verstande dat er, zoals al eerder werd vastgesteld, niet meer van archiefbestan
den), maar van gegevensbestanden wordt gesproken en niet meer van de gege-
venscontext maar van de informatiecontext.
Het contextbegrip in de 'Korte introductie'30
Behalve binnen PIVOT en het project MLG is de discussie over het contextmodel
ook binnen de Archiefschool gevoerd. Gevolgen van die discussie vindt men
onder meer terug in mijn 'Korte introductie'. Hier wordt context gepresenteerd
als één van de drie analytische concepten die bij de analyse van archief worden
gebruikt, naast structuur (de relaties tussen de archiefdocumenten) en vorm
(de relaties van de gegevens binnen het document).31 Het object wordt gedefi
nieerd als archief, opgevat als een bepaald type informatie, namelijk proces
gebonden informatie. Archief in de betekenis van procesgebonden informatie is
een soortnaam en kan worden opgevat als archiefdocument, maar ook als
archiefsysteem. Context wordt gedefinieerd als de samenhangende omgevings
elementen die bepalen hoe het archief wordt gegenereerd, gestructureerd en
bevraagd.
De manier waarop context wordt gespecificeerd wijkt niet erg af van de
manier waarop dat in eerdergenoemde modellen en definities werd gedaan.
Afwijkend is dat wat elders context of externe context heet hier logische context
wordt genoemd, ter onderscheiding van de materiële of fysieke context, die
bestaat uit de locatie van de informatie, de verpakking en de drager. Bij nader
inzien moet ik vaststellen dat dit onderscheid eerder verwarring schept dan ver
heldert. Wat hier fysieke context wordt genoemd kan beter worden opgevat als
een onderdeel van de fysieke structuur, zodat logische context weer gewoon
context kan heten.
De (logische) context van archiefdocumenten wordt gedefinieerd als de
omgevingselementen die bepalen waarom en hoe archiefdocumenten worden
gegenereerd, gestructureerd en bevraagd. Hij wordt onderverdeeld in een functio
nele, een organisatorische en een administratieve context. Deze driedeling komt
min of meer overeen met de driedelingen in de andere modellen. De functionele
context wordt gevormd door de doelstellingen van de organisatie, de taken die ze
op zich heeft genomen om die doelstellingen te realiseren en de activiteiten die
zij ter uitvoering van die taken ontplooit. De organisatorische of procedurele
context is de formele structuur van de organisatie, de interacties tussen de ver
schillende actoren en de inrichting van de werkprocessen die de manier bepalen
waarop de activiteiten worden uitgevoerd. De documentaire context van
MacNeil ontbreekt (vorm en structuur worden niet tot de context gerekend)
evenals de gegevenscontext van Hofman en de informatiecontext van PIVOT.
In plaats daarvan onderscheidt de 'Korte introductie' een administratieve
context, die wordt gedefinieerd als de administratieve organisatie (die in de
eerdergenoemde benaderingen van de organisatorische context deel uitmaakt,
wat eigenlijk voor de hand ligt) en het archiveringssysteem.
De sociaal-culturele context: Ketelaar
De hierboven beschreven archivistische contextmodellen hebben alleen betrek
king op die factoren die het ontstaan, de structurering en de bevraging van
archief direct bepalen. De omgevingselementen die deze factoren beïnvloeden
en dus indirect op het ontstaan, de structurering en de bevraging van archief
invloed uitoefenen of, meer concreet, de factoren die bepalen wat wordt gearchi
veerd en hoe wordt gearchiveerd, blijven daarin buiten beschouwing. Het is
Ketelaar die in verschillende publicaties het tot dan toe vrijwel nog braak liggen
de terrein van de sociaal-culturele context heeft geëxploreerd. Of en hoe hande
lingen in archieven worden vastgelegd wordt mede bepaald door de sociaal en
cultureel bepaalde software of the mind, die ook een rol speelt in de volgende
stadia van archiefverwerking en archiefgebruik, stelde Ketelaar in zijn Amster
damse oratie. "De oorspronkelijke context waarin de archiefvormer het archief
vormde is sociaal en cultureel bepaald. In de ene organisatie archiveren
mensen anders dan in de andere en binnen één en dezelfde organisatie doen de
accountants het anders dan de juristen en die weer anders dan de ingenieurs."
Er zit niet alleen een context om archief, er zit ook een context om deze context.
Ketelaar pleit voor een archiefwetenschap die in samenwerking met de organisa
tiesociologie, de organisatieantropologie en andere disciplines ook de mensen en
hun organisatiecultuur onderzoekt.32 Hij heeft inmiddels de daad bij het woord
gevoegd en er met zijn studenten een begin mee gemaakt: de resultaten van hun
onderzoek worden elders in dit jaarboek gepresenteerd.
De contextbenaderingen van ICA/CER, UBC en -opnieuw- Hofman
Wat de projectgroep MLG op het nationale niveau geprobeerd heeft, is door het
Committee on electronic records van de ICA (ICA/CER) op internationaal
niveau gedaan: het herformuleren van enkele kernconcepten van de archivistiek
met het oog op toepassing op digitale bestanden. In 1997 publiceerde dit
Committee, waar ook Hofman deel van uitmaakte, zijn Guide for managing elec
tronic records from an archival perspective. In deze Guide wordt met betrekking tot
het contextconcept vastgesteld dat het gerelateerd is aan de omgeving van het
archiefdocument in zijn ontstaansfase - dat is: de functie waardoor het archief
document is gegenereerd.33 Onder context worden hier dus niet de omgevings
factoren zelf verstaan, maar de gegevens die naar die omgevingsfactoren
verwijzen en die als metadata aan de boodschap moeten worden toegevoegd om
die boodschap voor de ontvanger begrijpelijk, authentiek en betrouwbaar te
maken.34 Het Committee stelt vast dat er minstens drie soorten contextgegevens
kunnen worden onderscheiden: de contextinformatie in de archiefdocumenten
zelf (bijvoorbeeld de handtekening van de verantwoordelijke ambtenaar), de rela
ties tussen het archiefdocumenten en andere archiefdocumenten in het archief
en de activiteit waardoor het archiefdocument werd gegenereerd. We herkennen
een aantal contextelementen die in eerder genoemde modellen bijvoorbeeld tot
de functionele context, de documentaire context, de administratieve context en
25
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: THEORIE
30 Thomassen, 'Korte introductie', 11-20.
31 Ibidem, 15-16.
32 F.C.J. Ketelaar, Archivalisering en archivering. Rede uitgesproken bij de aanvaarding van het ambt van
hoogleraar in de archiefwetenschap aan de Universiteit van Amsterdam op vrijdag 23 oktober 1998 (Alphen
aan den Rijn 1998) 9-11. Zie ook zijn 'De culturele context van archieven' elders in dit jaarboek.
24
THEO THOMASSEN HET BEGRIP CONTEXT IN DE ARCHIEFWETENSCHAP
33 Committee on electronic records, Guide for managing electronic records from an archival perspective, ICA
Studies 8 (Feb. 1997) 22. "As" in de tekst verbeterd in "at". Binnen de commissie zijn het met name Ger
trude Long, Ivar Fonnes en Hans Hofman geweest die zich met het contextconcept hebben beziggehouden.
34 Onder metadata verstaan we hier gestructureerde informatie die andere informatie beschrijft en/of ons in
staat stelt die andere informatie te vinden en fysiek en intellectueel te beheren (naar Adrian Cunningham,
zie: httpwww.archiefschool.nl/metadata/cunning/sld008.htm)
