Op de website van het programma Digitale Duurzaamheid is een eerste aanzet
tot een omschrijving van contextgegevens van mijn hand geplaatst. Het betreft
de volgende tekst: "Gegevens die vastgelegd zijn bij de aanmaak (creatie) van een
document, die daartoe behoren en die aangeven in welke relatie dat document
staat tot de omgeving waarin het is ontstaan en gebruikt en die daarvan
getuigen".13 Deze omschrijving geeft niet aan wat context zelf behelst, maar
benadrukt wel (opnieuw) de relatie tussen een document en het bedrijfsproces,
weergegeven in gegevens daarover. Ze richt zich vooral op het vastleggen van de
ontstaansgeschiedenis, en betreft niet het latere beheer. Deze omschrijving sluit
nauw aan bij het Engelstalige archivistische begrip provenance, waarvan het
belang onder andere door David Bearman is benadrukt.14 Begin jaren negentig
heb ik hiervoor een eenvoudig en ruw model ontworpen, dat de context
beschrijft vanuit drie invalshoeken gebaseerd op het bedrijfsproces, te weten
functie, organisatie en gegevens, en als vierde vanuit de invalshoek van het
archiefbeheer. Organisaties met bepaalde bevoegdheden oefenen functies uit en
gebruiken daarbij gegevens, dat wil zeggen gegevensbronnen, waaronder ook het
archief zelf. Dit drieluik leidt tot de vorming van archief, dat vervolgens weer
beheerd, geordend en beschikbaar gesteld wordt. Bij dit beheer wordt ook de
samenhang tussen de bestanddelen beschreven. Hoewel inmiddels veel beter
omschreven is het model in de kern nog steeds juist.15
Het ICA Committee on electronic records omschrijft evenmin context, maar
contextinformatie en wel als informatie die bijdraagt aan de betrouwbaarheid
door bewijs te leveren van de activiteit, waarin of bij het archiefstuk is gecreëerd.
Tevens wordt het recordkeeping system als een onderdeel van de context gezien.
Contextinformatie wordt geïdentificeerd als informatie over het doel, waarvoor
archiefbescheiden zijn geproduceerd, de functies en activiteiten waarin ze zijn
gecreëerd en gebruikt, de archiefvormende instelling, en de historische omstan
digheden die de creatie of het beheer van archiefbescheiden in belangrijke mate
beïnvloed hebben.16
Het project van de University of British Columbia (UBC), getiteld The preser
vation of the integrity of electronic records, dat zich bezig heeft gehouden met het
vaststellen van de eisen aan authenticiteit en betrouwbaarheid van (digitale)
archiefbescheiden, maakt een onderscheid in verschillende soorten context,
te weten
(1) de wettelijk-bestuurlijke context, de wetten en regelingen waarmee de
organisatie bij de uitoefening van taken te maken heeft;
(2) de ontstaanscontext (provenancial context), de archiefvormer, het mandaat,
de organisatiestructuur en de functies;
(3) de procedurele context, eigenlijk het bedrijfsproces (de procedure), waarbij de
archiefbescheiden geproduceerd zijn;
(4) de documentaire context, de samenhang tussen de archiefstukken ofwel het
fonds, waartoe de archiefbescheiden behoren;
(5) en de technische context, de apparatuur en programmatuur-omgeving,
waarin de archiefbescheiden zich bevinden.17
In de International Standard for Archival Description (General) (1SAD(G)), en de
International Standard for Archival Authority Records for Corporate Bodies, Persons
and Families (ISAAR(CPF)) is gepoogd een structuur voor het beschrijven van
archieven vast te stellen.18 De benadering is gebaseerd op de traditionele ziens
wijze, vanuit het reeds bestaande (overgedragen) archief. De 26 beschrijvingsele
menten van ISAD(G) betreffen de inhoud, een ongestructureerde omschrijving
van de herkomst, enige beheersgegevens, zoals over selectie en vernietiging, toe
gangsgegevens (onder andere rechten en beperkingen) en relaties naar verwant
archief. ISAAR(CPF) biedt meer gelegenheid om context vast te leggen. Het
beoogt een gestandaardiseerde beschrijving (authority records) van organisaties,
personen en families als archiefvormers, onder andere om op die manier archief
bestanden die op verschillende plaatsen berusten, eenduidig met elkaar in
verband te brengen. De elementen waarmee de archiefvormers worden beschre
ven zijn nummer, naam, datum en plaats, rechtspersoon, mandaat, functies en
werkterrein, administratieve structuur, relaties en andere relevante informatie.
De structuur van deze wijze van beschrijven is ééndimensionaal en maakt geen
onderscheid tussen actor en functie. Deze benadering doet daarmee bijvoorbeeld
onvoldoende recht aan de veelal complexe relaties die ertussen kunnen bestaan.
Het Australische SPlRT-project heeft het begrip context niet expliciet omschre
ven, maar vooral bestempeld als "to make explicit the original record creating
environment in contextual metadata beyond boundaries of the local domain".19
Het is evenwel noodzakelijk het achterliggende concept te kennen om te begrij
pen wat hier bedoeld wordt. Recordkeeping in de SPIRT-opvatting is "an integrated
regime of management processes for the whole of the records existence",
gebaseerd op de continuum-benadering. Dat concept is veel breder dan de tradi
tionele sterk op papier- en archiefdienst georiënteerde wijze van archiefbeheer en
beschrijven.
Binnen een organisatie is veel kennis over het bedrijfsproces en de institutio
nele omgeving impliciet aanwezig, dus is er meestal geen behoefte om die kennis
vast te leggen bij de gecreëerde archiefbescheiden. Pas als de archiefbescheiden
worden overgebracht naar een openbare bewaarplaats en dus hun oorspronkelij
ke domein of context verlaten, wordt die bredere context expliciet gemaakt en
beschreven in toegangen. Zo gebeurde het tot nu toe meestal. De nieuwe techno
logie en het ontstaan van wereldomvattende netwerkomgevingen (internet)
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: THEORIE
50
HANS HOFMAN EEN UITDIJEND HEELAL? CONTEXT VAN ARCHIEFBESCHEIDEN
13 Zie www.archief.nl/digiduur/05-prod_diensten/begrippenlijst.
14 D. Bearman en R. Lytle, 'The power of the principle of provenance', Archivaria 21 (winter 1985-86) 14-27.
Elders in dit jaarboek herdrukt.
15 In een beschrijving van de door PIVOT gehanteerde methode wordt dit model gebruikt op enigszins aan
gepaste en niet verhelderende wijze. Zie hierover Handelend optreden, 17-19 en Thomassen, 'Het begrip
context in de archiefwetenschap', elders in dit jaarboek.
16 Guide for managing electronic records, 22-24 en 51-52.
17 Zie onder andere L. Duranti op www.slais.ubc.ca/users/duranti.
18 Beide informele standaarden stammen uit 1996; ISAD(G) is inmiddels herzien. Zie www.ica.org/cgi-bin.
Encoded Archival Description EADis een uitwisselingsformaat compatibel met ISAD(G)
(zie lcwebloc .gov/ eadDaarmee kunnen inventarissen op een eenduidige wijze op internet worden
gepresenteerd.
19 S. McKemmish, G. Acland, N. Ward en B. Reed, 'Describing records in context in the continuum:
the Australian recordkeeping metadata schema', Archivaria 48 (herfst 1999). Daar wordt het concept
uitvoeriger uitgelegd. SPIRT staat voor Strategie Partnership with Industry - Research <Sc Training. Voor de
continuum-benadering zij verwezen naar S. McKemmish, 'Yesterday, today and tomorrow: a continuum
of responsibility', in: Horsman e.a., Naar een nieuw paradigma in de archivistiek, 195-210.
51
