Bijlage 1 Overzicht van contextgegevens
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: THEORIE
N.B. Onderstaand een poging om de verschillende soorten context te
beschrijven. Het beoogt geen datamodel te zijn.
Ontstaanscontext
(Institutionele context)
Actor (Organisatie)
aggregatieniveau
naam
(vestigings)plaats
bestaansperiode
relatie naar functie, mandaat
Functie
aggregatie niveau
omschrijving
relatie met andere functies
gebied waarbinnen geldig
periode waarin uitgevoerd
relatie naar verantwoordelijke organisatie(s) (actor), mandaat (wettelijke basis)
Mandaat
omschrijving
periode van geldigheid
geografische aanduiding
relatie naar actor, functie
relatie naar wet- en regelgeving
(Administratief-procedurele context)
Bedrijfsproces
omschrijving (naam, doel, producten etc.)
wanneer uitgevoerd
plaats
beschrijving geldende procedure(s) (inclusief wijzigingen)
gebruikte systemen, al dan niet geautomatiseerd
relatie naar functie
relatie naar (verantwoordelijke) organisatie (actor)
Context van beheer
Beheersregime
verdeling van verantwoordelijkheden
regels en procedures voor beheer met periode van geldigheid
criteria voor selectie met periode van geldigheid
eisen aan bewaring
uitgevoerde handelingen met betrekking tot selectie (inclusief datum)
uitgevoerde handelingen met betrekking tot beschrijven (inclusief datum)
62
HANS HOFMAN EEN UITDIJEND HEELAL? CONTEXT VAN ARCHIEFBESCHEIDEN
uitgevoerde handelingen met betrekking tot vernietiging overdracht
(inclusief datum)
uitgevoerde handelingen met betrekking tot conservering of restauratie
(en datum)
uitgevoerde handelingen met betrekking tot bijvoorbeeld conversie of migratie
(en datum)
van alle uitgevoerde handelingen een omschrijving van het resultaat
Documentaire context
wijze van ordenen (inclusief wijzigingen) classificatie schema
aangebrachte registratie- en ordeningskenmerken
termijnen van bewaring
Administratief beheer (en logistiek)
vindplaats (locatie)
omvang
raadpleegfrequentie
autorisatie van toegang (tot systeemfuncties en tot archiefbescheiden)
geconstateerde afwijkingen (onder andere vermissingen, toegangsbeveiliging,
verloren gaan van archiefbescheiden)
gebruik (documenten kunnen ook in andere bedrijfsprocessen een rol spelen;
ook deze gegevens dienen te worden toegevoegd)
N.B. In een digitale omgeving zal in de regel een kopie gemaakt worden.
Technische context (zowel oorspronkelijk als huidig)
geconstateerde schade, inclusief aard en omvang ervan
feitelijke bewaarcondities
(in geval digitale archiefbescheiden ook:)
Applicatie-programmatuur
naam en versie van gebruikte applicatiesoftware
omschrijving van werking
fabrikant leverancier
aard van eigendoms- of licentierechten
periode van gebruik
Besturingsprogrammatuur
naam en versie besturingssoftware
omschrijving
periode van gebruik
Apparatuur
omschrijving (met name type computer, type processor, snelheid (MHz),
beeldbuis, netwerkomgeving)
merk
versie
periode van gebruik
63