De organisatorische context omvat bij PIVOT de hele organisatiestructuur van
de overheid. Deze structuur heeft een horizontaal aspect (de relaties tussen de
organisaties en organen van dezelfde bestuurslaag) en een verticaal aspect
(de relaties tussen de drie bestuurslagen).25 Tot de organisatorische structuur
rekent PIVOT bovendien de procedures, de wijze waarop de overheidsfuncties
en -taken worden uitgevoerd.
De contextmodellen van de projectgroep MLG: Van der Ploeg en Hofman
Het contextmodel van PIVOT kwam niet uit de lucht vallen. Wie geïnteresseerd
is in de ontstaansgeschiedenis doet er goed aan kennis te nemen van de discus
sienotities van de Projectgroep machineleesbare gegevensbestanden (MLG) van
de rijksarchiefdienst uit 1993 en 1994.26 Ik zal de passages in deze notities over
het contextbegrip hieronder kort samenvatten, vooral omdat ze zeker in combi
natie met de Noord-Amerikaanse benaderingen een goed beeld geven van de
verschillende manieren waarop het contextbegrip kan worden benaderd en ons
dus kunnen helpen bij het overbruggen van verschillen in benadering die nog
steeds de eenduidige en algemeen geaccepteerde definitie van het contextbegrip
in de weg staan.
De eerste notitie van de projectgroep waarin het contextbegrip aan de orde
wordt gesteld is een discussiestuk van 17 december 1993 van Johan van der
Ploeg, toentertijd nog werkzaam op het gemeentearchief van Groningen.27
Daarvan is in de eerste plaats de probleemstelling interessant, omdat daaruit
blijkt dat de drijfveren om het contextbegrip nader te definiëren in Nederland
niet in de eerste plaats voortkwamen uit het vraagstuk van de massaselectie,
maar uit de behoefte om de begrippen goede, geordende en toegankelijke staat
voor digitaal archief te operationaliseren. In verband daarmee gaf de project
groep zichzelf de opdracht de begrippen document, inhoud en context te definië
ren en daarbij na te gaan wat de geldende archivistische theorie in Nederland
over deze begrippen zei en op welke wijze deze begrippen in het buitenland bij het
beheer van MLG's werden gehanteerd. De te ontwikkelen definities zouden
moeten voldoen aan de eerder gestelde eis dat er geen directe fysieke elementen
in mochten worden opgenomen, omdat de projectgroep eerder had vastgesteld
dat fysiek en intellectueel beheer gescheiden activiteiten zijn.
Van der Ploeg ging het contextbegrip te lijf vanuit het model van de com
municatiewetenschap, waarin een zender die een boodschap stuurt aan een ont
vanger er alles aan doet om ervoor te zorgen dat die boodschap door de
ontvanger zo wordt begrepen als hij als zender heeft bedoeld. Om dit te bereiken
voegt hij aan de boodschap elementen (in de structuralistische benadering
tekens) toe die tot doel hebben de boodschap het juiste effect te laten sorteren.
Al die elementen tezamen, de 'franje rond de boodschap', noemt Van der Ploeg
context. In het kader van het MLG-project zouden uit al die elementen die
elementen gekozen moeten worden waarvan de vastlegging voorwaarde is
voor een goede, geordende en toegankelijke staat. Verder stelt Van der Ploeg voor
onderscheid te maken tussen een primaire, een secundaire en een tertiaire
context. Betekenistoekenning vindt namelijk plaats in verschillende fasen: bij de
vervaardiging van het archiefdocument, bij de opneming van dat document in
het archiveringssysteem en eventueel bij de verdere ontsluiting door de archief
dienst. Bij elk van die fasen hoort een eigen context.28
Een tweede discussiestuk is het stuk van 22 februari 1994 waarin Hans
Hofman een eerder door hem gemaakte specificatie van contextelementen verder
uitwerkt. Tot de archivistische context rekent hij niet alleen de omgeving van het
archief en zijn bestanddelen, maar ook de omgeving van de individuele gegevens-
bestanddelen. Om ze van elkaar te onderscheiden worden de eerste als de externe
en de laatste als de interne context aangeduid.29 De externe context wordt onder
verdeeld in een institutionele, een procedurele en een logische context. De insti
tutionele context wordt gevormd door de taken (of de maatschappelijke functie)
van een organisatie (wat doet zij en waarom?). De procedurele of organisatorische
context heeft betrekking op hoe een organisatie werkt en omvat dus de werkpro
cessen van die organisatie. De logische context betreft de manier waarop de orga
nisatie het archief gebruikt en verwijst dus ook naar de structuur van het archief
en naar het toegangensysteem. De interne context wordt verdeeld in een seman
tische context, die vooral bestaat uit de interne structuur of vorm waarin de indi
viduele gegevens binnen het archiefdocument worden geordend en gepresenteerd
(de relaties tussen de gegevens waaruit het archiefdocument bestaat), en een
fysieke context, die verwijst naar de manier waarop de informatie is opgeslagen.
Over betekenistoekenning en het onderscheid tussen een primaire, een secun
daire en een tertiaire context wordt niet meer gerept.
In een volgende notitie van Hofman van 3 augustus 1994 is ook van een
interne context geen sprake meer: context is wat in de notitie van 22 februari
nog externe context heet. Een ander verschil is dat de institutionele, procedurele
of organisatorische en logische contexten waarin die externe context in de voor
gaande notitie was onderverdeeld nu meer in overeenstemming met de
Engelstalige literatuur de functionele context, de organisatorische context en de
gegevenscontext worden genoemd. De inhoud van deze begrippen is overigens
hetzelfde gebleven, wat waarschijnlijk de reden is waarom ze in deze notitie
beknopter en soms ook minder helder zijn omschreven dan in de voorafgaande.
Aan de tekst is een diagram van het contextmodel toegevoegd.
Hoewel Hofman in zijn inleiding meedeelt dat de ideeën die in de notitie zijn
verwoord nog niet helemaal zijn uitgekristalliseerd en dat de notitie het karakter
heeft van een discussiestuk, is zijn notitie een paar maanden nadat hij hem had
geschreven vrijwel integraal in Handelend optreden opgenomen, zoals in
Handelend optreden overigens ook duidelijk wordt aangegeven. Op de inleiding na
is de tekst van Handelend optreden gelijk aan de tekst van de notitie, met dien
CONTEXT EN FUNCTIONEEL INSTITUTIONEEL ONDERZOEK: THEORIE
25 PIVOT houdt zich in de praktijk alleen met het horizontale en niet met het verticale aspect bezig, omdat
het rijk opdrachtgever is en de gemeenten niet. Deze methodische zwakte in de toepassing van de methode
wordt door PIVOT onderkend.
26 Het gaat hier om de volgende notities: J. van der Ploeg, Archieftheorie en MLG's, 17 december 1993,
een ongedateerde aanvulling daarop, J. Hofman, Archivistische criteria t.b.v. S(tandaard) T(echnische)
I(nfrastructuur), 22 feb. 1994; J. Hofman, Samenhang tussen handelingen, organisatie, gegevens en
archief, 3 augustus 1994.
22
THEO THOMASSEN HET BEGRIP CONTEXT IN DE ARCHIEFWETENSCHAP
27 Johan van der Ploeg, Archieftheorie en MLG's, 4-5.
28 Dit is wat door Hofman in 'Een uitdijend heelal? Context van archiefbescheiden' elders in dit jaarboek
resp. de ontstaanscontext, de beheerscontext en de gebruikscontext wordt genoemd.
29 De externe context belichaamt in deze benadering de evidential value en de interne context de informa
tional value. Zie ook Cook, die spreekt van "the evidential context of creation": Cook, 'The concept of
the archival fonds', 30.
23
