De wettelijk bepaalde en/of wettelijke begrensde toewijzing van functies aan en
door actoren is de voornaamste relatie tussen de entiteiten actor en functie.
Ik stel voor die relatie de naam competentie voor; bevoegdheid zou ook kunnen.
De competentie of bevoegdheid van een actor is zelden stabiel: nieuwe taken
worden toegewezen, bestaande taken afgenomen of aan gewijzigde omstandighe
den aangepast. Taken kunnen ook van de ene naar de andere actor overgaan.35
Voor het model is competentie in feite een entiteit, en dat is niet alleen vanwege
de eventuele technische noodzaak voor implementatie in een database. De
entiteit is drager van wezenlijke informatie -niet voor niets hebben onze
Zwitserse federale collega's de Kompetenzenkartei opgezet. De competentie legt
vast aan welke actor welke functie als taak is opgedragen, gedurende welke tijd,
op basis van welke regelgeving en binnen welke beperkingen. Beperkingen
kunnen geografisch zijn (bijvoorbeeld de taken van een gemeentelijke dienst
bouw- en woningtoezicht zijn beperkt tot het grondgebied van de betreffende
gemeente), maar ook administratief, financieel, of politiek.
Binnen de overheid komen formele competenties tot stand door attributie,
delegatie of mandatering, voor particuliere organisaties zijn ook andere con
structies mogelijk. Competenties kunnen worden vastgesteld op elk denkbaar
organisatieniveau, van directeur tot machine-bankwerker, van minister tot
nachtwaker.
Proces, functie en actor
Bij de korte discussie van het contextmodel van het Pittsburgh-project betoogde
ik dat de door Bearman en Thomas geschetste hiërarchische structuur 'functie-
proces-activiteit' een te simpele voorstelling van zaken is. Een werkproces kan bij
dragen aan de realisatie van meer dan één functie en voor de realisatie van een
functie kan meer dan één werkproces nodig zijn. Een herkenbaar voorbeeld is een
vergaderproces, zeker in collegiale bestuursvormen een belangrijk instrument
voor besluitvorming. De beslissingen kunnen verschillende functies betreffen en
zijn zelf weer een schakel in een werkproces tussen oorspronkelijke impuls en uit
eindelijke besluit. Thomassens onderzoek naar de werkwijze van de Staten-
Generaal gedurende het ancien régime laat dat duidelijk zien en ook de beperkte
analyse van het Dordtse vergaderproces in een werkcollege in de module
'Archieven en hun functies' leidde tot vergelijkbare conclusies. Soms is er slechts
één actor bij betrokken, soms verschillende. Als we een PIVOT-handeling als een
proces op hoog niveau beschouwen, dan maakt de analyse duidelijk dat de
schakels in dat proces zelf weer processen zijn, uitgevoerd door andere actoren,
of door actoren die deel uitmaken van de handelende actor. Elk van die
(deel)processen kan weer onderdeel zijn van een ander proces.
Nadere definitie van het begrip werkproces, processtap, activiteit is voor model
vorming van belang. Verder onderzoek is op dit terrein noodzakelijk. Voor
sommige organisaties zijn de processen beschreven in een handboek administra
tieve organisatie, inclusief wie (welke actor) verantwoordelijk is voor welk
onder; zo'n handboek kan helpen het archivistisch model te ontwikkelen. Of
ook de koppeling met de functie is vastgelegd in administratieve handboeken is
de vraag. Voor het model is de relatie tussen de actor en het proces zeker een
n-m relatie, mede omdat processen van actor kunnen veranderen.
De entiteit die proces aan actor verbindt is vergelijkbaar met competentie.
Hij beschrijft welke actor het proces uitvoert, en gedurende welke periode.
De entiteit die proces aan functie verbindt legt vast welke processen aan
welke functies bijdragen en gedurende welke periode. Ik geef hem voorlopig
uitvoering als naam.
Werkproces en archief
De entiteit 'archief' in figuur 1 behoort zelf ook verder gedetailleerd te worden,
maar dat valt buiten het bestek van dit artikel. In figuur 2 wijzig ik de entiteit in
'archiefdocument' recorden laat de verdere structurering tot grotere gehelen
(series, archiefblokken) aan de lezer over.36 Het is het archiveringssysteem dat
verantwoordelijk is voor de structurering van het archief.37
De relatie tussen werkproces en archief is complex. Werkprocessen creëren
archiefdocumenten en gebruiken ze. Een werkproces creëert nul, een of meer
documenten; een werkproces gebruikt nul, een of meer documenten; een docu
ment wordt gecreëerd door een (of soms ook door meer?) werkproces; een
archiefdocument wordt gebruikt door nul, één of meer werkprocessen. Voor de
relaties tussen archiefdocument en werkprocessen introduceer ik twee entiteiten:
'creatie' en 'gebruik'.
actor
competentie
functie
uitvoering
archief
document
creatie
gebruik
werkproces
Figuur 2. Uitgewerkt entiteitendiagram.
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: THEORIE
80
PETER HORSMAN DE ERFENIS VAN COPERNICUS. NAAR EEN MODEL VAN DE CONTEXT
35 Dit proces is voortreffelijk beschreven door P. Scott e.a. in een serie artikelen in Archives and manuscripts,
eind jaren zeventig, begin jaren tachtig. Scott legt daarin de theoretische basis voor het Australische series-
system, waarvoor hij in zijn filippica tegen het Amerikaanse record group concept al een aanzet had
gegeven. Zie ook hiervoor voetnoot 16 en voetnoot 6 van het artikel van Hofman elders in dit jaarboek.
36 Terzijde zij opgemerkt dat het hiërarchische model van ISAD(G) een te eenvoudige voorstelling van zaken
is. Archiefdocumenten kunnen (logisch, fysiek) tot meer dan één hogere aggregatie (bestanddeel, rubriek,
serie) behoren of behoord hebben. De database modellen voor archiefbeschrijving die ik ken, ondersteunen
dat echter niet, of onvoldoende. Een database voor archivering zal echter wel veranderende en meervoudige
onderlinge relaties moeten kunnen vastleggen.
37 Archiveringsysteem in ruime, organisatorische zin. P.J. Horsman, Digitaal archiveren. Het recordkeeping
system als raamwerk voor het beheer van digitale archiefbescheiden (Den Haag 1998).
81