verschillende eisen voor een goede en verantwoorde archivering te voldoen.
Niettemin zal die omgeving niet altijd beheersbaar zijn. Vroegtijdige betrokken
heid bij nieuwe ontwikkelingen is dus noodzaak.31
Het aansluiting zoeken bij de omringende wereld heeft niet alleen betrekking
op (gegevens)structuren, maar ook op inhoud (de gegevens zelf en de toegestane
waarden). Vooral op het punt van de inhoud zal veel afstemming nodig zijn, niet
alleen extern, maar vooral ook intern. Afspraken tussen overheidsorganisaties
onderling en ook archiefdiensten zullen hier moeten worden gemaakt. In
Australië is men reeds een stapje verder. Daar is een recordkeeping metadata stan
daard opgesteld door de National Archives en vastgesteld voor Commonwealth
organisaties (federale overheid). Deze geeft richtlijnen over welke gegevens
moeten worden vastgelegd bij archivering, ook over de context en bevat elemen
ten die men in een handelingenbank zou verwachten. In het kader van het
Australian government locator system (AGLS) is tevens een standaard voor toege
stane waarden voor overheidsfuncties geïntroduceerd, genaamd Australian
government's interactive functions thesaurus (AGIFT).32
Enige slotopmerkingen
Context en archiefbescheiden zijn onverbrekelijk met elkaar verbonden. Archief
bescheiden in een digitale omgeving worden 'gefixeerd' door metadata, zowel
wat vorm, structuur en inhoud als wat tijd en plaats betreft. Tijd en plaats
worden vastgelegd in gegevens over de context. Deze contextgegevens dienen
betekenis te geven aan die archiefbescheiden, zodat deze ook voor niet direct
betrokkenen begrijpelijk zijn, en nemen in de tijd in omvang toe. Oorzaken
daarvan zijn het gebruik van de archiefbescheiden in steeds weer nieuwe omge
vingen, en het beheer dat voor hun instandhouding moet zorg dragen.
Context heeft in beginsel drie invalshoeken: de context van het ontstaan, van
het beheer en van het gebruik. Waar de context van het ontstaan in principe
hetzelfde blijft, zullen die van het beheer en het gebruik steeds wijzigen in tijd en
ruimte en zal de informatie erover toenemen. Het is evenwel aannemelijk dat
ook de context van het ontstaan met het verstrijken van de tijd wellicht nadere
uitleg vergt. Taalgebruik wijzigt zich en ook kennis en inzicht in oude structuren.
In die zin zou men kunnen spreken van een uitdijend heelal.
Daar komt bij dat archief in een digitale wereld minder geïsoleerd zal zijn dan
in een papieren, waar het afzonderlijk werd opgeborgen en beheerd.
60
Archiefbescheiden zullen op internet ook een informatiebron zijn, die in zo
verre zich onderscheidt dat het een gezaghebbende bron is, mits het beheer goed
geregeld is. Die integratie in een open omgeving doet zich zowel voor bij de
creatie, als bij het beheer en het gebruik.
De bij het SPlRT-project gekozen benadering die aansluit bij ontwikkelingen
op het terrein van elektronische overheid, richt zich vooral op die dynamiek van
het maatschappelijk handelen/verkeer via het virtuele, globale en open netwerk
dat internet heet en de rol die archiefbescheiden spelen. Zij legt de nadruk op de
complexiteit van de relaties en de noodzaak van een persistente verbinding
tussen archiefbescheiden en metadata over de context. Het karakter van de
virtuele digitale wereld vereist een dergelijke dynamische inbedding. Bestaande
archieven kunnen daarin worden opgenomen door deze op een gelijksoortige
leest geschoeid te beschrijven. De SPIRT-zienswijze is niet een alternatief voor de
traditionele wijze van archivistisch beschrijven, maar meer omvattend en
geschikt voor het hele continuüm, zoals men zelf stelt.33 De aandacht is daarbij
verschoven van het geproduceerde archiefstuk naar het ontstaan ervan in een
bedrijfsproces of functie en het gebruik ervan.
Beschrijven van de context door middel van metadata en bijbehorende
(gegevens-)structuren staat nog in de kinderschoenen. Uit het bovenstaande kan
wellicht geconcludeerd worden dat het er allemaal niet eenvoudiger op is gewor
den. Dat is waar, maar met een variatie op een bekende slogan zou ik willen
zeggen: eenvoudiger of gemakkelijker kan ik het niet maken, wel spannender
(en dus leuker?)
61
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: THEORIE
31 Onlangs is het Archiving Metadata Forum opgericht, bestaande uit vertegenwoordigers uit zowel de
archiefwereld als de wereld van information resource discovery (bijvoorbeeld Dublin Coreen die van audio
visuele informatiebronnen, met de bedoeling om kennis te nemen van eikaars initiatieven, deze af te
stemmen, gemeenschappelijke initiatieven te ontwikkelen en een onderzoeksagenda te ontwikkelen.
De Archiefschool fungeert voorlopig als contactpunt: www.archiefschool.nl/amf.
52 Zie www.naa.gov.au/recordkeeping/control/rkms/summary.html en voor AGIFT
www.naa.gov.au/recordkeeping/gov_online/agift/summary.html. Deze AGIFT is een nadere invulling van
het element function in de Australian government locator system (AGLS), zie
www.naa.gov.au/recordkeeping/gov_online/agls/summary.html. AGLS is een instrument dat het zoeken
van informatiebronnen van de Australische overheid op internet mogelijk maakt (vallend onder de noemer
information resource discovery) en mede gebaseerd op Dublin Core.
33 McKemmish e.a., 'Describing records in context in the continuum', 5. Zie ook de discussie in Archivaria 39
(1995) tussen Heather MacNeil, David Wallace en Wendy Duff over dit onderwerp.
HANS HOFMAN EEN UITDIJEND HEELAL? CONTEXT VAN ARCHIEFBESCHEIDEN