandrapporten. De in deze rapporten gepresenteerde gegevens werden door J.A.A. Waldorp in geaggregeerde vorm opgenomen in de door hem samengestelde kwartaal- en jaarverslagen aan het gemeentebestuur. De aannemers en leveranciers kregen door middel van gedetailleerde bestek ken en voorwaarden opdracht tot het aanleggen van werken en vervaardigen van materialen. De financiële afwikkeling van dergelijke transacties werden afgedaan door de gemeenteontvanger. In het archief van de ingenieur zijn daarvan nog stukken betreffende het verlenen van certificaten tot betaling voor het leveren van goederen en het uitvoeren van werken te vinden. Bij de voltooiing van de aanleg verantwoordde J.A.A. Waldorp het gevoerde beleid in het reeds genoemde verslag aan de gemeenteraad. Een in het archief aanwezig overzicht van verleende certificaten tot betaling en enige staten met een opgave van gebruikte materialen en verrichte werkzaamheden hebben waarschijnlijk als basis gediend voor dit verslag. Het archief van de Duinwaterleiding Bij het aantreden van Th. Stang kon worden volstaan met het handhaven van eenzelfde organisatie van de registratuur als onder de Ingenieur van aanleg. In het bewaard gebleven archief van de periode 1874-1905 vindt men derhalve series ingekomen en minuten van uitgaande stukken, die toegankelijk zijn door middel van de agenda's op deze correspondentie. Evenals bij het hiervoor beschreven archief achtte men nadere toegangen op het archief waarschijnlijk niet noodzakelijk. Steekproeven wijzen uit dat de patronen van de communicatie eveneens vrijwel identiek bleven. Vanaf 1906 tot en met 1937 wordt de serie ingekomen en minuten van uitgaande stukken behalve door agenda's ook door nadere toegangen ontsloten, namelijk door middel van naamklappers en trefwoordenindices (kaartsystemen) op de agenda's. Aan te nemen valt dat het archief sneller, vaker, diverser en intensiever moest kunnen worden geraadpleegd om, behalve voor verantwoor ding van het gevoerde beleid, tevens de diverse bedrijfsprocessen te kunnen ondersteunen. Met de verzelfstandiging per 1 januari 1905 moest de boekhoudkundige informatie meer inzicht verschaffen in het financieel beheer van het bedrijf. Tot 1905 kon worden volstaan met een enkelvoudige boekhouding ten behoeve van het kasbeheer. Met ingang van 1905 werd gekozen voor het systeem van dubbel boekhouden om te allen tijde over adequate informatie voor een zelfstandige bedrijfsvoering te kunnen beschikken. De boekhouding wordt vanaf de verzelf standiging gebruikt als management tooi. Hoewel niet meer valt te achterhalen wat de redenen zijn geweest het agen dastelsel te verlaten, lijkt het aannemelijk dat dit stelsel niet langer adequaat was om te voorzien in een groeiende informatiebehoefte vanuit het technisch en administratief beheer van het bedrijf. Vanaf 1938 heeft de administratie de bescheiden geordend volgens een syste matisch rubriekenstelsel. De code voor dit rubriekenstelsel werd ontworpen door de toenmalige administrateur B.G. Stempels. Stukken uit voorgaande perioden zijn door de administratie overgebracht naar dit registratuurstelsel, waarvan aan tekening is gemaakt in de bestaande agenda's. Tevens heeft men op de oorspron kelijke plaatsen in de serie correspondentie verwijzingsbladen ingevoegd op de plaatsen waar de stukken in de voorgaande periode berustten. Als basis voor het rubriekenstelsel diende de Universele Decimale Classificatie (UDC). Bibliotheek en documentatie Als informatiebron voor het technisch en administratief beheer bezat de Duinwaterleiding een bedrijfs- of dienstbibliotheek. Een notitie uit ca. 1934 geeft een overzicht van de 22 abonnementen op tijdschriften die de bibliotheek op dat moment beheerde. Een later overzicht bevat 42 titels, met daaronder voor dit CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK 112 DICK BRONGERS INFORMATIESTROMEN BIJ DE HAAGSE DUINWATERLEIDING 113

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2000 | | pagina 57