bewaard worden is een aspect van de context. In het kader van het onderzoek
project Protecting electronic evidence volgen Duranti en Eastwood consequent een
systeembenadering, ook voor de analyse van de context, onder meer door het
gebruik van de termen juridical system, creator's mandate and functions en
creator's policies and rules.n
Gezien de elementen waaruit de context van het archief bestaat ligt voor de hand
modellen en begrippen allereerst te ontlenen aan de organisatiekunde. In het
kader van het onderzoek naar functionele eisen voor archivering heeft in David
Thomas dat in 1994 in Pittsburgh geprobeerd, zonder bevredigend resultaat. Na
de bestudering van een aantal organisatiekundige handboeken constateerde hij
een zodanig weinig consistent begrippenapparaat en zulke weinig precieze defini
ties, dat hij besloot voor het project eigen begrippen en definities te gebruiken,
daarbij terugvallend op een classificatie van David Bearman.12 Studenten
archiefwetenschap hebben begin dit jaar hetzelfde gedaan met Nederlandstalige
handboeken en met een vergelijkbaar resultaat.13 Het merendeel van de organisa
tiekundige literatuur blijkt vooral gericht te zijn op het oplossen van problemen
en zich minder te bekreunen om de ontwikkeling van een begrippenapparaat.
Auteurs die dat wel deden waren vooral degenen die de systeembenadering
hanteerden. Doel, taak, proces en functie zijn sleutelwoorden, al geeft niet elke
auteur daar precies dezelfde betekenis aan.
De systeemleer biedt daarentegen wel een, neutraal, begrippenapparaat. Als we
de systeembenadering voor de analyse van het contextbegrip willen toepassen,
zullen we de context moeten kunnen begrenzen. Met het archief als centrum van
het heelal, is alles wat niet tot de verzameling documenten behoort als context te
zien. Het gaat ons echter specifiek om dat deel van de omgeving dat invloed op
het archief uitoefent, op inhoud en structuur; de modellen die het hierboven
genoemde onderzoeksproject van Duranti en Eastwood als deelproduct oplever
den, brengen dat heel duidelijk in beeld.14 Hofmans conceptuele model laat zien
dat de context vanuit verschillende invalshoeken te beschouwen valt en dat het
inderdaad, vanuit het archief geredeneerd tenminste, om een uitdijend heelal
gaat. Maar het heelal zijn geen grenzen toegemeten, dus valt er weinig af te
bakenen. Door vooral die elementen uit de context te kiezen die direct de inhoud
en structuur van het archief bepalen beschikken we over een bruikbare beper
king; ik neem dan werkproces en archief(document) als grensvlak en kijk voor
de context verder naar de elementen (entiteiten) rond het proces.
Die invalshoek is in overeenstemming met de moderne archivistiek, die kiest
voor de functie of het bedrijfsproces als bron van herkomst van de archiefdocu
menten en niet zozeer de actor, de archiefvormer.15 Functie, proces en actor zijn
echter onlosmakelijk met elkaar verbonden. Zo kiest PIVOT in zijn contextbena
dering het handelen van de overheid als middel voor grensbepaling, maar in de
praktijk startte het onderzoek bij de voordeur van een ministerie. Functies of
handelingen kun je niet zien dus hebben we grenspalen nodig en niet ten onrech
te ziet PIVOT de actoren16 als zodanig. Ik volg die lijn, omdat je nu eenmaal
ergens moet beginnen en er zonder actoren, of organisaties handelingen de dode
letter van hun wettelijke grondslag niet verlaten. Om in Hofmans beeldspraak
van het heelal te blijven: ik laat de zon maar even om de aarde draaien, omdat ik
dat kan waarnemen, ook al heeft Copernicus ons het tegendeel geleerd. Wat ver
derop ga ik wel virtueel op de zon staan en zie dan de aarde om me heen draaien.
Een actor, organisatie is een sociaal en dus een open systeem. De veronderstel
ling is dat in de meest generieke zin een organisatie te analyseren en te beschrij
ven moet zijn met behulp van noties en termen van de systeemleer. Eerst
analyseer ik de vier sleutelwoorden, doel, taak, functie en proces. Vervolgens
schets ik een model dat de contextelementen aan elkaar en aan het archief
relateert.
Doel, taak, functie en proces
In het vorige jaarboek heb ik de systeemtheorie toegepast op beheer en toegan
kelijk maken van archieven en daarbij een korte introductie tot het systeemden
ken gegeven.17 Een systeem is daarin gedefinieerd een geheel van samenhangende
elementen waartussen relaties bestaan en dat iets betekent voor de omgeving.
De systeemleer kent aan een systeem een doel toe, in feite is dat de functie die
het systeem voor zijn omgeving betekent. Doelen zijn zelf geen immanente eigen
schappen van systemen, maar worden daaraan toegekend. Dit geldt voor alle
soorten systemen, ook voor organisaties. Deze vaststelling is van belang voor een
juiste interpretatie van verwante begrippen als taak en functie. De vraag wat het
doel van een systeem is kan niet worden beantwoord zonder het standpunt te
kennen van degene die het beschouwt. "Zo zal het doel van een onderneming
voor een aandeelhouder zijn het leveren van een bevredigend rendement op zijn
kapitaal; voor de werknemers de mogelijkheid tot plezierig werk; voor de overheid
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: THEORIE
11 L. Duranti en T. Eastwood, 'Protecting electronic evidence: a progress report', Archivi Computer V:3
(1995) 213-250. Het tweede progress report voegt de creator's organizational structure toe. L. Duranti,
H. MacNeil en W.E. Underwood, 'Protecting electronic evidence: a second progress report on a research
study and its methodology', Archivi 6c Computer VI: 1 (1996) 37-69. Het derde voortgangsrapport voegt
mandaat, functie en organisatiestructuur samen, en creëert een nieuw context element: national and inter
national standards. L. Duranti and H. MacNeil, 'A third progress report...', Archivi 6c Computer VI:5 (1996)
343-404. Zie ook de website van het -inmiddels afgesloten project- www.slais.ubc.ca/duranti/intro.htm.
Het eindrapport is nog steeds niet verschenen.
12 D.H. Thomas, 'Business functions: towards a methodology', University of Pittsburgh recordkeeping function
al requirements project: first progress report (Pittsburgh 1994). De meeste werkdocumenten die in het kader
van het Pittsburgh project zijn geproduceerd zijn ook gepubliceerd op de web-site van het project. Zie voor
links naar deze en vergelijkbare sites: www.archief.nl/digiduur.
70
PETER HORSMAN DE ERFENIS VAN COPERNICUS. NAAR EEN MODEL VAN DE CONTEXT
13 De verkenning, die zeker niet uitputtend bedoeld was, werd uitgevoerd als een opdracht voor de module
'Archieven en hun functies', door Peter Aussems, Abel Banus, Jos van Bourgondiën, Aat van Hout, Jan-Paul
Ipema, Jelika Thomas en Tamara van Zwol.
14 Zie hiervoor noot 12.
15 Zie voor de functionele archivistiek: T. Cook, 'What is past is prologue: a history of archival ideas since
1898, and the future paradigm shift', in: P.J. Horsman, F.C.J. Ketelaar en T.H.P.M. Thomassen (red.),
Naar een nieuw paradigma in de archivistiek. Jaarboek 1999 Stichting Archiefpublicaties ('s-Gravenhage 1999)
29-67. Pionier is de Australiër Peter Scott; zie M. Wagland and R. Kelly, 'The series system -
a revolution in archival control', in: S. McKemmish en M. Piggot, The records continuum. Ian Maclean
and Australian Archives first fifty years (Clayton 1994).
16 Ik zal verder het begrip actor in iets minder specifieke zin gebruiken dan PIVOT doet: een actor is een enti
teit (persoon of groep personen, eventueel zelfs een intelligente machine) die activiteiten uitvoert.
17 P.J. Horsman, 'Archiefsystemen en kwaliteit' in: Horsman e.a. Naar een nieuw paradigma in de archivistiek,
85-105.
71
