De tweede zeker zo belangrijke drijfkracht achter de verandering in denken op dit
punt was (en is) het PIVOT-project. Ik wil mij hier beperken tot de wijze, waarop
PIVOT de context als uitgangspunt neemt bij zijn werk en daarbij de term hande
lingen introduceert.8 Het begrip handeling wordt door PIVOT omschreven als
een "complex van activiteiten dat ter vervulling van een taak verricht wordt en
dat een product oplevert" en komt daarmee dicht in de buurt van een bedrijfs
proces, ware het niet dat een handeling uit meerdere bedrijfsprocessen kan
bestaan, die gezamenlijk tot een product leiden. Het is daarmee een bepaalde
abstractie tussen taak en bedrijfsproces, met als kenmerken dat het een product
oplevert en uit meerdere activiteiten en processen kan bestaan. Dat wordt onder
steund door het feit dat handelingen worden afgeleid van wet- en regelgeving en
niet van feitelijke processen.9 Het gebruik van het begrip is in de praktijk veelal
niet eenduidig en kan variëren van een vaag omschreven, abstracte handeling tot
een concrete handeling met beperkte reikwijdte. Een voorbeeld van het eerste is:
"Onze minister bereidt de vaststelling, wijziging en intrekking van algemene
maatregelen van bestuur voor". Een voorbeeld van het tweede: "Het aanwijzen
van een plaatsvervangend lid als voorzitter van de Verzekeringskamer".10
Het geeft aan dat het begrip onvoldoende is gedefinieerd en daardoor zeer ver
schillend kan worden geïnterpreteerd. Het fysieke object, dat wil zeggen de
archiefbescheiden zelf, komt bij PIVOT nauwelijks aan bod, of wellicht beter valt
buiten beeld.
Het ontstaan van digitale archiefbescheiden, aanvankelijk machineleesbare
gegevensbestanden (MLG's) genoemd, deed het besef ontstaan dat documenten
of archiefbescheiden in een digitale omgeving geen fysieke eenheden meer zijn
en dat leidde tot veel discussie over wat nu eigenlijk documenten zijn, wat hun
context is en wat we willen bewaren.11
Het was in feite een vervolg op het eerder genoemde onderscheid tussen de
fysieke en logische aspecten van een archief, maar dan nu op het niveau van het
archiefstuk. Immers, het digitale archiefstuk zoals het getoond wordt op het
beeldscherm is niet één op één gelijk aan dat wat op een magnetische schijf
wordt opgeslagen. In het laatste geval gaat het om een bestand enen en nullen
dat in gecodeerde vorm componenten van dat digitale archiefstuk bevat. Er is
een applicatie ofwel software voor nodig om die gecodeerde gegevens te vertalen
in voor de mens begrijpelijke informatie die vervolgens op het scherm gerepre
senteerd kan worden, bijvoorbeeld in de vorm van een document.
Het is duidelijk dat zonder het computerbestand, de software en de apparatuur
er geen archiefbescheiden zijn. Die technische fragmentatie heeft gevolgen op
logisch niveau. Van een fysieke eenheid op papier is het archiefstuk uiteen
gevallen tot een aantal componenten die dankzij software bij elkaar worden
gebracht. Het tekstdocument wordt gemaakt met een tekstverwerkingspakket, de
context, dat wil zeggen de informatie over de afhandeling van het stuk bijvoor
beeld, bevindt zich in een workflow management systeem, de structuur en de
verschijningsvorm zijn vastgelegd in stuurtekens in de tekst, zoals bijvoorbeeld in
XML. Indien er sprake is van afbeeldingen of spreadsheets in het document, zijn
deze gemaakt met andere software. De toenemende ontwikkeling van de ICT
leidt zo tot andere, meer gecompliceerde documenten, zoals compound documents
of multimediadocumenten. Het leidt ook tot de vraag: waar liggen de grenzen
van een document? Zeker in het geval van een document met hyperlinks, die
verwijzen naar andere (delen van) documenten of stukken informatie, kan dat
een punt zijn. Zijn deze hyperlinks niets meer dan metadata die het verband met
andere stukken weergeven of maken die andere documenten integraal deel uit
van het eerste document? In principe het eerste, maar in een digitale omgeving is
het mogelijk meteen door te klikken naar het andere document en dat maakt de
overgang bijna vloeiend.
Wat betekent dat nu met betrekking tot metadata in het algemeen en context-
informatie in het bijzonder? Het begrip context op zich wordt er niet door
beïnvloed. Het zijn vooral de rol die contextgegevens spelen en het gebruik die
veranderen en de wijze waarop we context beschrijven.
Ik zou willen stellen dat in een digitale omgeving meer van de context
expliciet wordt vastgelegd dan in een papieren omgeving. De belangrijkste reden
is dat men expliciet en van tevoren de eisen en functionaliteit moet vaststellen
bij het bouwen van systemen die bijvoorbeeld document creatie en digitale com
municatie mogelijk maken en ondersteunen. Het gaat dan bijvoorbeeld om de
wijze waarop een werkproces wordt uitgevoerd, zoals procedures en regels, die
vertaald worden in functionaliteit van informatiesystemen, zoals bijvoorbeeld
workflow management systemen. Dat geldt zeker op het moment dat het gehele
bedrijfsproces gedigitaliseerd wordt en digitale interactie en transactie mogelijk
worden, zoals in het geval van de elektronische overheid.
Dan hebben we te maken met een virtuele ruimte als het world wide web en
komt al die digitaal aangeboden informatie samen. Juist daar zijn context
gegevens expliciet nodig om die informatie te kunnen vinden, plaatsen, begrij
pen en gebruiken. Dat dat nu nog vaak niet het geval is, maakt de noodzaak niet
minder. Het open karakter van internet vereist bovendien dat meer aandacht
besteed wordt aan afstemming tussen verschillende domeinen van informatie
aanbieders, zoals overheid, archiefdiensten, bibliotheken enz.
De integrerende invloed van ICT en internet in het bijzonder is ook de kern
van het continuum-denken, zoals in Australië wordt gepropageerd.
Enige begripsbepaling
Context wordt tegenwoordig in één adem genoemd met inhoud, vorm en
structuur als één van de componenten van een archiefstuk.12 Het begrip context
is op verschillende manieren beschreven. Ik wil hier kort op enige ingaan.
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: THEORIE
8 Elders in dit jaarboek wordt uitvoeriger over de invloed van PIVOT verhaald door E.A.T.M. Schreuder;
zie ook T.H.P.M. Thomassen, 'Het begrip context in de archiefwetenschap' elders in dit jaarboek.
Zie over PIVOT: Handelend optreden. Overheidshandelen: modellen, onderzoeksmethoden en toepassingen
('s-G raven ha ge 1994) en M. Beekhuis en J. Bogaarts, 'Een beschrijving op hoofdlijnen van het 'logisch
model institutioneel onderzoek', praktische resultaten bij het onderzoeksterrein telecommunicatie', in:
D. Beekhuis en M.J.W. Beltman, Informatievoorziening binnen de overheid (Enschede 1992) 29-71.
9 Handeling is oorspronkelijk een term voor de aanduiding van resoluties en notulen, die de 'handelingen'
van een bestuursorgaan vastleggen (zie Handleiding, 144, par. 88).
10 Zie Rapporten Institutioneel Onderzoek (RIO's), waarin per beleidsterrein de handelingen worden
beschreven.
11 Startpunt vormde het rapport van de Algemene Rekenkamer getiteld Archivering en beheer van machinelees
bare gegevensbestanden bij het Rijk ('s-Gravenhage 1991), waar de term MLG, overgenomen en vertaald
vanuit buitenlandse literatuur, voor het eerst wordt genoemd in Nederland.
12 Zie onder andere Guide for managing electronic records from an archival perspective van het ICA-Committee
on electronic records (Paris 1997) 22.
48
HANS HOFMAN EEN UITDIJEND HEELAL? CONTEXT VAN ARCHIEFBESCHEIDEN
49
