Archiefvorming in de context van
systematisch management in
Nederlandse bedrijven, 1870-1940
Een aantal van deze nieuwe terreinen waar functioneel-institutioneel onderzoek
in praktijk wordt gebracht, komt in dit deel van het jaarboek aan de orde. In de
studies die het resultaat zijn van een doctoraalwerkcollege 'Besturen door
registratuur, 1870-1940' wordt de archiefvorming geplaatst in de context van de
veranderingen in managementopvattingen en in informatie- en communicatie
technologie in een bepaalde periode. Daartoe werden de archieven als bron
gebruikt: zowel vanwege hun inhoud, als vanwege het feit dat ze instrument voor
en weerslag van de veranderingen waren.
Wet- en andere regelgeving vormen de voornaamste bronnen voor de
Zwitserse Kompetenzenkartei en het institutionele onderzoek in het kader van
PIVOT. Beide dienen in de eerste plaats als grondslag voor inspectie, selectie en
overname van archieven. Maar ook voor de eindgebruiker leveren ze belangrijke
instrumenten, zoals de artikelen in het derde hoofdstuk van dit jaarboek laten
zien. Meer rechtstreeks ten dienste van de ontsluiting van archieven staat het
institutionele onderzoek in verband met de Belgische penitentiaire sector, dat
daardoor -en ook door het erbij betrekken van de archieven zelf- dicht bij de aan
het begin van deze inleiding gememoreerde aansporing van de Handleiding staat.
De artikelen in dit en het volgende hoofdstuk laten zien hoe op verschillende
manieren een nieuwe benadering van de context van archiefvorming kan leiden
tot nieuwe instrumenten voor archiefbeheer in ruime zin. Het is nu tijd voor een
integratie van methoden en resultaten, op basis van verder onderzoek en experi
menten.
Archief is procesgebonden informatie: informatie die is gegenereerd door en
gebonden aan werkprocessen.1 Die werkprocessen zijn niet alleen de primaire,
die direct gericht zijn op het leveren van een product of dienst aan klanten; ook
secundaire processen, zoals de beheersprocessen in een organisatie, genereren
archief. Naast allerlei motieven om een archiveringssysteem op te zetten (verant
woording, rechtszekerheid enz.) kan ook de wens tot betere sturing van de werk
processen een reden zijn tot archivering. Die motieven en wensen behoren tot
wat de eerstgenoemde auteur genoemd heeft archivalisering: de keuze om iets
in aanmerking te laten komen voor archivering.2 Archivalisering wordt bepaald
door sociale en culturele factoren, naast technologische, economische, juridi
sche en politieke drijfveren.
Welke is de rangorde van al deze archivaliseringsimpulsen en wat is hun effect
op de inrichting en instandhouding van een archiveringssysteem? Deze vraag
kan men voor het heden, de toekomst en het verleden stellen. Kijken we terug in
de geschiedenis dan zijn de verschillende perioden van verschriftelijking en
bureaucratisering, vanaf de oudheid tot in de moderne informatiemaatschappij,
voor de hand liggende onderzoeksvelden. Eén zo'n tijdvak heeft hier onze bijzon
dere belangstelling: de periode die Brugmans als die van de 'verkantoring der
maatschappij' aanduidde3, in Amerika (na een start circa 1850) vooral tussen
1870 en 1920. Hieraan wijdde JoAnne Yates haar boek Control through
communication. The rise of system in American management,4 Voor dat boek
-gebaseerd op case studies van de Illinois Central Railroad, Scovill Manufacturing
Company en E.I. du Pont de Nemours Company- kreeg ze onder andere de
Waldo Gifford Leiand prijs van de Society of American Archivists. En terecht,
want het is een superieure analyse van de veranderingen in archivalisering en
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: PRAKTIJK
94
ERIC KETELAAR /DICK BRONGERS
CHARLENE MACDONALD ANNELOT
CORETTA WIJBRANS
NADIA LEHMANN
VIJN HANS WAALWIJK
1 T.H.P.M. Thomassen, 'Een korte introductie in de archivistiek', in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar
en T.H.P.M. Thomassen (red.), Naar een nieuw paradigma in de archivistiek. Jaarboek 1999 Stichting
Archiefpublicaties ('s-Gravenhage 1999) 11-12.
2 F.C.J. Ketelaar, Archivalisering en archivering. Rede uitgesproken bij de aanvaarding van het ambt van hoog
leraar in de archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam op vrijdag 23 oktober 1998 (Alphen aan
den Rijn 1998).
3 I.J. Brugmans, 'Uit de geschiedenis van het kantoor', Economisch- en sociaal-historisch jaarboek, 44 (1982)
211-223.
4 J.A. Yates, Control through communication. The rise of system in American management (Baltimore-London
1989).
95
