Thomassens voorkeur voor taak is begrijpelijk vanuit het kader waarbinnen hij
zijn begrippenapparaat ontwikkelde: dat van de Staten-Generaal (of eigenlijk 'de
generaliteit'). Hij probeert via de context de complexe documentaire nalaten
schap toegankelijk te maken en opgelegde taken zullen nu eenmaal eerder docu
menten produceren dan subjectief en ad libidum te definiëren functies.
Ik zou een taak willen zien als een opgelegde functie. Dat betekent ten eerste
dat de functie onder woorden gebracht moet zijn, en ten tweede aan een entiteit
(actor) moet zijn opgelegd. Naar inhoud is de verzameling taken een deelverza
meling van de verzameling functies. Functies kunnen bovendien ook gedefi
nieerd worden termen van maatschappelijke behoeften, zonder toedeling aan
een actor. Zo zijn gezondheidszorg, huisvesting of veiligheid maatschappelijke
behoeften en dus op zijn minst wenselijke functies vanuit het individu gerede
neerd. De maatschappelijke opdracht aan actoren die functies te vervullen is een
andere zaak. Tot op zekere hoogte is dit de wijze waarop PIVOT te werk is gegaan,
met dien verstande dat het startpunt was de generieke opdracht aan de overheid
van de bevrediging van een aantal maatschappelijke behoeften.
Actor
Actoren zijn de dragers van de functies en de uitvoerders van de processen.30
Actoren dragen ook taken op aan andere actoren. Wat PIVOT onder een actor
verstaat is sterk bestuurskundig gekleurd en beperkter dan wat ik er mee bedoel.
Om misverstanden te vermijden zou een andere term de voorkeur verdienen,
zoals 'processor', maar dit woord verwijst te veel naar het proces en 'actor' heeft
een rijkere connotatie. Voorlopig houd ik het dus op actor, met de kanttekening
dat de betekenis ruimer is dan die van PIVOT.
Thomassens bondige, enigszins dialectische definitie: "een archiefvormer is
iemand [een entiteit] die zich als zodanig gedraagt" zou ik willen parafraseren
door het woord 'archiefvormer' door 'actor' te vervangen. Iets preciezer zou ik
dan willen toevoegen dat een actor een persoon of te onderscheiden groep van
personen is. Niet-menselijke actoren sluit ik voorlopig uit, hoewel dat voor het
model niet eens zoveel zou uitmaken. Een persoon kan verschillende actor-rollen
vervullen, als individu, als functionaris, als lid van een vereniging.
Welbeschouwd geldt dat op analoge wijze ook voor groepen, zelfs voor formele
organisaties.31 Een actor kan dus onderdeel uitmaken van een actor van hoger
orde en zelfs gelijktijdig of volgtijdelijk van meer dan een actor. Deze flexibiliteit
doet niet alleen recht aan de complexiteit van de werkelijkheid, maar vermijdt
bovendien de nooit opgeloste, en inmiddels achterhaalde discussie over wat nu
precies een archiefvormer is.32 Relaties tussen actoren zijn niet alleen hiërarchis
ch maar ook lateraal: voorganger-opvolger-relaties, samenwerkingsverbanden,
familierelaties, vriendschappen enz.
Het model bekommert zich niet om de vraag tot welke diepte een archivaris wil
beschrijven. Dat laatste is een zaak van afwegen van middelen, behoeften en
beschikbare kennis. In de laatste paragraaf over de implementatie in een geauto
matiseerd systeem wijd ik er enige woorden aan.
Modelontwikkeling: vervolg
Relaties tussen de entiteiten
De voorgaande paragraaf beschreef de voornaamste entiteiten van het model,
daarbij teruggrijpend op de eerdere organisatiekundige, systeemtheoretische en
archivistische beschouwingen. De entiteiten krijgen echter pas hun volle beteke
nis wanneer ook de relaties ertussen in kaart gebracht zijn, zoals de erfgenamen
van Copernicus het gedrag van hemellichamen eerst goed begrepen toen wetten
van de mechanica de relaties hielpen verklaren.
Hofmans basismodel geeft relaties aan tussen actor en functie, tussen actor en
proces en tussen proces en functie. De relatie tussen actor en functie heeft vaak
een wettelijke basis - althans voor overheidsorganen zou dat zo moeten zijn. Ik
ga hieronder proberen deze verbanden een preciezere vorm te geven. Dat de actor
een centrale rol speelt is duidelijk, hij voert de processen uit; ook Hofmans
model laat de betekenis van de actor zien.
Actor en functies
Een actor vervult functies voor zijn omgeving; die functies kunnen expliciet aan
de actor als taak zijn opgelegd. Het opdragen van taken aan actoren is zelf ook
weer een functie, een besturingsfunctie wel te verstaan. Private organisaties
kunnen, binnen de grenzen die de wet stelt, zichzelf taken opleggen; overheidsor
ganisaties kunnen dat niet.33 Op het hoogste abstractieniveau is het de maat
schappij, via volksvertegenwoordiging, provinciale staten of gemeenteraad, die
aan de overheid taken toedeelt. Alle formeel uit te voeren functies zijn als taak
toegewezen en in wet- en regelgeving vastgelegd. Dit is zo nogal zwart-wit gesteld
en gaat zeker lang niet altijd op voor verzelfstandigde overheidsorganen die een
redelijke mate van beleidsruimte hebben.
De drie lijnen die Hofman tekent tussen wettelijke basis, actor en functie
geven het proces van toedeling van taken weer. Met een iets ruimere interpretatie
van het begrip 'wettelijke basis', is het model even goed voor verzelfstandigde
overheidsorganen en particuliere actoren geldig: wettelijke basis betekent dan
ook wettelijke begrenzing.34 Het privaatrecht laat zoveel mogelijk aan de maat
schappij over en regelt in een aantal gevallen wat niet is toegestaan.
Instellingsbesluiten van zelfstandige bestuursorganen, agentschappen en over
heidsbedrijven doen dan ook.
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: THEORIE
78
PETER HORSMAN DE ERFENIS VAN COPERNICUS. NAAR EEN MODEL VAN DE CONTEXT
30 Er zijn meer personen actief in de context, zoals belanghebbenden bij activiteiten en beheerders. Ze blijven
in dit model (voorlopig) nog buiten beschouwing.
31 Voor het in ontwikkeling zijnde archiefinformatiesysteem Donabar van het Zwitserse Bundesarchiv,
waaraan Toebak in zijn artikel elders in dit jaarboek zijdelings refereert, is dat heel fraai en zuiver gemodel
leerd. Er is een bestand met gegevens over personen en organisaties, de Partnerdatei, dat via 'rollen' met
andere bestanden is gekoppeld. Zo kan een organisatie een actor zijn ('archiefvormer') en gelijktijdig klant,
overdragende instelling of beherende instelling.
32 Zie voor recente, min of meer geslaagde pogingen: Michel Duchein, 'Le respect des fonds en archivistique',
Gazette des Archives 1977; Engelse vertaling van dit invloedrijke artikel in Archivaria 16 (Summer 1983).
Verder uitgewerkt door T. Cook, 'The concept of the archival fonds' in: T. Eastwood (ed), The archival fonds:
from theory to practice. (Ottawa 1992).
33 Zie echter, behalve de volgende zin, ook het in noot 14 genoemde artikel van B. de Graaff.
34 Duranti spreekt in dit verband van 'juridical system', als het geheel van (rechts)regels dat het gedrag van
een systeem (organisatie, archivalisering, archivering) bepaalt. Zie hiervoor noot 11 en L. Duranti,
Diplomatics, 61.
79
