Bijlage 1 Overzicht van contextgegevens CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: THEORIE N.B. Onderstaand een poging om de verschillende soorten context te beschrijven. Het beoogt geen datamodel te zijn. Ontstaanscontext (Institutionele context) Actor (Organisatie) aggregatieniveau naam (vestigings)plaats bestaansperiode relatie naar functie, mandaat Functie aggregatie niveau omschrijving relatie met andere functies gebied waarbinnen geldig periode waarin uitgevoerd relatie naar verantwoordelijke organisatie(s) (actor), mandaat (wettelijke basis) Mandaat omschrijving periode van geldigheid geografische aanduiding relatie naar actor, functie relatie naar wet- en regelgeving (Administratief-procedurele context) Bedrijfsproces omschrijving (naam, doel, producten etc.) wanneer uitgevoerd plaats beschrijving geldende procedure(s) (inclusief wijzigingen) gebruikte systemen, al dan niet geautomatiseerd relatie naar functie relatie naar (verantwoordelijke) organisatie (actor) Context van beheer Beheersregime verdeling van verantwoordelijkheden regels en procedures voor beheer met periode van geldigheid criteria voor selectie met periode van geldigheid eisen aan bewaring uitgevoerde handelingen met betrekking tot selectie (inclusief datum) uitgevoerde handelingen met betrekking tot beschrijven (inclusief datum) 62 HANS HOFMAN EEN UITDIJEND HEELAL? CONTEXT VAN ARCHIEFBESCHEIDEN uitgevoerde handelingen met betrekking tot vernietiging overdracht (inclusief datum) uitgevoerde handelingen met betrekking tot conservering of restauratie (en datum) uitgevoerde handelingen met betrekking tot bijvoorbeeld conversie of migratie (en datum) van alle uitgevoerde handelingen een omschrijving van het resultaat Documentaire context wijze van ordenen (inclusief wijzigingen) classificatie schema aangebrachte registratie- en ordeningskenmerken termijnen van bewaring Administratief beheer (en logistiek) vindplaats (locatie) omvang raadpleegfrequentie autorisatie van toegang (tot systeemfuncties en tot archiefbescheiden) geconstateerde afwijkingen (onder andere vermissingen, toegangsbeveiliging, verloren gaan van archiefbescheiden) gebruik (documenten kunnen ook in andere bedrijfsprocessen een rol spelen; ook deze gegevens dienen te worden toegevoegd) N.B. In een digitale omgeving zal in de regel een kopie gemaakt worden. Technische context (zowel oorspronkelijk als huidig) geconstateerde schade, inclusief aard en omvang ervan feitelijke bewaarcondities (in geval digitale archiefbescheiden ook:) Applicatie-programmatuur naam en versie van gebruikte applicatiesoftware omschrijving van werking fabrikant leverancier aard van eigendoms- of licentierechten periode van gebruik Besturingsprogrammatuur naam en versie besturingssoftware omschrijving periode van gebruik Apparatuur omschrijving (met name type computer, type processor, snelheid (MHz), beeldbuis, netwerkomgeving) merk versie periode van gebruik 63

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2000 | | pagina 32