The power of the principle of provenance* menten worden gekoppeld om de boodschap die daarin is vervat leesbaar, begrij pelijk, betrouwbaar en duurzaam te maken. In de tweede plaats moet eenduidig worden bepaald naar welk object het con textbegrip verwijst. Het archief, het archiefbestanddeel, het archiefdocument en de archivistische data hebben allemaal hun eigen context die elkaar geheel of gedeeltelijk kunnen overlappen. In de klassieke benadering waarin het fysieke archief en zijn fysieke bestanddelen centraal staan, wordt de context bij voorkeur beschreven op het archiefniveau (in de inleiding van de inventaris); ISAD(G) sti muleert de opneming van contextbeschrijvingen ook op het serieniveau. Bij digi taal archief staat het archiefdocument, het record, centraal en wordt bijgevolg met context doorgaans de context van het archiefdocument bedoeld. Het lijkt aan te bevelen om het begrip context zonder nadere specificatie op te vatten als context van archief in de zin van procesgebonden informatie, ongeacht welk aggregatieniveau die procesgebonden informatie heeft. Wil men context gebrui ken in een meer specifieke zin, dan zou men uitdrukkelijk moeten aangeven over welk object men het heeft. In de derde plaats moet de relatie tussen context enerzijds en structuur en vorm anderzijds (respectievelijk de relaties tussen de documenten en tussen de gegevens binnen de documenten) ondubbelzinnig worden gedefinieerd. Op zich is er geen onoverkomelijk bezwaar in te brengen tegen de incorporatie van struc tuur en vorm in het contextconcept. Het lijkt mij echter beter (en meer in over eenstemming met het gebruik van de termen in andere disciplines) om structuur en vorm als zelfstandige analytische begrippen op te vatten. Dat maakt het ook gemakkelijker om de structuur van een archief en de vorm van de archiefdocu menten te presenteren als een representatie van de context en in het bijzonder van de functies die dat archief en die documenten hebben gegenereerd. Als er meer eenstemmigheid zou komen in de kwesties die hierboven zijn aangeroerd, dan zouden ook de verschillende contextaspecten -en met name die contextaspecten die niet bij de functionele en de organisatorische context horen- eenduidiger kunnen worden gedefinieerd en van elkaar afgebakend. De verdere standaardisering van de archivistische beschrijvingsmethoden, de verdere ontwikkeling van digitale toegangen en de verdere regulering van de digitale archiefvorming zouden hier zeer bij zijn gebaat. [14] The task of managing information in organizations is becoming more challenging as the organizations become larger and more complex, and as infor mation technologies and general societal developments increase the volume and sophistication of available information. This task can best be met by the careful study of how these organizations create, use, and discard information. A practical understanding must be gained of organizations as living cultures or organisms which create and use information; upon this foundation, sound information management can be developed. How many archivists will recognize the preceding comments as relevant to them and the archival profession? Do archivists have much to contribute to the management of information in large organizations? Will archivists bring their knowledge of how organizations create and use information to bear on modern information management problems? Will the archival profession consequently make a transition to the modern information culture, or will it remain behind as a keeper of paper and electronic relics? The key to the archivists' contribution to information management lies in their unique perspective provided by the principle of provenance as it concerns organi zational activity, especially how organizations create, use and discard informa tion. Despite the insights provided by provenance, however, archivists have not exploited its potential for retrieval in traditional archival applications, and have not even attempted its wider application to the management of all information within their organizations. This article offers a critique of the application of the principle of provenance in traditional archival environments and proposes its expansion in a more powerful application to information management. The article also advocates a much more aggressive leadership role for archivists in the wider management of information resources.1 CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: THEORIE 28 DAVID BEARMAN RICHARD LYTLE Reprinted from Archivaria 21 (winter 1985-86) 14-27. 1 During its lengthy gestation period, many persons helped by commenting on the paper. Alice Prochaska, Eddy Higgs, and John Walford of the Public Records Office provided comments back in 1982. Several interested staff of the U.S. National Archives helped about the same time, at least once in a luncheon session called for the purpose. More recently, Terry Eastwood at the University of British Columbia, Tom Nesmith, General Editor of Archivaria, and Terry Cook, former General Editor of Archivaria, provided very useful critique. Fred Stielow, University of Maryland, provided some very useful comments on a late draft. We are especially appreciative of the interest shown by our Canadian colleagues. Their encouragement motivated us to complete the paper. 29

Periodiekviewer Koninklijke Vereniging van Archivarissen

Jaarboeken Stichting Archiefpublicaties | 2000 | | pagina 15