conclusie dat ook archief structuren dynamisch zullen zijn. Ik noemde de dyna
mische karakteristiek van de context al aan het begin van het artikel. Het te ont
wikkelen model zal met die dynamiek rekening moeten houden omdat beschrij
vingssystemen ook deze dynamiek moeten kunnen representeren.
Mensen, of minder specifiek uitgedrukt: actoren, zijn de uitvoerders van de acti
viteiten. Relaties tussen actoren zijn steeds processen: uitvoeringsprocessen,
besturingsprocessen, verantwoordingsprocessen, communicatieprocessen.21 De
documenten die daarbij en doorvoor gebruikt worden, laten dat duidelijk zien.22
Het op zichzelf simpele model van actoren, processen, functies, taken en doelen,
is op elk willekeurig beschouwingniveau toepasbaar. Op het niveau van een
duidelijk afgebakende organisatie (bijvoorbeeld een gemeentelijke dienst, zoals
bouw- en woningtoezicht, of uit de privaatrechtelijke sfeer, een constructiebe
drijf), maar ook op hogere, meer diffuse niveaus (gemeente, bedrijfstak, of zelfs
de overheid als geheel), of juist op de lagere niveaus zoals organisatieonderdelen
of zelfs individuele personen. Deze flexibiliteit maakt de benadering breed toe
pasbaar, een krachtig analyse-instrument, maar gelijk ook abstract en niet altijd
direct begrijpelijk. In gelijke mate geldt de flexibiliteit van het model voor func
ties en processen: een functie kan deel uit maken van een aaneenschakeling van
functies. Het door De Leeuw gegeven voorbeeld van de functie 'bevorderen dat
studenten leren' is onderdeel van wijdere functie 'voorzien in de maatschappelij
ke behoefte aan hoger opgeleiden'Een vast beschouwingniveau voor een functie
bestaat niet, net zo min als dat voor organisaties geldt. Met het eerste probleem
werden en worden PIVOT-onderzoekers geconfronteerd, zoals uit de bijdrage van
Schreuder elders in dit jaarboek blijkt; het tweede probleem zal elke archivaris
herkennen als onderdeel van de vraag wie of wat als archiefvormer moet worden
gedefinieerd.23 Beide soorten problemen zijn zichtbaar in Toebaks artikel over de
Zwitserse Kompetenzenkartei. Het contextmodel moet in staat zijn de verschillen
de, niet van te voren te bepalen, niveaus weer te geven.
Een indeling in functie, proces en processtap komt in hoge mate overeen met
de eerder genoemde van David Bearman en David Thomas: function, process,
activity, waaraan met name Bearman de transaction toevoegde, het niveau
waarop de documenten tot stand komen. Echter, in de volgende paragraaf,
waarin ik een aanzet tot de modelbouw geef, zal ik laten zien dat er niet sprake is
van een hiërarchie maar eerder van een netwerkachtige structuur tussen de
elementen. Thomas en Bearman trokken hun systeemgrenzen bij de organisatie
- althans in Thomas' artikel lijkt de zon nog om de aarde te draaien.24 Nemen we
echter de functie (handeling) als begrenzing, dan draaien de actoren als
planeten om de zon.
Toepassing: modelontwikkeling
Entiteiten
Het model bestaat uit een beschrijving van de entiteiten (objecten) die in de
context een rol spelen en de relaties daartussen. Entiteiten kunnen concreet of
abstract zijn. Een persoon is een concrete entiteit, een functie is een abstracte
entiteit. Entiteiten zijn eigenlijk klassen of typen van objecten. Voor de hand
liggende entiteiten in het model zijn in elk geval actor, functie en werkproces.25
Relaties tussen entiteiten kennen verschillende gradaties van complexiteit.
Een actor kan één enkele functie vervullen, maar ook meer dan één (1-op-m
relatie). Een functie kan ook (gelijktijdig of volgtijdelijk) door meer dan één
actor zijn vervuld (n-op-m relatie).
Figuur 1 hieronder is een startmodel dat de onderkende primaire entiteiten
(actor, functie, werkproces en document) en hun onderlinge relaties weergeeft.
Ik licht het model hierna toe. De volgende paragraaf zal de relaties verder ana
lyseren en modelleren.
een actor
vervult functies
werkprocessen
voeren functies
uit
actor voert
werkprocessen
uit
werkprocessen
creëren en
functie
actor
werkproces
archief
gebruiken
documenten
Figuur t. Eenvoudig entiteitendiagram.
Procesgebonden informatie
Voor de modelbouw maakt het niet uit waar te beginnen, bij de actoren (orga
nisaties) die functies vervullen, of bij de functies die door actoren worden uit
gevoerd, of bij werkprocessen, zolang we maar in ogenschouw nemen dat de
relaties tussen die entiteiten dynamisch en complex zijn. Hofman (figuur 1)
75
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: THEORIE
21 De Leeuw heeft al in de jaren zeventig een abstract maar zeer krachtig model hiervoor ontworpen, het
zogenaamde besturingsparadigma, gebaseerd op het onderscheid tussen besturing en bestuurd worden.
A.C.J. de Leeuw, Systeemleer en organisatiekunde (Leiden 1974). Bestuurskundigen als Blumenthal en
Bemelmans hebben op dit model voortgebouwd.
22 Starreveld e.a., Bestuurlijke informatieverzorging, 24-26, maakt bijvoorbeeld onderscheid tussen manage
mentinformatie, logistieke informatie, procesinformatie, projectinformatie, niet-bestuurlijke informatie.
23 Zie bijvoorbeeld de discussie hierover in op de studiedag inventarisatie oud stadsarchief Nederlands
Archievenblad 87(1983) 48-77, of een willekeurige selectie van inventarissen van plaatselijke kerkarchieven.
74
PETER HORSMAN DE ERFENIS VAN COPERNICUS. NAAR EEN MODEL VAN DE CONTEXT
24 Ik realiseer me dat ik zeker Bearman nu enigszins te kort doe. Uit de voorbeelden die Thomas geeft blijkt
echter dat in elk geval hij het blikveld tot de organisatie beperkte, hetgeen begrijpelijk is na een studie van
vooral traditionele organisatiekundige literatuur. Hij geeft bijvoorbeeld als voorbeeld van een functie, de
financiële functie (van een organisatie), waarvan facturering dan een proces is.
25 Dit deel is vooral gebaseerd op een ongepubliceerde studie uitgevoerd voor het ICA Committee on informa
tion technology en de analyse van de context van de Staten-Generaal door Theo Thomassen.
