waarom
functie
wettelijke basis
actor
hoe/waar
wanneer
1
Figuur 1. Contextmodel.
De vraag is vervolgens hoe de context kan worden vastgelegd. In principe zijn er
drie methoden te onderscheiden:
(1) vooraf, vanuit de creatie actie-omgeving;
(2) achteraf, vanuit de archiefomgeving;
(3) gelijktijdig, tijdens de creatie van documenten.
Voor papieren archiefbescheiden gebeurde en gebeurt dat vooral achteraf, in
eerste instantie nadat de archiefbescheiden zijn gemaakt en worden beheerd
binnen de organisatie en in tweede instantie wanneer ze zijn overgedragen aan
een openbare archiefbewaarplaats. Dat laatste is ook efficiënt, want dan zijn
alleen die archiefbescheiden overgebleven die van cultuurhistorische waarde zijn.
Selectie heeft immers plaatsgevonden voor overdracht. Hoewel bij overdracht
vereist is dat een goede toegang wordt meegeleverd, is veelal toch een nadere
bewerking noodzakelijk om beter en gemakkelijker zoeken en interpreteren van
de archiefstukken mogelijk te maken, ook al omdat deze hun oorspronkelijke
domein hebben verlaten. Niettemin was ook in dit geval veel informatie al
aanwezig op moment van creatie. Deze was vaak impliciet aanwezig in hoofden
van mensen. Zodra de stukken evenwel het oorspronkelijke domein verlaten, is
beschrijving nodig om ze begrijpelijk te houden.
Voor digitale archiefbescheiden is een andere werkwijze mogelijk en zelfs nood
zakelijk, zoals reeds aan de orde is geweest. Het bijzondere van internet is immers
dat tijd en plaats geen rol meer lijken te spelen. Het gaat op internet om informa
tie en die informatie is overal en gelijktijdig aanwezig. Dat levert meteen ook een
probleem op van snel de weg kwijt zijn en vraagt om een goede positionering of
verankering van die informatie - juist door een goede context.
58
Om echter een goede toegang en gebruik van die informatie te bewerkstelligen
is het noodzakelijk goede structuren te creëren. Het grote probleem op dit
moment met internet is immers het vinden van de juiste informatie vanwege
de ongestructureerdheid, of beter de chaotische structuur ervan.
Indien echter e-commerce of de 'elektronische overheid' ooit tot stand
gebracht worden, dan is een bepaalde (infra)structuur nodig. Het leveren van
diensten en producten via het world wide web vereist een goede beschrijving van
die diensten en producten om ze te vinden en te begrijpen en een betrouwbaar
transactiemechanisme om ze af te nemen. De context van de diensten en de
levering ervan dient dus al bij voorbaat te worden vastgelegd. Dat is ook de reden
waarom het concept van de zogenaamde handelingenbank, waaraan nu gewerkt
wordt, daarin een belangrijke rol zal spelen. Deze handelingenbank beoogt een
informatiearchitectuur te ontwikkelen waarmee overheidsfuncties en -organisa
ties in hun onderlinge relaties beschreven kunnen worden. Als zodanig moet dit
concept verschillende doelen en functionaliteiten dienen. Niet alleen moet het
daarmee mogelijk zijn om de toegankelijkheid van overheidsinformatie te onder
steunen en deze betekenis te geven, maar ook om die informatie te ordenen, te
selecteren en te beheren.
Het handelingenbank-concept dient doelen als toegankelijkheid, vindbaar
heid, begrijpelijkheid en samenhang en kan bijdragen aan een overzichtelijke en
beter bereikbare overheid. Hoewel de term handelingen hier wordt gebruikt gaat
het niet alleen om de zogenaamde PIVOT-handelingen, maar om de gehele insti
tutionele context van organisatorische en functionele aspecten. Deze context
informatie kan voor een belangrijk deel ook gebruikt worden voor archivistische
doeleinden. Vandaar ook dat archiefdiensten betrokken zijn bij de totstand
koming van de handelingenbank.
Een aspect dat tot nu toe slechts is aangestipt, is de relatie tussen de informatie
over context zoals die voor archivering nodig is en de informatie over context die
reeds is gemaakt voor andere doeleinden. Het archiefdomein staat niet op zich
zelf. Het werkt naar twee kanten:
(1) er zijn reeds zoveel gegevens vastgelegd in een bedrijfsproces dat het niet erg
efficiënt zou zijn om alles weer opnieuw te gaan beschrijven;
(2) indien men zichtbaar of vindbaar wil zijn op internet, dan is het zaak aan
sluiting te zoeken bij bestaande structuren.
Dat geldt zowel voor het vastleggen van context bij het ontstaan van archief
bescheiden als voor integratie van deze contextgegevens bij het beschikbaar
stellen van diensten en informatie en gebruikmaken dan wel bevraging ervan.
De vrijheid in beschrijven wordt daarmee verminderd. Archivarissen hebben
echter door hun kennis en ervaring in het beschrijven van context ook een
bijdrage te leveren. Andere disciplines, zoals bijvoorbeeld in de filmindustrie of
wetenschappelijke wereld, worstelen met het goed beschrijven van hun infor
matiebronnen, en willen graag leren van archivistische methoden.
Het realiseren van deze uitwisselbaarheid van gegevens of interoperabiliteit
vraagt onderzoek naar waar de grenzen of interfaces liggen tussen een archiefsys
teem en die omringende wereld. Daarbij moet worden vastgesteld welke gegevens
ontleend kunnen worden aan (informatie) systemen en welke (opnieuw)
gecreëerd. Dat is mogelijk als duidelijk is welke gegevens nodig zijn om aan de
59
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: THEORIE
bedrijfsproces
archiefbescheiden
HANS HOFMAN EEN UITDIJEND HEELAL? CONTEXT VAN ARCHIEFBESCHEIDEN
