Yates ziet als vormende krachten het systematic management sedert de jaren
zeventig en de daaruit voortgevloeide beweging van scientific management.5
Systematisch management verruilde leiding door een individu voor rationele en
niet van een persoon afhankelijke systemen ("transcending the individual"6)
waarin ieder niveau de uitvoering op lagere niveaus controleert en evalueert.
Middelen daartoe zijn kostprijsberekening, statistieken, handboeken, procedure
regels. Dit soort standaardisatie en formalisering van werkmethoden zijn ook
een belangrijk element in het scientific management, in 1911 geïntroduceerd door
Taylor en door Leffingwell op kantoorwerk toegepast.7 Informele communicatie
wordt vervangen door formele (letterlijk: door de invoering van formulieren),
taken worden opgesplitst in deeltaken die, als ware het een lopende band, volg-
tijdelijk worden verricht. Door deze formalisering, specialisering en depersonali
sering vergruist het door iedereen gedeelde organisational memory. Om daaraan
tegemoet te komen moet dat organisatiegeheugen op papier worden geschapen in
de vorm van een goed toegankelijk archief, handboeken, instructies en procedu
reregels. Dat is vooral nodig als het concern zich uitbreidt. Die uitbreiding kan
de structuur betreffen, maar ook de geografische verspreiding. Zo schiep bij de
Billiton Maatschappij de vorming van dochtermaatschappijen verspreid over
Nederlands-Indië de behoefte aan een centraal archief waarin ook de stukken
betreffende de directieaangelegenheden van de afzonderlijke dochters bijeen
waren.8
Aan administratie en verslaglegging worden niet alleen nieuwe en hogere eisen
gesteld: het volume van de binnenkomende en uitgaande informatie neemt met
de industriële expansie geweldig toe.9 De kwalitatieve en kwantitatieve toe
neming wordt opgevangen door een uitdijend leger van administrateurs, klerken
en boekhouders en brengt technologische innovatie, introductie en acceptatie in
een stroomversnelling. In Nederland neemt het aantal boekhouders, zaakwaar
nemers, commiezen, klerken en opzichters (buiten de overheid) toe van 6.765 in
1850 tot 16.385 in 1878 en 24.519 in 1890. Vanaf circa 1890 gaat de economi
sche expansie in snel tempo: in 1890 telde ons land 957 naamloze vennoot
schappen, in 1900 zijn het er 3.192, in 1910 6.874.10
Vanaf de jaren tachtig worden op grote schaal voor het produceren, reproduceren
en archiveren van documenten en voor de gegevensverwerking allerlei nieuwe
kantoortechnieken ingevoerd: dicteerapparaten, schrijfmachines, kopieermachi-
nes, adresseermachines, opbergsystemen, tel- en boekhoudmachines.11 Deze
creëren nieuwe functies en een nieuwe kantoorhiërarchie, met weerslag op de
kantoorbouw en kantoorinrichting. In de nieuwe kantoren worden nieuwe
methoden en technieken voor interne communicatie toegepast, die ook voor de
informatie-uitwisseling tussen hoofdkantoor en filialen worden gebruikt. Het
kantoor wordt een knooppunt van technieken, in meer of mindere mate op
elkaar afgestemd en in onderling verband gebruikt.12
Chandler, Yates en andere Amerikaanse auteurs concentreren hun aandacht op
het bedrijfsleven. Anders dan in Europa speelde de overheid in de Verenigde
Staten slechts een bescheiden rol bij het ontstaan van negentiende-eeuwse en
vroeg-twintigste-eeuwse bureaucratieën.13 In Amerika waren de spoorwegonder
nemingen "in every way the pioneer in modern business administration".14
De dienstensector is door Yates niet onderzocht. In Nederland lijkt het bank
wezen (vanaf de jaren vijftig sterk groeiend, mede als gevolg van de stijgende
kapitaalbehoefte van industriële ondernemingen15) juist de leider in kantoor
innovatie. De kopieerpers verschijnt bij Hope Co. in 1854, bij Chabot in 1855,
bij Mees in 1861, bij de Nederlandsche Bank in 1863.16 Marten Mees introdu
ceert in de jaren zestig een losbladig rekening-courantsysteem. Een telg uit een
andere tak Mees, Willem Cornells Mees, reorganiseert De Nederlandsche Bank:
in 1856 wordt een aparte onkostenboekhouding ingevoerd, gevolgd door intro
ductie van voorgedrukte staten voor de boekhouding en formulieren.17
Overheidsbedrijven
Bij de Nederlandse overheid is vooral de ontwikkeling op lokaal niveau interes
sant.18 In de negentiende eeuw werd het werk gedaan door een kleine staf, onder
parttime bestuurders in college van burgemeester en wethouders en raad.
De ambtelijke staf zetelde voornamelijk in de secretarie: er bestonden nauwelijks
gemeentelijke diensten buiten de secretarie, afgezien van politie, brandweer,
openbare werken, volksgezondheid en armwezen. Dat veranderde drastisch
sedert de jaren zeventig, door wat Raadschelders noemt de departementalisatie
van de secretarie.19 Bestaande diensten worden gemoderniseerd en nieuwe opge
richt, vooral als gevolg van industriële en stedelijke ontwikkeling. In 1897 wordt
het gemeenten toegestaan om winst in bedrijven te maken. Zo zien we in het
laatste decennium van de negentiende eeuw een groot aantal gemeentebedrijven
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK
5 E.S.A. Bloemen, Scientific management in Nederland 1900-1930 (Amsterdam 1988).
6 Yates, Control through communication, 11-15.
7 W.H. Leffingwell, Scientific office management (Chicago 1917); A. Forty, Objects of desire. Design and society
(London 1986) 122-123; S. Zuboff, In the age of the smart machine. The future of work and power (Oxford
1988); D. de Wit, 60+40 is waarschijnlijk honderd. Ahrend. Passers, pennen, potloden en projecten (Zwolle
1996) 74-87; J. van den Ende, 'Kantoor en informatietechnologie', in: J. van den Ende (red.), Techniek in
Nederland in de twintigste eeuw 1 (Zutphen 1998) 238-242.
8 Zie hierna bij C. MacDonald, 'Het intelligence office van de Billiton Maatschappij'.
9 Van den Ende, 'Kantoor en informatietechnologie', 224-225.
10 J. de Vries, Geschiedenis der accountancy in Nederland. Aanvang en ontplooiing 1895-1935 (Assen-Maastricht
1985) 28.
11 D.A. Norman, Things that make us smart. Defending human attributes in the age of the machine (Reading,
Mass., 1993) 155-160; Van den Ende, 'Kantoor en informatietechnologie', 209-269.
12 Van den Ende, 'Kantoor en informatietechnologie', 212.
13 O. Zunz, Making America corporate 1870-1920 (Chicago-London 1990). De federale overheid volgde de ont
wikkeling in het bedrijfsleven: Yates, Control through communication, 48.
98
ERIC KETELAAR BESTUREN DOOR REGISTRATUUR, 187O-I94O
14 Chandler, Visible Hand, 204; A. Chandler, 'The railroads: pioneers in modern corporate management',
Business history review 39 (Spring 1965) 16-40, repr. in: T.K. McCraw (ed.), The essential Alfred Chandler
(Boston 1988) 184.
15 Van den Ende, 'Kantoor en informatietechnologie', 224-226.
16 Ibidem, 221. In het studiejaar 1997-1998 gaf ik mijn Leidse studenten archivistiek de opdracht in een
aantal bedrijfsarchieven de invoering van kopieboeken, kopieerboeken, de schrijfmachine en het carbonpa
pier na te gaan. D. Muller bestudeerde het archief van Hope Co., gemeentearchief Amsterdam, inv.nrs.
31, 33, 44, 58, 65, 288. K.D. Alkema onderzocht het archief van de Gebr. Chabot, gemeentearchief
Rotterdam, inv.nrs. 320-322, 752.
47 J.L. de Jager, De bank van de gulden. Organisatie en personeel van De Nederlandsche Bank 1814-1989
(Amsterdam 1989) 43.
48 J.C.N. Raadschelders, Plaatselijke bestuurlijke ontwikkelingen 1600-1980. Een historisch-bestuurskundig
onderzoek in vier Noord-Hollandse gemeenten ('s-Gravenhage 1990); E. Ketelaar, 'Recordkeeping systems and
office technology in Dutch public administration, 1823-1950', Jahrbuch für europaische Verwaltungs-
geschichte/Yearbook of European administrative history 9 (1997) 218-220.
49 Raadschelders, Plaatselijke bestuurlijke ontwikkelingen, 199; J.C.N. Raadschelders, Lokale bestuursgeschieden
is (Zutphen 1992) 30.
99
