in toenemende mate vanaf 18 9 9.33 Het ministerie van Financiën nam in 1902
voor het eerst een schrijfmachine in gebruik: een Columbia Bar-Lock die in 1887
op de markt was gekomen.34 Een jaar later had men er drie. Kennelijk werd er
veel van gebruik gemaakt: in december 1904 was de eerste machine, ondanks
reparatie, geheel onbruikbaar geworden. Op verzoek van de secretaris-generaal
van Financiën om een korting bij aanschaf van een nieuwe schrijfmachine,
toonde de leverancier zich bereid de oude machine voor 100,- in te ruilen. Een
nieuwe kostte rond de 250 (een kwart van het jaarsalaris van een ervaren klerk
ten departemente!).35 De schrijfmachine zou zorgen voor de feminisering van
de kantoorarbeid.36
Reproductie van documenten
De invoering van de schrijfmachine leidde niet direct tot het afschaffen van het
kopieerboek. De met een schrijfmachinelint met kopieerinkt getypte brieven
werden gekopieerd met behulp van de kopieerpers; kopieën in handschrift en in
schrijfmachineschrift staan vaak enige tijd door elkaar in één kopieerboek. Maar
het chronologische keurslijf van brieven- en kopieerboeken beperkte het snelle
terugvinden van uitgegane brieven, terwijl dossiervorming en interne communi
catie (zie hierna) het reproduceren van ongebonden kopieën noodzakelijk
maakten. De kopieerboekmethode werd gemechaniseerd door een kopieermachi
ne waarin het geprepareerde papier aan een rol zit en waar de originelen (met
kopieerinkt geschreven of getypt) als het ware door een mangel worden gehaald.
Meer toepassingsmogelijkheden echter bood het carbonpapier.37 Dubbelzijdig
carbonpapier bestond allang, maar pas de invoering van de schrijfmachine (en
de uitvinding van stabiele carboninkt in 190 5)38 leidden tot brede toepassing.
De carbon copy (cc) ontstond gelijktijdig met de ribbon copy; er was dus geen
aparte reproductieslag voor nodig, zoals met de oude vloeistofduplicatoren. Een
groot aantal kopieën gelijkluidend aan het origineel konden worden vervaardigd;
deze konden als circulaires verstuurd worden, ter informatie (cc) aan verschil
lende personen gezonden en op verschillende plaatsen opgeborgen.
Andere reproductiemethoden bleken nodig wanneer men meer kopieën wilde
maken dan het aantal met carbonpapier in één keer te vervaardigen doorslagen:
vloeistofduplicatoren (vooral hectografeermachines) en stencilmachines.39 Voor
"unplanned copying after the point of creation" (Yates) komt na 1900 het foto
kopiëren op.40 In het nieuwe kantoor van de Levensverzekeringsmaatschappij
Utrecht (1902) werd een fotografiekamer ingericht, waarschijnlijk met een
Duitse Kontophot.41 De Nederlandsche Bank kreeg zo'n apparaat pas in 1921.
Opbergen en terugvinden
Voor het bewaren van de ingekomen brieven schreef het Wetboek van koophan
del geen methode voor, anders dan in Frankrijk waar de Code du commerce liasse
ring opdroeg. In Amerika en Engeland was docketing gebruikelijk: de brief werd in
drieën gevouwen, op de buitenkant werden datum en naam van de afzender
geschreven en het stuk werd vervolgens in pigeon holes (loketten) of bundels
opgeborgen.42 Zo ging het in ons land bijvoorbeeld bij Hope Co. Later kwamen
box files in gebruik; de stukken werden ingebonden of opgeborgen in dozen die
het uiterlijk van een boekband hadden en zo mooi pasten bij de kopie- en
kopieerboeken. Rond 1868 kwam in Amerika de firma Amberg met kasten
waarin de stukken horizontaal liggend (met de korte zijde naar voren) in laden
werden geborgen: flat filing. Een variant sedert de jaren tachtig was de arch file of
Shannon file: de in de lade liggende papieren zijn aan een korte zijde geperforeerd
en worden vastgehouden door een hechtmechaniek van twee arches (bogen)
(zoals dat ook in de later in ons land vanuit Duitsland ingevoerde Stehordners
wordt gebruikt).
Vanaf omstreeks 1889 wist het Amerikaanse Library Bureau de voor bibliotheek
catalogi ontworpen kaartsysteemtechniek ook aan verzekeraars en andere onder
nemingen te slijten.43 In Nederland was daarmee de Levensverzekeringsmaat
schappij Utrecht in 1905 de eerste.44 Buiten de cliëntenadministratie bleven
vastbladige registers (kopieboeken, grootboeken enz.) evenwel nog de standaard:
het eeuwenoude voorschrift voor de koopman om dagboek en kopieboek te
houden werd pas in 1922 gewijzigd in de administratieverplichting die we nog
steeds kennen. Toch waren losbladige registers voordien al op grote schaal inge
voerd, maar deze bootsten nog lang de uiterlijke vorm van hun vastbladige voor
gangers na.
In 1891 pochte de catalogus van het Library Bureau: "There is hardly a library
article on our list that is not also used in offices."45 Voortbouwend op het kaart
systeem ontwierp het Library Bureau de vertical file (18 9 2)46: het staande dossier,
ter vervanging van horizontale dossierberging (in loketkasten) en van (op hun
korte zijde staande) dossierdozen in boekvorm.47 Vertical filing systems en de
complete lijn van schakelbare dossierladekasten verdubbelden de omzet van het
Library Bureau. Maar het verkocht niet alleen hardware, maar ook software:
opberg- en indexsystemen, waaronder decimale stelsels gebaseerd op de door op
richter Melvil Dewey in 1876 ontworpen bibliotheekcode.
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK
33 Ketelaar, 'Recordkeeping systems', 217.
34 Dingwerth, Historische Schreibmaschinen, 205. Beeching, Century, 195, vermeldt 1888.
33 Staatsblad 1874, 231 en 1903, 215.
36 F. de Haan, Sekse op kantoor. Over vrouwelijkheid, mannelijkheid en macht. Nederland 1860-1940 (Hilversum
1992); Van den Ende, 'Kantoor en informatietechnologie', 227-228, 230.
37 Yates, Control through communication, 45-50; Streeter en Rhodes, Before photocopying, 124-128.
38 T.R. Schellenberg Modern archives (Chicago 1956) 83; Yates, Control through communication, 48.
39 Yates, Control through communication, 50-54; Van den Ende, 'Kantoor en informatietechnologie', 222, 229-
230; Streeter en Rhodes, Before photocopying, 123-167.
4« Yates, Control through communication, 54-56.
41 J.L.J.M. van Gerwen en N.H.W. Verbeek, Voorzorg 6c de vruchten. Het verzekeringsconcern AMEV:
zijn wortels en vertakkingen van 1847 tot 1995 (Amsterdam 1995) 71; Schellenberg, Modern archives, 79-84;
Van den Ende, 'Kantoor en informatietechnologie', 231.
42 Yates, Control through communication, 28-39; Streeter en Rhodes, Before photocopying, 92-94.
102
ERIC KETELAAR BESTUREN DOOR REGISTRATUUR, 187O-I94O
43 Zie G.L. Flanzraich, The role of the Library Bureau and Gaylord Brothers in the development of Library
technology, 1876-1930 (diss. Columbia University 1990); G.L. Flanzraich, 'The Library Bureau and office
technology', Libraries 6c Culture 28 (1993) 403-429 (p. 404 over de datering in 1891).
44 Van Gerwen en Verbeek, Voorzorg 6c de vruchten, 76. Rond 1907 werd L. Fles, verkoper van opbergsystemen,
nog herhaaldelijk gevraagd: wat is eigenlijk het kaartsysteem?: L. Fles, Efficiency. Voordracht gehouden ter
gelegenheid van de tentoonstelling "Het Kantoor" (Amsterdam 19222) 26: Internationaal Instituut voor
Sociale Geschiedenis, Amsterdam, Bro N 1104/18C.
45 Beniger, The control revolution, 394, dateert deze uitspraak ten onrechte in 1894. Zie echter Flanzraich,
The Library Bureau and office technology, 404.
46 Alan Delgado, The enormous file. A social history of the office (London 1979) 68; Yates, Control through
communication, 56-63.
47 Verticale en horizontale berging konden naast elkaar gebruikt worden, zoals bijvoorbeeld opgemerkt door
E.A. Cope, Filing systems, their principles and their application to modern office requirements (London-New
York 1913) 25-26, 50.
103
