De verhouding administratie en technisch personeel is eveneens sprekend
voor het gewicht dat gehecht werd aan een goede registratuur: in 1925 omvatten
de 'Directie en het technisch personeel' 27 man, de 'Administratie' 72 en
'Controle' 50. Aan werklieden had men 158 mannen in vaste dienst, in 1935 zijn
deze getallen respectievelijk 25, 90, 49 en 139.
Opbergen en terugvinden
In de informatievoorziening van het bedrijf werd voorzien door twee comple
mentaire informatiesystemen, namelijk de in het archief vastgelegde proces
gebonden informatie en de in de bibliotheek georganiseerde vakkennis ten
behoeve van het technisch en administratief beheer.
Het archief van de Ingenieur van aanleg, 1871-1949
Aan het eind van zijn werkzaamheden heeft de Ingenieur van aanleg, J.A.A.
Waldorp, een verslag van zijn werkzaamheden opgesteld voor de gemeenteraad.
Als bijlage tot dit verslag is een inventaris opgenomen. Vergelijking van deze
inventaris met de thans nog aanwezige bescheiden leert dat sinds 1875 een deel
van deze bescheiden is verdwenen. Veel tekeningen zijn niet meer aanwezig. Het
bewaarde gedeelte geeft niettemin een goed beeld van de interne en externe
communicatie, die tijdens de aanleg van de infrastructuur noodzakelijk was.
De correspondentie (1871-1875) met interne en externe relaties werd als serie
ingekomen en minuten van uitgaande stukken gearchiveerd volgens een agenda
stelsel. Behalve de serie agenda's die als toegang op de correspondentie werd
aangelegd en bewaard, bestaan geen andere of nadere toegangen. Het merendeel
van deze brieven kan worden gekarakteriseerd als neerwaartse communicatie
van het gemeentebestuur in de vorm van verzoeken, instructies en opdrachten
aan de ingenieur (veelal in extract-vorm) en opwaartse communicatie in de vorm
van verzoeken en verantwoordingen (onder andere jaarverslagen en kwartaal
rapporten) van de ingenieur aan het bestuur. Een ander deel van deze correspon
dentie bestaat uit briefwisseling met ondergeschikten en leveranciers.
Waarschijnlijk had men voor deze communicatie behalve een goed bijgehou
den agenda geen nadere toegangen nodig, omdat men veelal kon volstaan met
het kennis nemen van de inhoud van de brieven en het sturen van een adequate
reactie. De bescheiden zullen zelden zijn gebruikt als ondersteuning van de
bedrijfsprocessen verbonden aan de technische aspecten van de aanleg.
Van dergelijke procesgebonden technische informatie is voldoende materiaal
bewaard om een indruk te krijgen van de opwaartse en neerwaartse communica
tie tussen de ingenieur en de technische staf en diverse aannemers en leveran
ciers.
De opzichter en de bouw- en werktuigkundigen communiceerden met de
ingenieur over de voortgang van de aanleg door middel van weekrapporten en
maandrapporten. De in deze rapporten gepresenteerde gegevens werden door
J.A.A. Waldorp in geaggregeerde vorm opgenomen in de door hem samengestelde
kwartaal- en jaarverslagen aan het gemeentebestuur.
De aannemers en leveranciers kregen door middel van gedetailleerde bestek
ken en voorwaarden opdracht tot het aanleggen van werken en vervaardigen van
materialen. De financiële afwikkeling van dergelijke transacties werden afgedaan
door de gemeenteontvanger. In het archief van de ingenieur zijn daarvan nog
stukken betreffende het verlenen van certificaten tot betaling voor het leveren
van goederen en het uitvoeren van werken te vinden.
Bij de voltooiing van de aanleg verantwoordde J.A.A. Waldorp het gevoerde
beleid in het reeds genoemde verslag aan de gemeenteraad. Een in het archief
aanwezig overzicht van verleende certificaten tot betaling en enige staten met
een opgave van gebruikte materialen en verrichte werkzaamheden hebben
waarschijnlijk als basis gediend voor dit verslag.
Het archief van de Duinwaterleiding
Bij het aantreden van Th. Stang kon worden volstaan met het handhaven van
eenzelfde organisatie van de registratuur als onder de Ingenieur van aanleg.
In het bewaard gebleven archief van de periode 1874-1905 vindt men derhalve
series ingekomen en minuten van uitgaande stukken, die toegankelijk zijn door
middel van de agenda's op deze correspondentie. Evenals bij het hiervoor
beschreven archief achtte men nadere toegangen op het archief waarschijnlijk
niet noodzakelijk. Steekproeven wijzen uit dat de patronen van de communicatie
eveneens vrijwel identiek bleven.
Vanaf 1906 tot en met 1937 wordt de serie ingekomen en minuten van
uitgaande stukken behalve door agenda's ook door nadere toegangen ontsloten,
namelijk door middel van naamklappers en trefwoordenindices (kaartsystemen)
op de agenda's. Aan te nemen valt dat het archief sneller, vaker, diverser en
intensiever moest kunnen worden geraadpleegd om, behalve voor verantwoor
ding van het gevoerde beleid, tevens de diverse bedrijfsprocessen te kunnen
ondersteunen.
Met de verzelfstandiging per 1 januari 1905 moest de boekhoudkundige
informatie meer inzicht verschaffen in het financieel beheer van het bedrijf. Tot
1905 kon worden volstaan met een enkelvoudige boekhouding ten behoeve van
het kasbeheer. Met ingang van 1905 werd gekozen voor het systeem van dubbel
boekhouden om te allen tijde over adequate informatie voor een zelfstandige
bedrijfsvoering te kunnen beschikken. De boekhouding wordt vanaf de verzelf
standiging gebruikt als management tooi.
Hoewel niet meer valt te achterhalen wat de redenen zijn geweest het agen
dastelsel te verlaten, lijkt het aannemelijk dat dit stelsel niet langer adequaat was
om te voorzien in een groeiende informatiebehoefte vanuit het technisch en
administratief beheer van het bedrijf.
Vanaf 1938 heeft de administratie de bescheiden geordend volgens een syste
matisch rubriekenstelsel. De code voor dit rubriekenstelsel werd ontworpen door
de toenmalige administrateur B.G. Stempels. Stukken uit voorgaande perioden
zijn door de administratie overgebracht naar dit registratuurstelsel, waarvan aan
tekening is gemaakt in de bestaande agenda's. Tevens heeft men op de oorspron
kelijke plaatsen in de serie correspondentie verwijzingsbladen ingevoegd op de
plaatsen waar de stukken in de voorgaande periode berustten. Als basis voor het
rubriekenstelsel diende de Universele Decimale Classificatie (UDC).
Bibliotheek en documentatie
Als informatiebron voor het technisch en administratief beheer bezat de
Duinwaterleiding een bedrijfs- of dienstbibliotheek. Een notitie uit ca. 1934 geeft
een overzicht van de 22 abonnementen op tijdschriften die de bibliotheek op dat
moment beheerde. Een later overzicht bevat 42 titels, met daaronder voor dit
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK
112
DICK BRONGERS INFORMATIESTROMEN BIJ DE HAAGSE DUINWATERLEIDING
113