Wat Dewey in Amerika deed, deed de Zaandamse gemeentesecretaris J.A. Zaal
berg in ons land.48 Hij introduceerde de zaaksgewijze ordening, in samenhang
met een decimale registratuurcode en kaartsystemen. De hardware betrok hij van
de firma Salomons (importeur van de Stolzenberger mappen en kasten49) en de
firma Blikman Sartorius; met de laatste sloot Zaalberg in 1909 een joint
venture.50
Bij al deze innovaties waren de schrijfmachine, maar vooral het carbonpapier,
onmisbaar. Zij maakten het mogelijk om kopieën van uitgaande stukken (op on
derwerp op te bergen) snel en betrouwbaar te vervaardigen. Door de makkelijker
toegang tot de zaaksgewijs geordende dossiers kon de registratuur weer de functie
van organizational memory krijgen, of-zoals de hierna te introduceren archief
consulent van Billiton, Lefèbre, het in 1928 uitdrukte- als intelligence office.
Maar de registratuur was niet beperkt tot de correspondentie. Bij de Rotterdam-
sche Bank Vereeniging (Robaver), de onbetwiste leider van kantoormechani-
sering in de jaren twintig, vervaagt het onderscheid tussen boekhouding,
administratie en bedrijfsstatistiek.51 De administratieve organisatie wordt een
gegevensverwerkingsfabriek, die ook als een fabriek is ingericht. Als in 1939 de
gemeente Utrecht het persoonskaartensysteem invoert, gebeurt dat met behulp
van een stroomschema voor een "zoo doelmatig mogelijke opstelling van schrijf-
bureaux en kasten; de ambtenaren zijn zoodanig geplaatst, dat de volgorde
daarvan in overeenstemming is met die, waarin de verschillende onderdelen
van het werk worden verricht".52
Interne communicatie
Voor de interne sturing van de onderneming ontstonden nieuwe methoden en
technieken: control through communication. Yates onderscheidt downward commu
nication, upward reporting en internal correspondence.53 Zowel in Amerika als in
Nederland liepen de spoorwegmaatschappijen voorop. Yates wijst op de gevolgen
die de fysieke karakteristiek van spoorwegen heeft voor het management en de
communicatie. Afstemming van aan elkaar in tijd en afstand gekoppelde activi
teiten vergt specifieke managementinstrumenten (we zien dat ook in andere pro-
cesbedrijven, zoals bij de hierna te behandelen Duinwaterleiding en de Tilburgse
nutsbedrijven). Mondelinge instructie is niet voldoende voor de veiligheid en
niet mogelijk door de afstanden, zoals ook transportondernemingen en multina
tionals (Billiton, Koninklijke Paketvaart Maatschappij, Koninklijke Olie54)
zouden ervaren. In 1867 formuleerden de Staatspoorwegen (waarover elders
in dit jaarboek meer) het aldus:
"Er is dan ook geen tak van dienst waarbij een spoedige mogelijke hande
ling meer wordt gevorderd dan bij een spoorweg het geval is, omdat de
veiligheid van het vervoer en het welslagen van de onderneming kan
afhangen van een bevel, dat spoedig of langzaam is gegeven of uitgevoerd.
Geen dienst kan dus eene zamengesteld bureaucratie minder toelaten dan
de dienst van een spoorweg. Iedere tusschenkomst, die niet volstrekt
noodig is, moet hier als schadelijk worden aangemerkt en vermeden."55
Het individuele geheugen maakt volgens Yates plaats voor het organisatie
geheugen in regels en rapportages. De spoorwegen wijzen de weg ook aan andere
grote ondernemingen. Geschreven en gedrukte dienstorders en voorschriften
(met antecedenten in de militaire communicatie), aanplakbiljetten en hand
boeken gaven algemene aanwijzingen aan het personeel (voorbeelden hierna bij
de Duinwaterleiding, de Staatsspoorwegen, enz). Voor specifieke instructies
werden formulieren ingevoerd (in Taylor's systeem had iedere werker een dage
lijkse instructiekaart) voor werkopdrachten en als geleidebon voor materialen
(zie de Duinwaterleiding). Soms diende hetzelfde formulier zowel voor instructie
(naar beneden) als voor rapportage (naar boven). Op de eerder genoemde
T.O.P.A. toonde de Eerste Nederlandsche Verzekering-maatschappij haar systeem
van doopbrieven': formulieren waarin alle aangaande één contract te verrichten
handelingen waren opgenomen, met opsomming van de te raadplegen en te
muteren bescheiden, in een stroomschema; deze formulieren 'liepen' door het
kantoor van afdeling tot afdeling, van ambtenaar tot ambtenaar.56
De gedepersonaliseerde werkverhoudingen kregen hun tegenwicht in in-house
magazines (personeelstijdschriften), een ander door ons, in het voetspoor
van Yates waargenomen, nieuw genre van interne communicatie, naast verga
deringen van managers.57
Rapportage was niet nieuw, maar nieuw was de systematisering van vorm en
inhoud. Aanvankelijk heeft het rapport nog de vorm van een brief, met aanhef
en groet, maar dat wordt vervangen door in te vullen statistische formulieren
en tabellen, die in het systematic management zo belangrijk zijn ("meten is
weten"). Het scientific management voegt daaraan de stroomlijning van in één
oogopslag te verwerken informatie toe, door grafieken, organisatie- en stroom
schema's.58 De T.O.P.A. was ermee bezaaid. Hierna reproduceren we er enkele
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK
48 Ketelaar, 'Recordkeeping systems'; E. Ketelaar, 'Zaalberg en Otlet: een hoofdstuk uit de geschiedenis van
Belgisch-Nederlandse innovatie op archiefgebied', in: G. Janssens, G. Maréchal en F. Scheelings (red.),
Door de archivistiek gestrikt Liber amicorum prof. dr. Juul Verhelst (Brussel 2000) 157-164.
49 Gemeentearchief Amsterdam, bibliotheek, N 42.175.16.
50 Niet 1907, zoals vermeld in Van den Ende, 'Kantoor en informatietechnologie', 222. Mededeling van M.A.
Vos, die het archief van Blikman Sartorius inventariseerde en in 1994 voor het keuzevak archiefweten
schap aan de Universiteit Leiden een werkstuk schreef over 'Het Nederlandsch Registratuurbureau en kan
toortechnologie 1890-1930'.
51 Van den Ende, 'Kantoor en informatietechnologie', 255-260.
52 Van den Ende, 'Kantoor en informatietechnologie', 259. Zie de afbeeldingen hierna bij H. Waalwijk,
'Besturen door registratuur bij De Nederlandsche Bank'.
53 Yates, Control through communication, 65-100.
54 Zie hierna bij C. MacDonald, 'Het intelligence office van de Billiton Maatschappij'; J.N.F.M. a Campo,
Koninklijke Paketvaart Maatschappij. Stoomvaart en staatsvorming in de Indonesische archipelI888-I9I4
106
ERIC KETELAAR BESTUREN DOOR REGISTRATUUR, 187O-I94O
(Hilversum 1992) 479-480, 628-629. M.A. Vos bereidt een doctoraalscriptie archiefwetenschap voor over
de vernieuwingen van het archiefbeheer bij de Bataafse Petroleum Maatschappij. Daarin besteedt zij ook
aandacht aan de KPM, die evenals de BPM, bij Zaalberg's Vereeniging Het Nederlandsch
Registratuurbureau (1909) was aangesloten. Mej. Lefèbre, die het archiveringssysteem voor Billiton
opzette, had bij de KPM ruime ervaring opgedaan.
55 Utrechts Archief, archief MESS, Concept-nota over de inrichting van de administratie van de maatschappij,
1867, met begeleidend schrijven (Regelgeving, structuur van de diensten), voorl. inv.nr. 8.
56 De tentoonstelling, I, 195-198.
57 Yates, Control through communication, 15-20, 74-77, 98-100; Yates, 'Business use of information', 126-129,
wijst erop dat de in de jaren dertig als nieuwe fenomenen opkomende personeelsafdelingen en sociale wet
geving hun eigen informatiebehoeften schiepen.
58 Yates, Control through communication, 85-91; Van den Ende, 'Kantoor en informatietechnologie', 258-259,
over de waarde van schema's en scientific management. Hierna een voorbeeld van een schema bij
D. Brongers, 'Informatiestromen bij de Haagse Duinwaterleiding'.
107
