suggereert een directe relatie tussen de archiefbescheiden en de processen, over
eenkomstig de definitie uit de 'Korte introductie'. Het Pittsburgh-project gaat uit
van het directe verband tussen record en transaction, wat in feite op hetzelfde
neerkomt. Het werkproces verbindt de context met de documenten en is de scha
kel tussen de archiefdocumenten en de actoren die de processen uitvoeren en de
functies (taken) waartoe ze worden uitgevoerd. De 'Korte introductie' noemt dit
de functionele en organisatorische context. Ook andere auteurs onderscheiden
functies van organisaties. Aan de andere kant van een denkbeeldige scheidslijn is
de documentaire context, door de 'Korte introductie' misschien niet helemaal
gelukkig administratieve context genoemd, maar inmiddels door Thomassen her
doopt in 'archiveringscontext'. De documentaire of archiveringscontext ontleent
zijn logische structuur aan de werkprocessen die de documenten creëren en
gebruiken en krijgt zijn vorm door het archiveringsproces. Ik laat deze documen
taire of administratieve context buiten beschouwing.
Werkprocessen
Werkprocessen creëren en gebruiken archief documenten. Creatie en gebruik
zijn relaties tussen beide entiteiten. Een document kan slechts één maal en door
een proces worden gecreëerd; een werkproces kan wel meer dan één document
creëren. De creatie-relatie is een zogenaamde één-op-veel relatie (1-op-n). Een
document kan wel door meer dan één werkproces gebruikt worden en een werk
proces kan meer dan één document gebruiken. De gebruikrelatie is een veel-op-
veel relatie (n-op-m). Zowel bij archivering als bij toegankelijk maken wordt
thans de creatie eenzijdig belicht. David Bearman bepleitte in 1993 in zijn artikel
'Record-keeping systems' dat archiveringssystemen ook het gebruik van docu
menten zouden registreren.26
Werkprocessen worden uitgevoerd door actoren ten einde opgelegde functies
te vervullen. Een werkproces kan deel uit maken van een werkproces van hogere
orde. In feite zijn wat PIVOT handelingen noemt, werkprocessen op het hoogste
niveau.27 De onderlinge relaties tussen werkprocessen en tussen werkprocessen
en actoren kunnen uitermate complex zijn en dynamisch. Het moge waar zijn
wat de pleitbezorgers van functionele herkomst zeggen dat functies stabieler
zijn dan organisatiestructuren, de werkprocessen die vormgeven aan de functies
zijn dat niet.
Werkprocessen kunnen heel gestructureerd zijn en volgens een vaste procedure
verlopen. Proces en procedure zijn in mijn optiek niet identiek. De procedure is
de vormgeving van het proces, het proces is wat er werkelijk gebeurt; de proce
dure bepaalt de structuur, het proces de inhoud.28
Processen kunnen ook niet of zwak gestructureerd zijn. Zich onder andere
baserend op een studie van Gérard en Christiane Naud beschrijft Luciana
Duranti een generiek model van een procedure: initiatief, onderzoek, raadple
ging van derden, besluitvorming, toezicht op de besluitvorming en uitvoering.29
Niet alle fasen komen noodzakelijkerwijze voor.
76
Dezelfde studenten die organisatiekundige literatuur onderzochten, analyseer
den een aantal bedrijfsprocessen op de toepasbaarheid van het model. Die pro
cessen varieerden van zeer gestructureerd (verlenen van een bouwvergunning in
de achttiende en twintigste eeuw, de beroepsprocedure ziekenfondsraad, laat
twintigste eeuw) tot zwak gestructureerde vergaderprocessen van de Dordtse
oudraad in de zeventiende, achttiende en vroeg negentiende eeuw. In alle geval
len bleek Duranti's structurering uitstekend bruikbaar als referentiemodel.
Uiteraard waren er verschillen in de intensiteit van documentcreatie en docu-
mentgebruik en bijgevolg in de manier waarop het archiveringssysteem de
documenten structureerde.
Functies
Een functie is de uitwerking van een systeem op zijn omgeving. Omdat de
begrenzing van een systeem afhangt van de beschouwer en dus niet op voorhand
is vast te stellen, tenzij daar methodisch afspraken over bestaan, is ook de functie
een flexibel begrip. Ik zal proberen dat uit te leggen. Thomas en Bearman geven
de financiële functie als voorbeeld. Inderdaad is dat wat de organisatiekundige
literatuur een bedrijfsfunctie noemt, naast de productiefunctie, de commerciële
functie, de logistieke functie, de inkoopfunctie enz. Een bedrijfsfunctie is
evenwel niet geheel gelijk aan de externe functie van een organisatie (systeem).
Een autofabriek levert een bijdrage aan de mobiliteit van de maatschappij, aan
het transport van goederen, of aan het welbevinden van mensen. Dat zijn
externe functies. De bedrijfsfunctie productie draagt bij aan de verwezenlijking
van de externe functie, zoals ook verkoop, logistiek en de financiële functie dat
doen. Nemen we daarentegen de boekhouding als systeem, dan is de financiële
administratie (functie) opeens wel een externe functie die een bijdrage levert
aan een groter geheel. Zo kunnen we afdalen tot het niveau van de individuele
functionaris: de portier, de lasser, de directeur; en desgewenst zelfs tot het niveau
van apparaten: computer, telefoon, spuitcabine. Functies kunnen dus onderdeel
zijn van functies van hoger orde. De relaties tussen functies, verticaal en lateraal,
zijn veranderlijk en complex.
Kenmerkend voor de functie is de tijdloosheid en de nadruk op de materie, wat
een systeem levert, niet op hoe en wanneer.
Eerder zagen we dat de formele, systeemgeoriënteerde organisatiekunde taak
en functie in eikaars verlengde legt. Taak is wat het systeem moet doen, wat is
opgelegd, een functie is wat het systeem betekent voor zijn omgeving. Idealiter
vallen taak en functie samen. Het begrip functie laat ruimte open voor niet opge
legde dienstverlening of producten; het laat ook ruimte open voor eigen interesse
van de ontvanger, zoals die uit het hiervoor gegeven voorbeeld van aandeelhou
der en werknemer. Zo zal voor een milieuactivist het product van een autofabriek
een bijdrage zijn aan de luchtvervuiling (negatieve functie) en dat zullen de raad
van bestuur en aandeelhouders nooit als een taak de directie van de fabriek
opleggen.
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: THEORIE
26 D. Bearman, 'Record-keeping systems', Archivaria 36 (herfst 1993) 16-36.
27 Wat PIVOT handelingen noemt, hebben het karakter van functies. De functie (externe werking) van de
handeling blijkt vooral uit de productbeschrijving. Zie het artikel van E.A.T.M. Schreuder elders in dit
jaarboek.
PETER HORSMAN DE ERFENIS VAN COPERNICUS. NAAR EEN MODEL VAN DE CONTEXT
28 Dit houdt in dat het model een entiteit voor procedure, of procestype moet bevatten. Omwille van de
overzichtelijkheid laat ik die entiteit er hier buiten.
29 L. Duranti, Diplomatics. New use for an old science (Lanham 1998). Vooral hoofdstuk 4.
77
