Cultureel geprogrammeerd
In gewoonten, waarden en gedragingen zijn talloze verschillen tussen mensen,
tussen volkeren, tussen naties. Montesquieu -met enige overdrijving de vader
van de rechtsvergelijking genoemd5- koppelde die verschillen aan de verschillen
in klimaat. Dat is zeker een van de redenen waarom naties van elkaar verschil
len: in de zon gedraagt men zich nu eenmaal anders, dan in een land waar het
meestentijds koud en nat is. Buitenlanders denken, werken en gedragen zich op
een manier die ons vaak verbaast. Verbazing, omdat we geen weet hebben van de
culturele achtergrond en herkomst. Vaak is ook die buitenlander, die ander, zich
er niet van bewust dat hij doet zoals hij doet omdat zijn geest als het ware cultu
reel geprogrammeerd is. De Nederlandse organisatieantropoloog Geert Hofstede
heeft veel onderzoek gedaan naar de mentale programmering van Allemaal
andersdenkenden, zoals de Nederlandse editie van zijn Cultures and organizations
is getiteld.6
Hofstedes onderzoek bevat belangrijke aandachtspunten voor archivarissen.
Daarop heeft al in 1992 de Amerikaan David Bearman gewezen.7 Bearman was
getroffen door het verschil in aanpak van het electronic records management in
Amerika en in Europa. Deels verklaart hij dat verschil uit de verschillende mobi
liteit van employés in organisaties: in Europa blijft men veel langer bij één baas
werken dan in Amerika, waar men snel wisselt van het ene bedrijf naar een
ander. Een Amerikaanse employé heeft minder dan twee jaar om de vereisten van
zijn functie aan te leren, terwijl men in Europa er meer dan drie jaar over kan
doen. Bearman concludeert dat procedureregels voor het archiefbeheer, bijvoor
beeld voorgeschreven classificaties en ordeningsplannen, sneuvelen in een
bedrijfscultuur waar de werknemer gewoonweg geen tijd heeft om zich die regels
eigen te maken. Men mag aannemen dat daarentegen in een organisatie waar
werknemers lang blijven zitten, diezelfde procedureregels mede een rol- en
cultuurbevestigende functie hebben: "dat doen wij hier zo". Toen ik als jong amb
tenaar begon werd mij geleerd, alvorens met iets nieuws te beginnen, eerst 'het
dossier' op te vragen en daaruit over te nemen fiat insertio wat vroeger was beslist
in een overeenkomstig geval. Dat is, in veel Nederlandse overheidsorganisaties
althans, verleden tijd: de oude dossiers als corporate memory of simpelweg als
precedent, hebben plaatsgemaakt voor de persoonlijke stijl van de individuele
ambtenaar die meer op resultaat dan op het volgen van procedures wordt beoor
deeld. Die verandering in ambtelijke cultuur heeft ook tot een verandering geleid
in de opvattingen over archieven en de methoden van archiveren. Uiteraard
speelt ook de automatisering daarbij een rol. De preoccupatie met het dossier
met historische precedenten heeft, bij wijze van spreken, plaatsgemaakt voor een
fixatie op het beeldscherm, waarop de actualiteit gemanipuleerd kan worden
met direct waarneembaar resultaat.
Organisatiecultuur
Er zijn natuurlijk verschillen naar type organisatie. Is de organisatie (1) proces
gericht of resultaatgericht, (2) mensgericht of werkgericht, (3) zijn de medewer
kers gebonden aan de organisatie of aan hun professie (anders gezegd: is op de
vraag "wat doe je" hun antwoord "ik werk bij de firma ABC" of "ik ben archiva
ris")? Dit zijn drie van de zes dimensies van organisatiecultuur die Hofstede c.s.
onderscheidt.8 Organisatiecultuur is de software van de organisatie en tegelijk de
culturele context voor archiefvorming en archiefgebruik.9
Nu blijkt een aantal waarden van de organisatiecultuur sterk samen te
hangen met de nationaliteit van de medewerkers van (een bepaalde eenheid in)
de organisatie. Die waarden zijn: need for security, work centrality en need for
authority. Van deze drie komen de eerste en de laatste overeen met twee van de
door Hofstede in Allemaal andersdenkenden onderscheiden dimensies: onzeker
heidsvermijding en machtsafstand. Deze twee in combinatie bepalen vier
verschillende bureaucratische stijlen, zo heeft Bearman vastgesteld. De 'complete
bureaucratie' wordt gekarakteriseerd door een grote machtsafstand en grote
onzekerheidsvermijding, door standaardisatie van werkprocessen. Een 'marktbu-
reaucratie' of 'adhocratie' combineert een zwakke machtsafstand met geringe
onzekerheidsvermijding. In een 'werkstroombureaucratie' of professionele
bureaucratie gaat een zwakke machtsafstand samen met grote onzekerheidsver
mijding. Een vierde bureaucratische stijl, die van de persoonlijke leider, wordt
gekenmerkt door een grote machtsafstand en geringe onzekerheidsvermijding.
Bearman oordeelde, op basis van Hofstedes eerste boek Culture's consequences'10,
dat Frankrijk en de Latijnse landen in de categorie complete bureaucratieën
vallen: functies zijn zeer precies omschreven en de communicatie loopt vooral
van boven naar beneden, zodat we mogen verwachten dat in de archiefvorming
de afzonderlijke functies goed herkenbaar zijn en dat de informatie aan de top
het meest omvattend is. In marktbureaucratieën zoals in Scandinavische en
Angelsaksische landen, maar ook in Nederland, zijn functies niet sterk gekoppeld
aan een bepaalde plaats in de organisatie en gaat de communicatie kriskras: van
laag naar hoog, naar buiten en naar binnen op allerlei verschillende punten.
Daar kan men dus op allerlei plekken in de organisaties caches van archieven
vinden. In workflow bureaucratieën -in Duitssprekende landen en Finland- ligt
de nadruk op het reguleren van activiteiten, niet het reguleren van relaties.
Functies zijn sterk gebonden aan structuur, de communicatie -en dus ook de
archiefvorming- verloopt volgens precies gedefinieerde procedures.
Nationale waarden
Archieven worden gevormd en gebruikt in een culturele context, die in hoge
mate bepaald wordt door nationale waarden. Een mooi voorbeeld daarvan
beschreef Stein in zijn voortreffelijke modern-diplomatische studie over de ten
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: THEORIE
5 R. David, Les grands systèmes de droit contemporains (Paris 19787) 6.
6 G. Hofstede, Allemaal andersdenkenden. Omgaan met cultuurverschillen (Amsterdam 1991).
7 D. Bearman, 'Diplomatics, Weberian bureaucracy, and the management of electronic records in Europe
and America', American archivist 55, no. 1 (winter 1992) 178-179.
8 J.A. Neuijen, Diagnosing organizational cultures. Patterns of continuance and change (Groningen 1992).
De andere drie dimensies zijn: open versus gesloten systeem; strakke versus losse controle; pragmatisch
versus normatief.
84
ERIC KETELAAR DE CULTURELE CONTEXT VAN ARCHIEVEN
9 F.C.J. Ketelaar, Archivalisering en archivering. Rede uitgesproken bij de aanvaarding van het ambt van hoog
leraar in de archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam op vrijdag 23 oktober 1998 (Alphen aan den
Rijn 1998) 10-11.
10 G. Hofstede, Culture's consequences. International differences in work-related values (Beverley Hills 1980).
Dit oordeel wordt bevestigd in Hofstedes, na Bearmans artikel verschenen, Allemaal andersdenkenden,
189-192.
85
